En Artículo 123 del Decreto 2649 de 1993 se establece hoy día lo siguiente:
«123.—Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.”
Como se ve, es obligatorio que en los Comprobantes de Egreso, Recibos de Caja, Notas de Contabilidad y demás soportes que se emplean en la contabilidad existan entonces los espacios donde se puedan colocar los nombres y firmas de quienes los hayan elaborado, aprobado y autorizado.
Sin embargo, es normal ver que en muchos casos ese requisito no se cumple a plenitud sobre todo en las pequeñas empresas. Es decir, las personas encargadas, a veces por el afán con que atienden la contabilidad, solo generan los documentos, los codifican, y los registran en la contabilidad pero se olvidan de incluir en ellos las firmas antes mencionadas.
Cuando eso sucede, a parte de no poder tener identificado al responsable directo de las operaciones (lo cual de por sí es algo delicado), el otro inconveniente que se puede presentar es que al acumularse muchos documentos a los cuales no se les han puesto esas firmas, se sienta entonces algo de “pereza” en tener que devolverse a agregarles dichas firmas.
Y más delicado aún es que si los que tenían que haberlos firmados se terminan yendo de las empresas, en ese caso se volverá más complicado el salir a buscarlos para que cumplan con ese requisito.
Por lo anterior, es mejor tener presente que en todos los soportes contables se hace necesario que se coloquen las firmas de quienes han participado en su elaboración y aprobación.
