Los libros oficiales y la elaboración de las declaraciones tributarias

Cuando un contribuyente obligado a presentar sus declaraciones tributarias es a la vez un contribuyente obligado a llevar contabilidad, lo más razonable es entender que los valores llevados cada mes o cada bimestre a las declaraciones tributarias de retenciones en la fuente o de IVA fueron valores tomados de lo que al cierre del mes o bimestre se reflejaba en sus libros oficiales de contabilidad.

Ahora bien, es sabido que en la práctica son muchos los contribuyentes obligados a llevar contabilidad que a la fecha en que se vencen sus declaraciones de retenciones en la fuente o de IVA, en ese momento no han procedido a registrar las cifras contables en los respectivos "libros oficiales de contabilidad" y en consecuencia, tales declaraciones son elaboradas solo con base en simples "listados auxiliares" o "balances de prueba".

Al respecto, cabe recordar que en el inciso segundo del art.56 del decreto 2649 de 1993 se da un plazo especial para que las cifras sean registradas en
los libros oficiales. Allí leemos: "Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieran realizado"

Pese a lo anterior, y si las declaraciones tributarias han sido a la vez firmadas por un "Contador" o por un "Revisor Fiscal", estos profesionales deben ser los más interesados en exigir que las cifras que en un comienzo fueron tomadas de simples listados auxiliares o balances de prueba, sean prontamente asentadas en los libros oficiales de contabilidad (Nota: si quieres aclarar cuales son las declaraciones por impuestos nacionales que requieren de la firma de un "contador público", no dejes de consultar la conferencia No. 27 de nuestro producto "Aplicación y gestión de los impuestos nacionales)

Lo que se presume al encontrarse la firma de un profesional de la Contaduría en una declaración por impuestos nacionales

En la norma contenida dentro del artículo 581 del actual Estatuto Tributario Nacional, encontramos la siguiente disposición:

"ART. 581.-Efectos de la firma del contador. Sin perjuicio de la facultad de fiscalización e investigación que tiene la administración de impuestos para asegurar el cumplimiento de las obligaciones por parte de los contribuyentes, responsables o agentes retenedores, y de la obligación de mantenerse a disposición de la administración de impuestos los documentos, informaciones y pruebas necesarios para verificar la veracidad de los datos declarados, así como el cumplimiento de las obligaciones que sobre contabilidad exigen las normas vigentes, la firma del contador público o revisor fiscal en las declaraciones tributarias, certifica los siguientes hechos:

1. Que los libros de contabilidad se encuentran llevados en debida forma, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y con las normas vigentes sobre la materia.

2. Que los libros de contabilidad reflejan razonablemente la situación financiera de la empresa.

3. Que las operaciones registradas en los libros se sometieron a las retenciones que establecen las normas vigentes, en el caso de la declaración de retenciones".

Como vemos, la norma es enfática en establecer que la firma de un profesional de la Contaduría pública en las declaraciones tributarias implica que dicho profesional se aseguró primero de que los "libros de contabilidad" estaban llevados en debida forma antes de poder proceder a firmar la respectiva declaración. En consecuencia, solo las cifras que se registren en los libros oficiales de contabilidad son las que respaldan la información llevada hasta la declaración tributaria y avalada por el respectivo profesional de la contaduría.

Lo anterior significa que si al momento de presentar la declaración tributaria el Contador o Revisor Fiscal solo tuvieron a la vista lo que se reflejaba en simples "listados auxiliares" o "balances de prueba", debe velar entonces porque esa misma información sea la que llegue hasta los libros oficiales pues si sucediese que al momento de asentar las cifras en los libros se produjesen cambios, en ese caso se entendería que la declaración respectiva no quedó correctamente elaborada.

Lo anterior se ratifica si tomamos en cuenta lo que el mismo estatuto Tributario establece en su art.775 del ET y que es aplicable al menos al caso de la declaración anual de renta. Allí leemos:

ART. 775.-Prevalencia de los libros de contabilidad frente a la declaración. Cuando haya desacuerdo entre la declaración de renta y patrimonio y los asientos de contabilidad de un mismo contribuyente, prevalecen éstos.

 

Las costumbres inapropiadas

El problema en torno a lo que sucede a lo largo del año con las declaraciones mensuales de retenciones en la fuente, o bimestrales del IVA, es que son muchas las empresas en la que prevalece la costumbre de solo asentar las cifras en
los libros oficiales una vez se termine todo el año fiscal y se haya presentado incluso la declaración de renta de ese respectivo año fiscal

Pero a la luz de lo que dice el art.56 del decreto 2649 de 1993 antes citado, esa costumbre no debería continuar. Además, si alguna vez llega a suceder por ejemplo que una declaración mensual de retenciones en la fuente (supóngase del periodo septiembre de 2006) es presentada con ciertas cifras pero quizás unos 2 meses más tarde se le hace una corrección a esa declaración inicial (porque se habían omitido ciertas retenciones), allí se podría formar un inconveniente.

En efecto, si las cifras de la declaración inicial estaban "tomadas de los libros oficiales", lo que deberían reflejar los libros oficiales a septiembre 30 deberían coincidir con lo llevado a tal declaración inicial. Pero si los libros no se habían asentado, lo que hacen algunos es registrar la omisión en el mismo periodo de septiembre de 2006 (y no el mes en donde se detectó el error; véase el último inciso del art.56 del decreto 2649/93) y con ello vuelven a presentar la declaración de corrección.

En ese caso, solo la declaración de corrección es la que coincidiría con los datos registrados en los libros oficiales al corte de septiembre 30. Pero si la declaración inicial y la de corrección estuvieron avaladas por algún profesional de la contaduría, quedaría entonces la evidencia de que cuando se firmó la declaración inicial las cifras llevadas a la misma no estaban tomadas de "los libros oficiales"

Así las cosas, siempre será mejor que todo profesional de la Contaduría Pública se asegure de que las cifras llevadas a las declaraciones tributarias a lo largo del año sí terminen coincidiendo con lo que en verdad debe quedar reflejado en los libros oficiales.