Los libros del comerciante, entre los que se encuentra el Libro de Registro de Accionistas o Socios, necesariamente debe registrarse ante la Cámara de Comercio, pues así lo establece el Código de Comercio en su artículo 28 numeral 7° y por obvias razones, lo que se registra debe ser un Libro físico, “de papel”.
De tal manera que si una empresa utiliza medios electrónicos o software para llevar el movimiento accionario o social como inscribir las acciones, los títulos expedidos, la enajenación o traspaso, embargos y demandas judiciales que se relacionen con las acciones o capital social, prendas, gravámenes o limitaciones de dominio, etc. (artículo 195 C.Co.), es obligatorio que dicha información necesariamente esté transcrita en el Libro de Accionistas o Socios “físico”
Es el artículo 68 del Código de Comercio el que establece que los libros y papeles de comercio del comerciante, constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente, pero para ello, es necesario que éstos se lleven adecuadamente como establece la norma, que para el caso del Libro de Accionistas o Socios, es el libro que se registró ante la Cámara de Comercio.
Lo que sucede es que el artículo 130 del Decreto 2649 (Reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad…) establece qué: “Los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes…”
Sobre el particular, la Superintendencia de Sociedades ha dicho: “Entiende esta oficina del mencionado artículo 130, que el legislador previó por medio suyo un mecanismo dirigido principalmente a las sociedades con un importante y constante movimiento en la propiedad de su capital, permitiéndoles llevar el libro de registro de accionistas o similares por medios mecanizados o electrónicos, en cuyo caso los movimientos deberán ser anotados en un libro auxiliar, que puede ser diligenciado física o electrónicamente, y consolidados al finalizar cada año calendario en el libro físico respectivo.
Mediante la Ley 1314 de 2009 o de Convergencia, le corresponde al Gobierno Nacional reglamentar aspectos propios de la contabilidad por medios electrónicos, incluido lo correspondiente a Libros de Accionistas o Socios, mientras esto suceda, todo lo relacionado con los accionistas o socios y sus acciones o capital social, seguirá llevándose obligatoriamente en el Libro de Accionistas “físico”.
