Libros oficiales de contabilidad podrán llevarse en forma electrónica sin diligenciarlos en papel

Así lo indican los artículos 173 a 175 del Decreto-Ley antitrámites 019 de 2012 con los cuales se modificaron los artículos 28, 56 y 57 del Código de Comercio y se va logrando dar cumplimiento a lo indicado en el artículo 1 de la Ley 1314 de 2009. En las Cámaras de comercio y en la DIAN ya no se registrarían esos libros en forma física y solo se registrarían los libros que no son de contabilidad como los de actas y de registro de socios. La medida empezará a aplicar cuando el Gobierno reglamente estas nuevas disposiciones.

Una gran cambio revolucionario se ha llevado a cabo en el mundo de la contabilidad en Colombia con las disposiciones de los artículos 173 a 175 del Decreto-Ley antitrámites 019 de enero de 2012 con los cuales se han modificado los artículos 28, 56 y 57 del Código de Comercio para indicar que los libros de contabilidad (sin incluir libros de actas ni de registro de socios o accionistas) también serán aceptados cuando se llevan en archivos electrónicos que garanticen su inalterabilidad y sin tener que imprimirlos en libros u hojas registradas en Cámaras de Comercio.

Para entender mejor este importante cambio en las normas, miremos primero un cuadro comparativo de las normas modificadas en el cual hemos resaltado y subrayado la parte específica de la norma que fue modificada:

Como puede verse en especial en el segundo inciso que se le adiciona al artículo 56 del Código de Comercio, lo que se busca con estos cambios es permitir que los comerciantes ya no tengan que llevar las hojas físicas de sus libros de contabilidad para ser registradas en las Cámaras de Comercio o en la DIAN (según donde les toque registrarlos) pues si lo desean podrán llevar esos libros solo en archivos electrónicos con tal de que “garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación.”

En razón de lo anterior es que la modificación al numeral 5 del artículo 57 del Código de Comercio ahora menciona que si llevan los libros solo en forma electrónica entonces en ese caso quedaría prohibido “alterar los archivos electrónicos”

Como sea, esa posibilidad de llevar los libros de contabilidad solo en archivos electrónicos es algo que dependerá de que primero el gobierno entre a reglamentar la medida pues la parte final del inciso segundo adicionado al artículo 56 del Código dice claramente: “El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.»

Nótese que esa parte citada menciona “el registro de libros electrónicos”. Esto deja entrever que los libros electrónicos si se tendrían en todo caso que “registrar” ante alguna entidad que podría ser la misma Cámara de Comercio (pues el decreto-Ley antitrámites no modificó el artículo 39 del Código de Comercio que menciona que los libros se registran ante tal entidad)

Esta posibilidad se venía contemplando desde la Ley 527 de 1999 de comercio electrónico y se reforzó más con lo dispuesto en la Ley 1314 de 2009 de Convergencia a Normas de Contabilidad

Este avance hacia la posibilidad de llevar los libros oficiales solo en medio electrónico y sin tener que imprimirlos en papel (lo cual ayudará a no tener que acumular tantos papeles físicos en ls sedes de la empresa con el paso de los años) es algo que muchos pensaron que se podía hacer desde la expedición de la Ley 527 de 1999 de comercio electrónico pero la Supersociedades en varios conceptos (como el 220-022017 de Febrero 21 de 2008) ya había dicho que las normas de los artículos 39 y 56 del Código de Comercio seguían exigiendo que los libros de contabilidad se registran en papel en las Cámaras de Comercio para tener validez.

Esa Ley 527 de 1999 dio las bases por ejemplo para que más adelante la Ley 962 de 2005, en su artículo 26, estableciera que la facturación de las empresas se aceptaría también cuando fuera emitida en versión de “Factura electrónica” para así ahorrarse el desgaste de elaborar facturas solo en papel. La Facturación electrónica es hoy una realidad pero solo si el vendedor y comprador cumplen con las estrictas normas de seguridad que el Gobierno estableció en su Decreto 1929 de 2007 (norma que luego fue ampliada con lo dispuesto en la Resolución DIAN 14465 de noviembre de 2007) y con las cuales lo que se busca es garantizar que el contenido de las facturas electrónicas no pueda ser manipulado.

Posteriormente la misma Ley 1314 de julio de 2009, de convergencia hacia Normas de contabilidad, también mencionó la posibilidad de llevar los libros oficiales de contabilidad solamente en medios electrónicos cuando en el inciso tercero de su artículo 1 estableció lo siguiente:

“Mediante normas de intervención se podrá permitir u ordenar que tanto el sistema documental contable, que incluye los soportes, los comprobantes y los libros, como los informes de gestión y la información contable, en especial los estados financieros con sus notas, sean preparados, conservados y difundidos electrónicamente. A tal efecto dichas normas podrán determinar las reglas aplicables al registro electrónico de los libros de comercio y al depósito electrónico de la información, que serían aplicables por todos los registros públicos, como el registro mercantil. Dichas normas garantizarán la autenticidad e integridad documental y podrán regular el registro de libros una vez diligenciados.”

Frente a esa disposición de la Ley 1314 la Supersociedades en su concepto 220-038621 de junio de 2010 mencionó que la posibilidad de llevar los libros oficiales solo en medios electrónicos era algo que tenía que seguir esperando y que era necesario seguir llevando los libros registrados en papel en las cámaras de Comercio. En ese concepto la Supersociedades dijo:

“Esta oficina se ha referido en varias oportunidades a la citada imposibilidad presente, para que nuestras supervisadas lleven su contabilidad con exclusividad en medios electrónicos, lo cual ha sustentado en el hecho de que la misma debe llevarse en libros físicos registrados en la Cámara de Comercio, dadas las actuales condiciones de tecnología para el registro de los mismos, en la medida en que conforme lo establecido en el artículo 39 del Código de Comercio y dada las herramientas para este efecto, el requisito se surte respecto de libros físicos y no electrónicos.

Ahora bien, seguramente en el mediano plazo las Cámaras de Comercio, así como las plataformas tecnológicas de las compañías permitirán el registro de base de datos que permitan dotar de los requisitos exigidos en la Ley 527 de 1999, de autenticidad, inalterabilidad, integridad y confiabilidad de la información financiera, con lo cual se permitirá que los libros de contabilidad sean llevados por medios electrónicos tal como lo ha previsto el artículo 1 de la Ley 1314 de 2009, a la espera de desarrollo regulatorio”

Habrá que ver entonces cómo entrará el Gobierno (actual o futuro) a reglamentar estas nuevas disposiciones del Decreto-Ley antitrámites 019 de 2012 para lograr que los libros de contabilidad, sin ser llevados en papel, puedan seguir siendo confiables como los libros físicos pero mucho más prácticos pues implicarán ahorros de costos y de espacios (recuérdese que el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, que modifica tácitamente al artículo 60 del Código de Comercio y al artículo 134 del Decreto 2649 de 1993,  indica que los documentos de la contabilidad, incluido los libros oficiales, se tienen que conservar durante 10 años a partir de la fecha del último asiento).

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