Manejo de las cuotas extraordinarias en copropiedades aplicando el Estándar para Pymes

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  • Publicado: 21 septiembre, 2016

Manejo de las cuotas extraordinarias en copropiedades aplicando el Estándar para Pymes

A través de su reciente Concepto 673 de septiembre 13 del 2016, el CTCP hizo un repaso sobre las instrucciones que se habían dado en relación con este tema a través de su Orientación Técnica 015 de octubre del 2015. Si se aplican los Estándares Internacionales, y de acuerdo a la destinación que se le dé a las cuotas extraordinarias, estos dineros se registrarían transitoriamente como pasivos por ingresos diferidos.

Recientemente, a través de su Concepto 673 de septiembre 13 del 2016, el CTCP hizo un repaso acerca de las diferentes formas en que se efectuaría el registro y control contable, aplicando el Estándar para Pymes, de los valores que las copropiedades (ya sean residenciales, comerciales o mixtas) puedan llegar a cobrar a sus copropietarios por concepto de cuotas extraordinarias de administración, las cuales se habían mencionado en las páginas 32 a 34 de su Orientación Técnica 015 de octubre 20 del 2015.

Al respecto, la Orientación 015 del 2015 del CTCP establece que las cuotas extraordinarias de administración (las cuales son recursos recaudados que pueden llegar a tener una destinación específica) tendrían hasta 3 posibles manejos contables diferentes, los cuales podemos resumir de la siguiente manera:

a. Cuando el objetivo de las cuotas extraordinarias es la obtención de fondos para cubrir el déficit generado en el cubrimiento de las expensas comunes: en este caso la contabilización de las cuotas se efectuará debitando una cuenta por cobrar contra un ingreso en el estado de resultados. En el momento en que los recursos sean recaudados, la ejecución de los mismos se debitará en las cuentas de gastos.

“cuando la cuota extraordinaria sea exigible se debe registrar una cuenta por cobrar con abono a una cuenta del pasivo denominada “ingresos diferidos” o “recursos recibidos de cuotas extraordinarias” ”

b. Cuando el objetivo de las cuotas extraordinarias sea la construcción o compra de nuevos bienes comunes, esenciales y no esenciales, que no han sido ni serán desafectados, o la mejora de los bienes ya existentes: en este punto la Orientación 015 del CTPC indica que dicha situación se asimilaría a un contrato de construcción de margen cero, en el que la copropiedad reconoce los ingresos y gastos en el estado de resultados de acuerdo con el porcentaje de obra realizada. En este caso, cuando la cuota extraordinaria sea exigible se debe registrar una cuenta por cobrar con abono a una cuenta del pasivo denominada “ingresos diferidos” o “recursos recibidos de cuotas extraordinarias” . Cuando los recursos recaudados empiecen a ser ejecutados, el registro de tales ejecuciones se efectuaría debitando un gasto en el estado de resultados, o debitando una cuenta de anticipos en el activo. Solo cuando sean debitadas las cuentas de gastos, la entidad amortizará contra un ingreso en el estado de resultados el pasivo diferido antes mencionado. Salvo que exista un proceso de desafectación para los bienes comunes no esenciales, las nuevas construcciones no deben incorporarse en los activos de la copropiedad, ni ser capitalizadas y amortizadas en períodos futuros. Estos activos forman parte integral de los bienes de los propietarios y tienen efecto en el valor de sus inmuebles.

c. Cuando el objetivo de las cuotas extraordinarias sea la adquisición, mejora o reparación de bienes comunes no esenciales, que hayan sido desafectados de acuerdo con normas legales: en este caso las cuotas se registrarían en una cuenta por cobrar contra una cuenta del pasivo que puede denominarse “ingresos diferidos”. Posteriormente, cuando se estén ejecutando los recursos, la contabilización de dicha ejecución se haría en los activos de la copropiedad (si es que se espera que de ellos fluyan beneficios económicos por varios períodos) y los mismos serían sometidos a amortización o depreciación durante su respectiva vida útil. Por su parte, la cuenta del pasivo (ingresos diferidos) se amortizará contra los ingresos en el estado de resultados de tal forma que se logre una adecuada correlación con la alícuota de amortización o depreciación de los activos. Esto significa que la alícuota de amortización del ingreso diferido, que se reconoce gradualmente como ingreso en el estado de resultados, es similar a la alícuota de amortización o depreciación de los nuevos activos.

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