Máquinas registradoras PLU y POS – Gabriel Vásquez Tristancho

Hay dos sistemas reconocidos de máquinas registradoras: PLU y POS. La diferencia tecnológica radica en que “el sistema POS es el conjunto de hardware y software que interactúa permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisión de tiquetes, facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos (PLUS), grupos, familiares, o subfamilias” (ver Concepto 014750 de 2007).

Por otro lado, en el sistema PLU la máquina permite acumular las ventas por bienes o servicios y por la tarifa que corresponda; de igual forma las máquinas registrados por departamentos acumulan bienes o servicios prestados por grupos, según la tarifa del IVA que corresponda. En este caso no hay interacción con inventarios ni contabilidad al momento en el que ocurre la transacción de venta.

La intención del Gobierno es implementar controles estrictos en los sistemas de facturación como una propuesta para control a la evasión y mejorar el recaudo de IVA. En el reciente proyecto de decreto sobre facturación electrónica y documentos equivalentes observamos que el sistema PLU quedaría eliminado a partir de la fecha de su expedición.

Para las grandes cadenas, la opción del sistema POS como documento equivalente, donde no le obliga a identificar al comprador, pero sí tener un control estricto de los inventarios y las ventas en tiempo real, restringe sustancialmente las posibilidades de violar la integridad de la información y, por tanto, se cierran los caminos de la evasión, sin dejar huellas muy fáciles de detectar en una auditoría de detalle de inventarios vs. ventas.

Por su parte, en el sistema PLU, al estar sin conexión real con contabilidad, el reconocimiento de las ventas por grupos, lotes, categorías, y sin tener un control estricto de manera simultánea con los inventarios y los reconocimientos contables, se abren riesgos muy altos de alteración de la información correspondientes a las ventas y, por lo tanto, del impuesto a las ventas y del impuesto al consumo en el caso de las cafeterías y restaurantes.

Sin embargo, ¿cuánto vale el cambio de PLU a POS? Se deben integrar los sistemas de inventarios, ventas y contabilidad. Dicho lo anterior, para un pequeño restaurante sería un costo muy alto, toda vez que debería, a su vez, implementar la factura electrónica, pues el hecho de tener máquina registradora no lo exime de dicha obligación, debido a que cualquier cliente estaría en derecho de exigir la factura a su nombre para poder tomar los impuestos descontables si los hubiese.

En conclusión, con esta propuesta los pequeños comerciantes, restaurantes y cafeterías que tienen actualmente el sistema PLU tendrían dos costos inmediatos: el cambio a POS y el sistema de facturación electrónica. Los tiempos son cortos; van hasta el 1 de enero de 2019, si no se establecen nuevos plazos en la ley de financiamiento.