Libros y actas de inscripción obligatoria ante el registro mercantil
La legislación comercial establece de manera taxativa los libros y actas que deben ser inscritos en el registro mercantil y, a su vez, los efectos y sanciones que se derivan de no cumplir esta obligación. Conozca además los libros y actas que no se encuentran sujetos a registro.
La legislación comercial establece de manera taxativa los libros y actas que deben ser inscritos en el registro mercantil y, a su vez, los efectos y sanciones que se derivan de no cumplir esta obligación. Conozca además los libros y actas que no se encuentran sujetos a registro.
El numeral 2 del artículo 19 del Código de Comercio –C.Cio– establece como una de las obligaciones de toda persona natural o jurídica que se ocupe de manera profesional a ejecutar algunas de las actividades que la ley considera como mercantiles (artículo 20 del C.Cio), la de inscribir en el registro mercantil las actas, libros o documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad.
Antes de entrar al tema en cuestión, resulta preciso establecer las diferencias entre actas, libros y documentos en una sociedad comercial, a saber:
Acta: es el documento mediante el cual se consignan y agrupan los puntos y acuerdos discutidos y adoptados en una reunión, con la finalidad de darles validez. En este documento deben consignarse las decisiones que se acojan en:
- Las juntas de socios, asambleas de accionistas y juntas directivas (órganos colegiados de las sociedades comerciales).
- Asambleas de fundadores, asamblea de asociados, juntas directivas (órganos de dirección y administración de entidades sin ánimo de lucro).
Desde su concepción, estos documentos (actas) se presumen auténticos, razón por la cual las personas encargadas de suscribirlos (como lo son presidente y secretario de la reunión), deben dar fe y responder por la veracidad de lo contenido en ellos; y a su vez, cumplir con los requisitos dispuestos mediante el artículo 189 del C.Cio.
Resulta importante precisar que, según lo establecido en el mencionado artículo 189 del C.Cio, las copias de las actas tienen la misma validez que las originales, siempre que no se demuestre su falsedad. Por esta razón, a los administradores no le es admisible ninguna prueba para tratar de establecer hechos que no consten en las actas.
Libros: comprenden el conjunto de hojas que se destinan para almacenar la información relacionada con los negocios, operaciones o actividades que se realizan en la empresa o entidad.
Documento: es aquel escrito mediante el cual constan las decisiones tomadas por una o más personas, en el que se disponen derechos o se toman a nombre propio (sociedades unipersonales), o en virtud de los cargos, decisiones que afectan a una sociedad o a una entidad sin ánimo de lucro.
Libros de obligatoria inscripción ante el registro mercantil
El numeral 7 del artículo 28 del C.Cio, modificado por el artículo 175 del Decreto 019 de 2012, establece los libros que deben inscribirse de manera obligatoria en el registro mercantil, a saber:
- Los libros de actas de asamblea y junta de socios.
- Los libros de registro de accionistas para las sociedades por acciones (sociedad por acciones simplificada –SAS–, sociedad en comandita por acciones –SCA–, sociedad anónima –SA–).
- Los libros de registro de socios para sociedades de responsabilidad limitada –LTDA– y afines.
En lo que concierne a las entidades sin ánimo de lucro, deberán inscribir:
- Los libros de registros de los asociados.
- Libros de actas del máximo órgano social.
Beneficios de la inscripción de los libros
Además de la obligación que representa para los comerciantes la inscripción de los libros de comercio, esta acción trae consigo una serie de beneficios:
- En materia tributaria, los libros constituyen prueba a favor del contribuyente, siempre que se lleven en debida forma. En materia comercial se tienen como plena prueba (aquella que acredita completamente la veracidad de un hecho).
- Se produce el efecto de la oponibilidad (facultad de hacer valer un derecho contra un tercero).
- El comerciante pasa a integrar el círculo de afiliados y a disfrutar de sus beneficios.
- Facilita la inscripción de los actos contenidos en ellos.
Libros no sujetos a inscripción ante el registro mercantil
Entre los libros obligatorios de la contabilidad se encuentran: el libro de inventarios y balances, el diario y el mayor y balances, los cuales cumplen las siguientes funciones:
- Libro de inventarios y balances: en este libro se consignan los activos físicos de la sociedad comercial,así como los pasivos de esta.
- Libro diario: en este libro se registran, día a día, los hechos económicos que se surten en la empresa. La anotación en estos libros se denomina asiento o partida. Esto quiere decir que en este libro se registran todas las transacciones realizadas por una empresa.
- Libro mayor y balances: es el libro donde se resumen las operaciones efectuadas en el mes, con lo cual se elaboran los estados financieros de propósito general.
Aunque, como fue mencionado, estos libros son obligatorios para las sociedades comerciales, no deben ser inscritos ante el registro mercantil, así como tampoco debe surtirse la inscripción de las actas de las juntas directivas.
Lo anterior, dado a que el Decreto Ley 019 de enero de 2012, Ley antitrámites, afirma que ya no es obligatorio registrar los libros de contabilidad ante la cámara de comercio. Dicho decreto modificó el Código de Comercio y determinó cuáles son los libros que deben registrarse.
Los únicos libros que deben seguir registrándose son los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios. Antes de la modificación se indicaba que también los libros de contabilidad debían ser registrados.
Efectos de no registrar los libros y actas
Uno de los primeros efectos de la no inscripción de los libros y actas sujetos a registro es que el comerciante se encuentra incumpliendo con una sus obligaciones (artículo 19 del C.Cio), lo cual puede conllevar una serie de sanciones por parte de los diferentes órganos de control, inspección y vigilancia, a saber:
- Las sociedades comerciales serán sancionadas por:
- Superintendencia de Sociedades.
- Superintendencia de Industria y Comercio.
- Superintendencia Financiera.
- Las entidades sin ánimo de lucro serán sancionadas por:
- Las alcaldías.
- Gobernaciones.
Otro de los efectos que produce la no inscripción de las actas y libros es que no producen efectos ante terceros, según lo dispuesto mediante el numeral 4 del artículo 29 del Código de Comercio. En cuanto a las entidades sin ánimo de lucro, se verán sometidas a lo dispuesto mediante la Circular única de la Superintendencia y Comercio, y las circulares 4 y 8 de 2007 de la misma entidad.
Por otro lado, resulta importante mencionar que estas sanciones no pueden confundirse con la establecida mediante el artículo 655 del Estatuto Tributario, dado a que este artículo se refiere expresamente a los libros de contabilidad, los cuales hacen parte de libros de comercio, y entre los que se encuentran, a su vez, los de actas de asamblea y juntas de socio, de registro de acciones y el libro de socios en la sociedad limitada, tal como lo precisó el Consejo de Estado mediante la Sentencia 73001-23-31-000-15678-01 de 1998:
“(…) El citado artículo distingue claramente entre los «libros de contabilidad», los de registro de accionistas y «los de actas», sin que pueda entenderse que los libros de registro de accionistas y los de actas pertenecen a los libros de contabilidad.
(…)
El denominado «libro de actas» que deben llevar los entes económicos (…) constituye una especie del género «libros de comercio», sin que pueda entenderse, que pertenece a los libros de contabilidad, los cuales también son otra especie de los libros de comercio.
(…)
los efectos derivados de las irregularidades que se presentan respecto de los libros de actas y los demás libros de comercio (…) no constituyen hechos sancionables a la luz del art. 654 del Estatuto Tributario, que se insiste, exclusivamente circunscribe la sanción a las irregularidades (…), relacionadas únicamente con los libros de contabilidad”.
(El subrayado es nuestro)