Mecanismo de firma digital: aspectos a conocer

La presentación de las declaraciones tributarias y el cumplimiento de algunas obligaciones con la DIAN, requieren el uso del mecanismo de firma respaldado con certificado digital. Debido a la importancia que presenta, es necesario conocer algunos aspectos de dicho mecanismo.

La mayoría de los contribuyentes deben presentar las declaraciones tributarias a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN, para lo cual deben hacer uso del mecanismo de firma respaldado con certificado digital. Este mecanismo se expide únicamente a personas naturales para el cumplimiento de sus propias obligaciones y/o para que cumplan las correspondientes a los terceros que represente. El mecanismo tiene una vigencia de 3 años contados a partir de la fecha en la cual se genere, su trámite es gratuito, se puede realizar en cualquier fecha del año y se obtiene de manera inmediata. A continuación señalamos 4 aspectos a conocer de este mecanismo:

Uso del mecanismo de firma digital

Con el mecanismo de firma digital, los contribuyentes, responsables, agentes de retención y usuarios aduaneros, pueden presentar las declaraciones de manera virtual en las fechas establecidas para cada una estas, hacerlo de manera extemporánea o realizar las correcciones a que haya lugar, del impuesto sobre la renta y complementario, impuesto sobre las ventas, retenciones en la fuente, impuesto a la riqueza y complementario de normalización tributaria, y demás impuestos administrados por la DIAN.

Asimismo, este mecanismo se debe utilizar en el envío de archivos en materia tributaria, aduanera y/o cambiaria.

¿Por qué se emplea el mecanismo de firma digital?

La utilización de este mecanismo por parte de los contribuyentes, responsables, agentes de retención y en general todos aquellos que deban utilizar los servicios informáticos electrónicos de la DIAN para cumplir con sus obligaciones tributarias, garantiza la identidad de quien presenta la declaración o envía la información tributaria, impide la alteración de la información al momento de su envío y recepción y asegura que no sea posible que quien envió la información niegue su contenido.

Renovación del mecanismo de firma digital

El mecanismo de firma digital tiene una vigencia de 3 años contados a partir de la fecha en la cual se emitió, por lo que la persona o suscriptor debe solicitar la renovación de este mecanismo una vez cumplido el período señalado.

El mecanismo de firma digital no se puede cancelar: se debe revocar

La persona que hace uso del mecanismo de firma digital debe tener en cuenta que este no puede ser cancelado, pero sí puede solicitar la revocación del mismo; la DIAN también cuenta con la facultad de revocarlo de oficio. No obstante, se debe presentar alguna de las circunstancias establecidas en la Resolución 12717 de diciembre 27 del 2005, modificada parcialmente por la Resolución 000114 de junio 5 del 2014, a saber:

• Por la muerte del suscriptor (persona natural que actúa a nombre propio o de un tercero).
• Por la liquidación de las personas jurídicas, cuando la persona natural que la representa o actúa para la misma como revisor fiscal o contador no tiene otros obligados a cargo, ni obligaciones a nombre propio.
• Cuando el suscriptor, una vez termine su vinculación como representante, contador o revisor fiscal en relación con un obligado, no tiene otros representados a cargo y tampoco es obligado a nombre propio.
• Por la confirmación de que alguna información o hecho contenido en el certificado digital es falso.
• Cuando la clave privada de la entidad o su sistema de seguridad ha sido comprometido de manera material, de tal manera que afecta la contabilidad del certificado digital.
• Por orden judicial o de alguna entidad administrativa competente.
• Por vencimiento del período de validez del mecanismo digital sin que se haya renovado.
• Por no hacer uso del mecanismo digital en los 2 años anteriores a la fecha en que la DIAN realice la verificación de la utilización del mecanismo.

Si se presenta alguna de las situaciones anteriores, el suscriptor debe comunicar la causal correspondiente a la DIAN y formalizar su solicitud de manera presencial ante la entidad. La DIAN procederá a hacer la verificación y comunicará la decisión de revocación al suscriptor dentro de las 24 horas siguientes a la presentación de la solicitud.

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