Licencia de maternidad: reconocimiento contable

La ley laboral determina que las trabajadoras tienen derecho al reconocimiento de una licencia de maternidad equivalente a 18 semanas. El empleador tiene la obligación de pagarle la licencia a la empleada, y luego realizarle el recobro a la EPS. Explicamos cómo efectuar su contabilización.

La licencia de maternidad es el derecho que tienen las trabajadoras de disfrutar de un tiempo de descanso remunerado durante el cual se puedan ocupar de atender a su bebé recién nacido. Su duración es de 18 semanas, las cuales empiezan a contarse entre una y dos semanas antes del momento del parto, y deben pagarse con el salario que la trabajadora devengue en ese momento, o con el promedio de un (1) año si se trata de un salario variable (consulte nuestra infografía Licencia de maternidad).

Algunas consideraciones alrededor de la licencia de maternidad son las siguientes:

• Cuando se trate de madres adoptantes o de padres que queden a cargo del recién nacido a causa de la enfermedad o muerte de la madre, los beneficios de la licencia de maternidad se hacen extensivos para ellos (ver numeral 4 del artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–).
• Cuando se trate de partos prematuros, se debe sumar a las 18 semanas el tiempo que le faltó a la madre para completar los 9 meses de gestación (ver numeral 5 del artículo 236 del CST).
• Cuando se trate de partos múltiples, la licencia se amplía por un término de dos (2) semanas (ver numeral 5 del artículo 236 del CST).
• Cuando la trabajadora no haya cotizado durante todos los 9 meses de embarazo, el pago de la licencia será proporcional a lo cotizado.

Respecto al pago de la licencia, tanto las mujeres dependientes como las independientes tienen derecho a ella. [pq]En el caso de las mujeres trabajadoras, la entidad empleadora está obligada a efectuar el pago de la licencia, y después podrá solicitarle a la EPS la devolución del valor entregado[/pq]. Para ello debe cumplir con los requisitos exigidos por la EPS, de suerte que si no cumple con la totalidad de estos deba asumir por su cuenta el pago completo de la licencia. Entre estos requisitos se encuentran:

• Tener afiliada a la trabajadora a una EPS en calidad de cotizante.
• Haber realizado los aportes durante el período de gestación.
• No estar en mora en el momento del parto, es decir, si se tenían pagos atrasados el empleador ha debido ponerse al día para ese momento.

Por lo anterior, si el empleador no cumplió con la responsabilidad de afiliar a la trabajadora a la EPS, tiene la obligación de asumir el pago de la licencia.

Tratamiento contable

En el siguiente video, Juan David Maya, consultor de Estándares Internacionales de Información Financiera, con certificación internacional del ICAEW en IFRS Full (NIIF plenas), explica cómo deben contabilizarse las licencias de maternidad bajo Estándares Internacionales para Pymes.

Teniendo en cuenta la normatividad existente alrededor de la licencia, el tratamiento sugerido por nuestro investigador es el siguiente:

1. Cuando la entidad le realice el pago a la trabajadora debe contabilizar un gasto por licencia de maternidad en la cuenta de beneficios a empleados, contra la correspondiente cuenta de caja o bancos.
2. La entidad empleadora debe proceder a realizar el trámite de devolución del pago realizado ante la EPS correspondiente, adjuntando la documentación que le soliciten.
3. [pq]Cuando la EPS admita el pago de la licencia, entonces es posible que la entidad contabilice una cuenta por cobrar a la EPS cuya contrapartida sería un crédito al gasto[/pq]. Aunque algunas entidades utilizan la figura de ingresos por recuperación de costos para estos eventos, este tratamiento no es del todo recomendable por los efectos financieros que ocasiona en las cifras de los estados financieros.

Cuando una entidad registra el pago realizado por la EPS contra un ingreso por recuperación de costos, el efecto financiero que se obtiene es que tanto los gastos como los ingresos se elevan innecesariamente. Al respecto puede consultar el siguiente video:

Asimismo, si la entidad ya ha registrado cuentas por cobrar por licencias de maternidad que no cumplen con las condiciones para que proceda el pago por parte de la EPS, debe deteriorarlas, debido a que no cumplen con la definición de activos.

Este tratamiento es similar al que se debe seguir para el reconocimiento de incapacidades laborales (consulte nuestro análisis Registro de incapacidades bajo Estándares Internacionales).

Ejemplos

Una entidad tuvo vinculada a una trabajadora durante todo su período de gestación con un salario de $1.500.000, y realizó los correspondientes aportes durante este tiempo. Esta empleada tiene derecho a los 126 días de salario –correspondientes a las 18 semanas– por concepto de licencia de maternidad. Por ello la entidad reconoce un gasto por licencia de maternidad de $6.300.000 ($1.500.000 / 30 días x 126 días), así:

Después procede a realizarle la solicitud de recobro a la EPS. Solo cuando esta solicitud haya sido aprobada, podrá reconocerle la cuenta por cobrar a dicha entidad (a la EPS):

De esta forma, tenemos que si la EPS no admitiera el pago de la licencia quedaría registrado el gasto que debió asumir la entidad empleadora.

Si la trabajadora no cotizó durante todo el período de gestación, se debe liquidar el tiempo proporcionalmente; el método de contabilización será el mismo. Al respecto, consulte nuestra publicación Liquidación proporcional de licencia de maternidad para trabajadoras dependientes e independientes.

Sin embargo, si fue la entidad empleadora la que no cumplió con la obligación de afiliar a la trabajadora, debe asumir el gasto por licencia, y no habrá lugar a recobro a la EPS. Lo mismo ocurriría si la entidad realizara los aportes sobre un IBC inferior al salario de la trabajadora, además debería asumir la diferencia que no pague la EPS.

Material relacionado:

• [Respuestas] Reconocimiento de las licencias de maternidad bajo los nuevos marcos contables
• [Infografía] Licencias reglamentarias: ¿cuáles debe otorgar el empleador de forma obligatoria?
• [Análisis] Registro de incapacidades bajo Estándares Internacionales