Libros contables y documentos de la sociedad: derecho que tienen los socios para revisarlos

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  • Publicado: 19 abril, 2017

Libros contables y documentos de la sociedad: derecho que tienen los socios para revisarlos

En sociedades colectivas, comandita simple, de responsabilidad limitada, sociedades anónimas y en comanditas por acciones, se puede solicitar la revisión de los documentos y libros contables.

Los socios y accionistas de las compañías en Colombia cuentan con el libre derecho a inspeccionar, de forma directa, a través de apoderados o representantes, los libros contables y los papeles de la sociedad.

Así lo ratificó la Superintendencia de Sociedades mediante la Circular Externa 01 de 2017norma que modificó el aparte de la Circular Básica Jurídica relacionado con el derecho de inspección que tienen los accionistas de las sociedades mercantiles.

“en las sociedades colectivas, en comandita simple y de responsabilidad limitada, los socios podrán ejercer su derecho de inspección en cualquier momento”

Desde el punto de vista de la norma, en las sociedades colectivas, en comandita simple y de responsabilidad limitada, los socios podrán ejercer su derecho de inspección en cualquier momento.

Por otra parte, en sociedades anónimas y en comanditas por acciones, el derecho de inspección se podrá ejercer dentro de los quince días hábiles anteriores a las reuniones de asamblea general en que se vayan a considerar los balances de fin de ejercicio.

Lugar, controversias e impedimento de la inspección

Hay que tener en cuenta que el lugar que señala la ley para el ejercicio del derecho de inspección es la oficina de la administración que funcione en el domicilio principal de la sociedad.

En caso que se presenten controversias relacionadas con el derecho de inspección estas serán resueltas por la entidad que ejerza inspección, vigilancia o control.

Ahora bien, la medida enfatiza en que, los administradores que impidan el ejercicio del derecho de inspección o si un revisor fiscal que conociendo aquel incumplimiento se abstiene de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción.

Derecho de inspección no se extiende cuando…

Cabe anotar que el derecho de inspección no se aplica a los documentos que traten secretos industriales o al hablar de datos que, en caso de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.

¿Qué se considera secreto industrial?

La Decisión 486 del año 2000 proferida por la Comunidad Andina regula la materia y define en su artículo 260 el secreto empresarial así:

Artículo 260. Se considerará como secreto empresarial cualquier información no divulgada que una persona natural o jurídica legítimamente posea, que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial o comercial, y que sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida que dicha información sea:

  1. a) Secreta, en el sentido que como conjunto o en la configuración y reunión precisa de sus componentes, no sea generalmente conocida ni fácilmente accesible por quienes se encuentran en los círculos que normalmente manejan la información respectiva;
  2. b) Tenga un valor comercial por ser secreta; y
  3. c) Haya sido objeto de medidas razonables tomadas por su legítimo poseedor para mantenerla secreta.

La información de un secreto empresarial podrá estar referida a la naturaleza, características o finalidades de los productos; a los métodos o procesos de producción; o, a los medios o formas de distribución o comercialización de productos o prestación de servicios”.

¿Pueden los administradores negar libros y documentos a un asociado, con el argumento de que corresponden a secreto industrial?

Para los administradores no basta con manifestarle al asociado que quiere ejercer su derecho de inspección a libros y documentos de la empresa, que X documentos corresponden a la información confidencial, como por ejemplo el secreto industrial. Al menos, debe ponerse esto por escrito y hacer una breve explicación del porqué define dicha documentación como información reservada al derecho de inspección; de lo contrario, podría prosperar una denuncia que termine en la remoción del cargo.

Al respecto, cabe recordar lo consignado en el artículo 48 de la Ley 222 del 1995:

Los administradores que impidieren el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviera de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente.”

¿A qué tienen derecho los socios?

Entre los documentos que deben estar a disposición de los socios se encuentran:

  • El detalle completo de la cuenta de pérdidas y ganancias del correspondiente ejercicio social.
  • El proyecto de distribución de utilidades.
  • El informe de la junta directiva sobre la situación económica y financiera de la sociedad.
  • El informe del representante legal sobre la forma en que llevó a cabo su gestión y las medidas cuya adopción recomiende a la asamblea.
  • El informe escrito del revisor fiscal.

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