Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Al igual que en los años anteriores, la Resolución 7935 de Julio de 2009 dispuso que todas aquellas personas naturales, sucesiones ilíquidas y personas jurídicas que en algún momento dentro del año 2009 actuaron como agentes de Retención en la fuente a título de Renta, o de IVA al régimen común, o de IVA al régimen simplificado, o de Timbre, tendrán que cumplir con entregarle a la DIAN, entre abril y junio de 2010, el detalle de la totalidad de dichas retenciones practicadas o asumidas con los terceros.
Para hacerlo, la mayoría de los reportantes utilizarán el mismo formato 1002 que también se utilizó en los reportes del año gravable 2008. Pero según lo indican los artículos 13 a 17 de la misma Resolución 7935, algunos reportantes especiales (entre ellos los Órganos que financian gastos con recursos del Tesoro Nacional, o los Consorcios y Uniones Temporales), no usarán el formato 1002 sino otros formatos como el 1057, 1044 y 1047 (consulta más al respecto en nuestra obra educativa multimedia “Guía para la preparación y presentación de la Información Exógena tributaria 2009 a la DIAN”; véase también el “Prevalidador Tributario 2010 versión 1.1. publicado en el portal de Internet de la DIAN en febrero de 2010”).
Ahora bien, el artículo 18 de la Resolución 7935 menciona que si de los 53 formatos mencionados en la misma el reportante únicamente debe responder por entregar la información del formato 1002, en ese caso podrá hacerlo en un plazo especial (entre el 24 de mayo y el 29 de junio de 2010 según los dos últimos digitos del nit del reportante sin incluir su dígito de verificación), y que podrá hacerlo en forma presencial. Esto ultimo, siempre y cuando se cumpla una condición especial.
La condición especial que se debe cumplir para que el formato 1002 pueda ser entregado de manera presencial está contenida en el inciso segundo del artículo 19 de la Resolución 7935 donde leemos:
“Los obligados que deban entregar a la DIAN la información relacionada exclusivamente con el FORMATO 1002 Versión 7 “Retenciones en la Fuente Practicadas”, a que hace referencia el artículo 5 de la presente Resolución, deben presentar la información en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso del mecanismo de firma digital respaldada con certificado digital, siempre y cuando estén igualmente obligados a declarar o cumplir algún otro deber legal ante la DIAN en forma virtual. En caso contrario deben hacerlo de manera presencial en los puntos habilitados por la DIAN, llevando la información en unidades extraíbles USB.”
Esta norma es clara entonces en indicar que si para la fecha en que se va a entregar el formato 1002 el reportante ya está cumpliendo con la obligación de presentar sus declaraciones tributarias en forma virtual (o está obligado a hacer de forma virtual otros tipos de reportes especiales exigidos por la DIAN como puede ser el caso de los frigoríficos o los que emiten o aceptan facturación electrónica), entonces en ese caso ese formato 1002 lo deberá entregar de forma virtual. Y si no tiene tales obligaciones, entonces sí lo podrá presentar de forma presencial.
Lo anterior cobra relevencia si tomamos en cuente que hace poco, mediante la Resolución 01336 de Febrero de 2010, la DIAN señalo a muchas personas y entidades como personas que entrarían a quedar obligadas a presentar sus declaraciones tributarias en forma virtual desde abril de 2010 (consulta nuestro anterior editorial “DIAN expide norma única para definir quiénes quedan obligados a presentar sus declaraciones virtualmente”)
En consecuencia, si algún reportante del formato 1002 es a la vez uno de los obligados a declarar virtualmente desde abril de 2010 señalados en la Resolución 01336 de Febrero 16 de 2010, en ese caso ese formato 1002 (que justamente se entregaría entre mayo y junio de 2010) ya no lo podría entregar de forma presencial sino que lo tendría que hacer de forma virtual.
Para saber cómo se debe hacer la entrega virtual de cualquiera de los formatos mencionados en la Resolución 7935 se de consultar la “Cartilla instructiva de la DIAN para presentación de información por envío de archivos” (consulta también nuestro producto educativo multimedia “Guía para la preparación y presentación de la Información Exógena tributaria 2009 a la DIAN”).
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