Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Las sociedades mercantiles deben reunirse mínimo una vez al año, pues es necesario para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. (Art. 422 Código de Comercio)
Dicha reunión se debe hacer en la fecha que establezcan los estatutos, en todo caso, debe hacerse dentro de los 3 meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio.
Cuando por algún motivo el representante legal no convoca según lo anterior, es cuando hablamos de la reunión por derecho propio.
Esto quiere decir, que tanto accionistas o socios de la sociedad mercantil, se reunirán por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.
Cuando el representante legal hace la convocatoria para efectuar la reunión obligatoria del máximo órgano social, esta debe ser convocada con una antelación mínima de 15 días hábiles, pues dicho plazo es para que accionistas o socios o sus delegados, puedan ejercer su derecho de inspección sobre libros contables y demás documentos.
Recuerde que ni el día de la convocatoria, ni el día de la Asamblea o Junta, se cuentan, tal como explicamos aquí.
Teniendo claro todo lo anterior, si una sociedad va a efectuar su Asamblea Ordinaria de Accionistas o Junta General de Socios en la fecha máxima -31 de marzo- (dentro de los tres meses), la convocatoria, comunicación, debe entregarse a cada accionista o socio, a más tardar el jueves 8 de marzo de 2012, pues a partir del día siguiente, hay 15 días hábiles previos a la Asamblea o Junta del 31 de marzo, pues el 2 de abril de 2012 (primer día hábil de abril/2012), sería la reunión por derecho propio.
En las Sociedades por Acciones Simplificas –SAS-, la Ley 1258 de 2008 estableció un término mínimo de 5 días hábiles para la convocatoria de Asamblea General de Accionistas, salvo que por estatutos se haya fijado un término superior.
De tal manera que si en la SAS el representante legal va a convocar a la Asamblea en la fecha máxima permitida -31 de marzo- (tres primeros meses del año, que por remisión establece el Código de Comercio), la convocatoria a cada accionista debe entregársela a más tardar el viernes 23 de marzo de 2012, de lo contrario, el 2 de abril de 2012 nacerá el derecho a la reunión por derecho propio. (Art. 20 y siguientes Ley 1258 de 2008)
Durante el término mínimo de 15 días hábiles o de 5 días hábiles en las SAS, previos a la fecha de reunión convocada o a la fecha de la reunión por derecho propio, deben estar a disposición de accionistas y socios, los Estados Financieros, el Dictamen del Revisor Fiscal si lo hay y el Informe de Gestión, para ejercer el derecho de inspección.
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