Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
La simple transformación de tipo societario no implica que se tengan que cambiar los libros; éstos continúan y únicamente se cambia la razón social por la pertinente, producto de la transformación.
Respondamos brevemente la siguiente pregunta de uno de nuestros usuarios: Cuando una Sociedad Comercial se transforma, ¿debe cambiar los libros de contabilidad?
Esta situación marcó el día a día en el 2009 y años siguientes cuando empezaron a manejarse las S.A.S con la entrada en vigencia de la Ley 1258 del 2008, y se puso de moda que todas las diferentes figuras societarias decidieran transformarse en S.A.S porque éstas tienen varias ventajas entre las que se destaca por ejemplo, el no estar obligadas a tener junta directiva.
En este caso, como el cambio no da nacimiento a una nueva sociedad, pues simplemente se transforma la actual, todas sus obligaciones frente a terceros siguen vigentes; por ejemplo, las obligaciones frente a trabajadores, extrabajadores, proveedores en general, ante la DIAN, etc., los libros actuales no pierden vigencia.
El Concepto 220-178517 del 2009 de la Supersociedades había indicado que los libros del comerciante, deben mantenerse hasta tanto se agoten sus hojas, por supuesto, que se harán las anotaciones con el nuevo nombre resultado de la transformación; cuando éstos se agoten, se enviarán unos nuevos a la Cámara de Comercio para su registro, los cuales desde su primera hoja, se hará mención al nombre, producto de la transformación. Hoy día, la esencia de este Concepto continúa vigente en cuanto a que reitera que una transformación empresarial no implica el cambio de libros; sin embargo debe tenerse en cuenta que con la entrada en vigencia del Decreto 19 del 2012, conocido como “Ley antitrámites” ya no es necesario que los libros se registren en las cámaras de comercio; no obstante, es importante recordar que ya no existe la obligatoriedad de llevar los libros en hojas físicas impresas, sino que estos pueden conservarse en formato digital.
En síntesis, la simple transformación de tipo societario no implica una obligación de cambio de libros de contabilidad, si la empresa continúa conservando todas sus obligaciones frente a terceros.
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