Actualizado: 8 diciembre, 2016 (hace 7 años)
Una entidad organizada debe tener un soporte de prueba sobre todo lo concerniente a su operación. Por tanto, el manual tendrá que ser la columna de un departamento de control interno; en este informe presentamos algunos aspectos claves para elaborarlo.
El manual es el principal componente para la correcta implementación de un sistema de control interno eficiente y eficaz. En consecuencia, su elaboración es la tarea principal de la oficina que coordina la puesta en marcha del sistema y deberá contener como mínimo:
- Aspectos generales de presentación como carátula, tabla de contenido, introducción, etc.
- Capítulo de definición del sistema.
- Balance del estado actual del sistema de control interno, acompañado de una evaluación inicial del sistema total y de cada área de la organización analizada por separado.
- Descripción detallada de todo el sistema de control interno a implantar en la organización, con detalles de lo correspondiente a cada área.
- Descripción del procedimiento definido para la actualización del manual.
Anexos del manual de control interno
“El manual de control interno no puede conservarse siempre igual, por el contrario, debe ser actualizado de manera periódica según los nuevos desafíos y contextos que enfrenta la empresa”
De acuerdo con las indicaciones del libro “Sistema de control interno. Una forma práctica de conceptualizarlo, estructurarlo, aplicarlo y evaluarlo”[1], el manual requiere la inclusión de anexos que soporten lo descrito en su interior, por tanto, es pertinente agregar la siguiente información:
- Organigrama de toda la entidad y detalle de cada área.
- Resumen del conjunto de planes de la organización y especificación en detalle por áreas.
- Resumen del conjunto de principios, normas, métodos, procesos, y recursos con los que cuenta la organización o el área específica.
- Descripción de los sistemas de información de la empresa o del área, además de incluir un diagrama topológico de la red de computadores.
- Un listado de los procedimientos y metodologías de verificación y evaluación aplicadas en la organización o área específica.
- Un listado de los informes o reportes de gestión y resultados, con una breve descripción del contenido de cada uno. Esto debe realizarse a nivel de toda la organización o del área, llegado el caso.
- Presentación del tablero de control o cuadro de mando de toda la organización y, en detalle, del correspondiente al área.
- Cuadro donde se detallan los indicadores con anexo de datos implicados, fórmula de cálculo y fuente de datos.
- Paquete de procedimientos con sus respectivos puntos de control
- Cédulas de control correspondientes a la evaluación del sistema de control interno.
El manual de control interno no puede conservarse siempre igual, por el contrario, debe ser actualizado de manera periódica según los nuevos desafíos y contextos que enfrenta la empresa.
El procedimiento para actualizar dicho manual debe ser estructurado, divulgado y renovado por la oficina de control interno. Es preciso advertir que este no podrá copiarse de otra estructura organizativa, pues depende por completo de las particularidades de cada empresa analizadas de forma independiente, ya que se contemplan variables como el tamaño, el tipo de entidad, etc…
Sin embargo, existen algunas obligaciones claves que deberán estar presentes en cualquier procedimiento de actualización del manual, como:
- Si una de las áreas realiza un cambio al manual deberá informar directamente a la oficina de control interno.
- Cada área deberá reunirse de manera periódica, en ocasiones por motivos internos y, en otras, contando con la participación de un delegado de la oficina de control, a fin de revisar el estado del sistema.
- Cualquier cambio a nivel general que se considere necesario respecto al sistema de control interno, debe ser comunicado de inmediato a cada área por la oficina de control.
Tipos de actividades de control que pueden incluirse en el sistema
Estas son acciones que deben imponerse para el establecimiento de políticas enfocadas a asegurar que, en efecto, se han implementado las directrices fijadas y las acciones operativas diseñadas a modo de protección contra los riesgos potenciales, ya identificados con anterioridad. Las actividades de control deben instaurarse en todas las áreas, niveles, y funciones de la organización para que esta no presente fallas o inconsistencias aisladas que perjudiquen el rendimiento general.
El sistema de control interno puede ser estructurado de muchas formas, por ejemplo, es posible recurrir a controles preventivos, detectivos, correctivos, manuales, mecánicos, automáticos, computarizados, operativos y administrativos. Las acciones más comunes son:
- Revisiones de alto nivel: se realizan sobre actividades de presupuesto, pronósticos, estudios y estrategias de mercado, optimización de producción, estrategias de disminución de costos.
- Controles físicos: se refiere al control de inventarios, maquinaria y equipo de administración, etc.
- Indicadores de desempeño: Contrasta diferentes tipos de datos como los operacionales y los financieros. Resultan de utilidad para analizar y verificar las acciones de la compañía y, a la vez, son un derrotero para la aplicación de control.
- Discriminación de responsabilidades: Los deberes de una organización son distribuidos entre diferentes empleados, así se disminuye la posibilidad de errores o acciones inapropiadas.
[1] González, Jaime. (1999). Sistema de control interno. Una forma práctica de conceptualizarlo, estructurarlo, aplicarlo y evaluarlo. Autoedición. Primera edición.
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