Libros de contabilidad: ¿deben ir obligatoriamente firmados por el contador público?
Los estados financieros deben ser firmados por el contador público, sin embargo, dada la relevancia de los libros de contabilidad como base para la preparación de la información financiera, surge la duda respecto a la obligatoriedad de que estos últimos estén firmados por dicho profesional.
Los estados financieros deben ser firmados por el contador público, sin embargo, dada la relevancia de los libros de contabilidad como base para la preparación de la información financiera, surge la duda respecto a la obligatoriedad de que estos últimos estén firmados por dicho profesional.
La contabilidad constituye un medio de prueba cuando se lleva conforme a las normas legales, porque contiene el registro de las actividades económicas de cualquier entidad o persona natural. Por consiguiente, cuando las autoridades tributarias requieren evaluar las transacciones de los contribuyentes se dirigen a los libros de contabilidad.
Es tan importante esta obligación que incluso la facultad de exigir la presentación de libros de contabilidad para efectos tributarios en el cumplimiento de las funciones de inspección, vigilancia e intervención del Estado quedó establecida en el artículo 15 de la Constitución Política:
Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.
(El subrayado es nuestro)
De igual manera, los comerciantes, de acuerdo con el numeral 3 del artículo 19 del Código de Comercio, tienen la obligación de “llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales”.
Los estados financieros deben ser firmados por el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado, como más adelante trataremos. Por su parte, dada la relevancia de los libros de contabilidad como base para la preparación y presentación de la información financiera, surge la duda respecto a la obligatoriedad de que los libros contables estén firmados por el contador público.
Por ello, antes de abordar este tema, exploraremos la normativa que fundamenta la expedición de los libros de contabilidad.
Requisitos de los libros de contabilidad
De acuerdo con lo establecido en el artículo 50 del Código de Comercio, la contabilidad de la entidad debe llevarse en libros registrados, cumpliendo las siguientes características:
- Debe llevarse en idioma castellano.
- Debe llevarse por el sistema de partida doble.
- Debe suministrar una historia clara, completa y fidedigna de los negocios.
- Debe estar preparada de acuerdo con las disposiciones legales (Normas de Contabilidad e Información Financiera o régimen de contabilidad pública).
Relación entre los libros de contabilidad y los estados financieros
En materia de certificación de los estados financieros, la norma dispuesta en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 establece que para la certificación de dichos informes se deberá verificar que las afirmaciones contenidas son tomadas fielmente de los libros.
Relación con las certificaciones emitidas por contadores públicos
Es importante resaltar que el artículo 2 de la Ley 43 de 1990 dispone:
Para los efectos de esta ley se entienden por actividades relacionadas con la ciencia contable en general todas aquellas que implican organización, revisión y control de contabilidades, certificaciones y dictámenes sobre estados financieros, certificaciones que se expidan con fundamentos en los libros de contabilidad, revisoría fiscal prestación de servicios de auditoría, así como todas aquellas actividades conexas con la naturaleza de la función profesional del Contador Público, tales como: la asesoría tributaria, la asesoría gerencial, en aspectos contables y similares.
(El subrayado es nuestro)
Por lo anterior, se entiende que las certificaciones emitidas por los contadores públicos deben estar fundamentadas en los libros de contabilidad.
Conservación y proceso contable de los libros de contabilidad
El anexo 6 del DUR 2420 de 2015 explica que los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, ya sean físicos o digitales, y deben estar adheridos a los comprobantes contables, dado que los comprobantes afectan los libros de contabilidad.
Respecto a la conservación de los documentos, el artículo 28 la Ley 962 de 2005 especifica que:
Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.
Contenido de los libros de contabilidad
De acuerdo con el artículo 8 del anexo 6 del DUR 2420 de 2015, los libros de contabilidad deberán:
- Llevar un registro cronológico de todas las operaciones.
- Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta
- Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
- Permitir el completo entendimiento de los anteriores, para ello, deberán llevarse libros auxiliares, los cuales permitirán:
a. Conocer las transacciones individuales cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global.
b. Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento.
c. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones.
d. Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos.
e. Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.
Obligación de firmar los libros de contabilidad
Llegados a este punto, es claro que existe una obligación legal para el contador de firmar los estados financieros, no obstante, la norma no establece la obligación para el contador de firmar los libros de contabilidad.
De acuerdo con el CTCP en su Concepto 0453 del 29 de julio de 2021:
No existe ordenamiento legal que obligue a que un contador deba firmar los libros de contabilidad. No obstante, existe la obligación certificar los estados financieros por parte del representante legal de la entidad y del contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros que se ponen a disposición de terceros (art. 37 de la Ley 222 de 1995), los cuales se entienden que han sido tomados de los libros de contabilidad de la entidad (Art. 50 del Código de Comercio, y 10 de la Ley 43 de 1990).
(El subrayado es nuestro).
Material relacionado:
- [Análisis] Libros obligatorios de contabilidad para efectos fiscales
- [Análisis] Soportes y comprobantes contables, ¿deben estar impresos?
- [Análisis] ¿Qué son los estados financieros?: todo para el cierre contable 2020