Los Estados Financieros aprobados por las Asambleas o Juntas se deben llevar a las Cámaras de Comercio

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  • Publicado: 1 abril, 2007

Según la norma contenida en el artículo 41 de la ley 222 de 1995, toda sociedad comercial, sin importar su tamaño, debe llevar copia a la Camara de Comercio de los Estados Financieros de fin de ejercicio

Por estas fechas son muchas las Juntas de socios, Asambleas de Accionistas, Juntas de Fundadores y demás Órganos administrativos superiores de las empresas las que han cumplido (o están a punto de cumplir) con llevar a cabo su reunión anual para el estudio y aprobación aprobación de los Estados Financieros de propósito General, pues tanto sus propios estatutos, como la norma del dec.art.21 del dec.2649/93, les exige preparar y difundir dichos Estados Financieros.

En vista de lo anterior, es muy pertinente que todas las sociedades comerciales tengan presente que de conformidad con la norma aun vigente y contenida en los art.34, 41 y 42 de la ley 222 de dic de 1995 , los Estados Financieros de propósito General (es decir, los Básicos y los consolidados) no solo se deben preparar, sino que también se de deben hacer “públicos” mediante llevar, obligatoriamente, una copia de los mismos hasta la Cámara de Comercio de la sede principal de la sociedad

En efecto, en los art .41 y 42 de la ley 222 de 1995 se estableció lo siguiente:

ARTICULO 41. PUBLICIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. Dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados , se depositará copia de los estados financieros de propósito general , junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social . Esta expedirá copia de tales documentos a quienes lo soliciten y paguen los costos correspondientes.

Sin embargo, las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección, vigilancia o control podrán establecer casos en los cuales no se exija depósito o se requiera un medio de publicidad adicional. También podrán ordenar la publicidad de los estados financieros intermedios.

La Cámara de Comercio deberá conservar, por cualquier medio, los documentos mencionados en este artículo por el término de cinco años.

ARTICULO 42. AUSENCIA DE ESTADOS FINANCIEROS. Sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar, cuando sin justa causa una sociedad se abstuviera de preparar o difundir estados financieros estando obligada a ello , los terceros podrán aducir cualquier otro medio de prueba aceptado por la ley.

Los administradores y el revisor fiscal, responderán por los perjuicios que causen a la sociedad, a los socios o a terceros por la no preparación o difusión de los estados financieros.

(el subrayado es nuestro)

Como vemos, las anteriores normas son claras en indicar que toda sociedad comercial, y sin hacer ningun tipo de distinción por el monto de sus activos o ingresos , está obligada a registrar en la Cámara de comercio del domicilio social (entendido quizas solo como el domicilio social “principal”), una copia de los Estados Financieros de propósito General dentro del mes siguiente a aquel en el que fueron aprobados.

De no hacerse, la norma hace referencia a que habrían “sanciones”. Pero cuales serían esas “sanciones”?

La supersociedades impondría una multa de hasta 200 salarios mínimos mensuales vigentes a los que no publiquen sus Estados Financieros

En vista de que la misma ley 222 de 1995 fue la que estableció, en su art.86, que sería la Supersociedades la entidad encargada de sancionar a las sociedades comerciales que no cumplieran con las disposiciones de dicha Superintendencia, o de la “ley” o de los estatutos de la sociedad, es por eso que se puede entender que dicha Superintendencia sería quien tendría las facultades para imponer la multa por no dar publicidad a los Estados Financieros al llevar una copia de los mismos hasta la Cámara de Comercio

Lo anterior incluso está respaldado en el concepto 220-51587 emitido en agosto 12 de 1993 por parte de dicha Superintendencia , entidad que luego de citar los art.41 y 42 de la ley 222/95 dijo lo siguiente:

“De las disposiciones mencionadas, se desprende que la Superintendencia de Sociedades tiene el deber de velar porque las sociedades comerciales cumplan la ley, los estatutos y las órdenes e instrucciones que la entidad le imparta, de acuerdo con las funciones previstas en los artículos 83, 84, 85 y 86, de la citada ley.

Es así como dentro de las funciones asignadas a esta Entidad en el artículo 86 numeral 3º ibidem, está la de imponer sanciones o multas, sucesivas o no hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales , cualquiera que sea el caso, a quienes  incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos. Igualmente, conforme al artículo 42 mencionado, la Superintendencia previa evaluación de las razones que dieron lugar a dicho incumplimiento, podrá imponer a los administradores o al revisor fiscal, la correspondiente sanción pecuniaria amén de la responsabilidad derivada de los perjuicios que se causen a la sociedad, a los socios, o a los terceros por la no preparación o difusión de los estados financieros.

(los subrayados son nuestros)

De otra parte, se puede entender que no habría tiempo de prescripción para que la Supersociedades entre a imponer la multa que antes reseñamos, razón por la cual si la ley 222 fue sancionada en dic de 1995, y alguna sociedad no ha llevado a Cámara de comercio sus Estados Financieros de alguno de esos años trascurridos a partir de 1995, podría entonces la Supersociedades , en cualquier momento, imponer la respectiva sanción por su no publicidad.

La obligación no se subsana con la entrega de los Estados Financieros directamente ante la Supersociedades cuando esta los ha requerido

Ahora bien, es pertinente mencionar que si alguna sociedad comercial ha cumplido con entregar directamente a la Supersociedades los Estados Financieros básicos que tal entidad solicita anualmente mediante sus solicitudes de información financiera (consulta un editorial anterior reciente sobre el tema ), no por eso se puede entender cumplida la exigencia del art.41 de la ley 222/95

Lo anterior por cuanto a la Supersociedades no se le entregan todos los Estados Financieros de propósito general (es decir, solo se le suministra el Balance General y el Estado de Resultados, pero no se le suministra el Estado de Cambios en el Patrimonio, ni el estado de Cambios en la situación Financiera, ni el Estado de Flujos de efectivo ni los Estados Financieros Consolidados), e incluso, en lo referente a los informes del 2006, ni siquiera solicitó el dictamen de los mismos.

Así las cosas, las sociedades que hayan cumplido con enviar informes a la Supersociedades (los cuales incluso se hacen luego de dominio publico mediante su inclusión en el SIREM ), también deben llevar una copia de los mismos a la Cámara de Comercio. Y las que no le enviaron informes a la supersociedades, sí deben por lo menos llevar una copia de sus Estados financieros hasta la Cámara de comercio.

 

 

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