Declaración de renta de personas naturales: efecto de llevar o no contabilidad

Varias de las normas vigentes del impuesto de renta y su complementario de ganancias ocasionales tienen una aplicación diferente para el contribuyente obligado a llevar contabilidad en comparación con el no obligado a llevar contabilidad. En este editorial profundizamos al respecto.

Una de las normas en las que estas diferencias se hacen explícitas es en el artículo 41 del ET, en el que se indica que solo las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad deben calcular el componente inflacionario sobre sus ingresos o gastos por intereses. Dado que como esta existen muchas otras, es muy importante que las personas naturales y sucesiones ilíquidas (residentes o no residentes) tengan presente de qué forma pueden llegar a estar en uno u otro grupo, y así definir de qué forma diligenciar las cifras dentro del respectivo formulario.

Así pues, [pq]las personas naturales y asimiladas obligadas a llevar contabilidad durante 2018 fueron aquellas que en algún momento dentro de dicho año fueron comerciantes o lo continuaban siendo al cierre de 2018[/pq].

Quiénes son considerados comerciantes

Según el artículo 10 del Código de Comercio son comerciantes todas las personas (jurídicas o naturales) que profesionalmente se ocupen en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles (ver listado de algunas de esas actividades en el artículo 20 del Código de Comercio). La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona.

Ahora bien, la palabra “profesionalmente” indica que debe ser su ocupación habitual, quedando entonces por fuera de la calificación de comerciante aquellas personas que incidentalmente en el año pudieron llegar a ejercer actividades propias de un comerciante (por ejemplo, si una persona natural había otorgado un préstamo a un amigo pero el amigo no le devuelve el préstamo con dinero sino con mercancías, y por tanto se ve forzado a salir a vender dichas mercancías, este incidente no le convierte en comerciante).

No son comerciantes…

Se considera “no comerciantes” a aquellas personas naturales o sucesiones ilíquidas que desarrollen únicamente las actividades del artículo 23 del Código de Comercio, a saber:

a. La adquisición de bienes con destino al consumo doméstico o al uso del adquirente, y la enajenación de los mismos o de sus sobrantes.

b. La adquisición de bienes para producir obras artísticas y la enajenación de estas por su autor.

c. Las adquisiciones hechas por funcionarios o empleados para fines de servicio público.

d. Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o ganaderos de los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural. Tampoco serán mercantiles las actividades de transformación de tales frutos que efectúen los agricultores o ganaderos, siempre y cuando que dicha transformación no constituya por sí misma una empresa.

e. La prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales.

Obligaciones de los comerciantes

Entre las obligaciones de todos quienes sí sean “comerciantes”, se encuentran las siguientes (ver artículo 19 del Código de Comercio):

a. Matricularse en el registro mercantil.

b. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad.

c. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales.

El Dr. Diego Guevara profundiza en este tema respondiendo la siguiente pregunta: ¿Cuándo se entienden realizados los costos para los contribuyentes que no se encuentran obligados a llevar contabilidad?

Implicaciones fiscales

1. Si la persona natural en cuesitón fue comierciante solo durante una parte del año, pero al 31 de diciembre de 2018 ya no sustentaba tal categoría, declararía los ingresos y gastos que se manejaron durante la época en que sí fue comerciante, con los criterios de los obligados a llevar contabilidad (causación); mientras que los demás ingresos y gastos del año se declararían con los criterios de los no obligados a llevar contabilidad (por caja).

Así mismo, si a diciembre 31 de 2018 ya era un no obligado a llevar contabilidad, entonces sus bienes y pasivos se declararían con los criterios de los no obligados a llevar contabilidad (por ejemplo, sus bienes raíces se declararían por el mayor valor entre el costo y el avalúo catastral; ver artículo 277 del ET). Pero si a diciembre 31 de 2018 sí seguía siendo comerciante, o se convirtió en uno de ellos, declararía sus bienes y pasivos con los criterios de los obligados a llevar contabilidad (costo fiscal sin importar lo que diga el avalúo catastral).

2. Respecto a la elaboración de los formularios de las declaraciones de los años gravables entre 2004 y 2007 la Dian indicaba que si alguna persona natural había pertenecido al régimen común del IVA, y sin importar que no estuviera obligada a llevar contabilidad (como es el caso de los profesionales independientes, por ejemplo), tenía que declarar con los criterios de los obligados a llevar contabilidad. Sin embargo, esa instrucción no se incluyó en las cartillas instructivas para las declaraciones de 2008 y años siguientes, lo cual significa que [pq]las personas naturales que hayan pertenecido al régimen común del IVA durante 2018 solo aplicarán los criterios de los obligados a llevar contabilidad si en efecto al cierre del año cumplían los requisitos para serlo[/pq].

También es válido destacar que la misma Dian ha indicado en conceptos como el 39683 de junio 2 de 1998 que ciertas personas naturales, como los profesionales independientes, aunque sean responsables del IVA en el régimen común (ahora denominado “responsables de IVA”); son personas que no están obligadas por ello a llevar libros de contabilidad, pues su actividad no es mercantil a la luz del Código de Comercio y por tanto lo único que deben llevar es los registros auxiliares privados que le pide el artículo 509 del ET para poder diligenciar con ellos sus respectivas declaraciones bimestrales, cuatrimestrales o anuales del IVA.

3. Las personas naturales que durante 2018 fueron solamente asalariadas, o asociadas de las CTA, no son consideradas comerciantes.

4. En lo que concierne a los contribuyentes que reciben ingresos provenientes de arrendamientos, intereses o dividendos, es importante recordar que la Dian ha indicado que no están obligados a llevar contabilidad (de hecho anteriormente les asignaba los renglones del 36 al 38 del formulario 210, que estaban diseñados para los no obligados a llevar contabilidad). Sin embargo, los numerales 2 y 3 del artículo 20 del Código de Comercio indican que las actividades de arrendamiento y préstamo de dinero, o de intervención en la constitución de sociedades comerciales, sí son mercantiles, y por tanto obligarían a llevar contabilidad. En tal sentido podría concuirse que dichas actividades de recibir intereses o arrendar un bien inmueble lo podrían catalogar como no comerciante no obligado a llevar contabilidad solo si no se ejecutan habitual y profesionalmente.

5. De otra parte, normas como la del artículo 477 del ET (modificado con el artículo 54 de la Ley 1607 de 2012 y reglamentado con el artículo 17 del Decreto 1794 de agosto de 2013, hoy recopilado en el artículo 1.3.1.15.4 del DUT 1625 de octubre de 2016) establecieron que todo el que sea productor de bienes exentos del IVA (por ejemplo los criadores de ganado bovino), y que no cumpla las condiciones para operar en el régimen simplificado del IVA, se convierte en declarante bimestral del IVA, también obligado a facturar y llevar contabilidad al menos para efectos fiscales.

El Dr. Diego Guevara responde la siguiente pregunta para ampliar el tema: ¿Una persona natural que no está obligada a llevar contabilidad se puede descontar a sí misma en su declaración de renta una factura que al 31 de diciembre aún no había cancelado?

Para profundizar en otros aspectos sobre los que la norma fiscal ha previsto un tratamiento diferente, dependiendo de si se trata de un contribuyente obligado o no a llevar contabilidad, puede consultar nuestra herramienta Consecuencias derivadas de la obligación de llevar contabilidad.

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