Medios Magnéticos y Excel: una combinación ganadora – Alejandro Quiceno García

El plazo máximo para que la DIAN emita la resolución de medios magnéticos que regirá el próximo año vence el 31 de Octubre de 2012. Esperamos no tener novedades que impacten fuertemente la arquitectura contable, tal como aconteció en la pasada resolución.

La información exógena para la DIAN es uno de los reportes que demandan un esfuerzo extraordinario por parte de las áreas contables y de las casas de software, quienes también están atentas a los cambios.

Este año algunos colegas contadores estuvieron literalmente al borde de un ataque de nervios, debido principalmente al cambio sustancial que presentó la DIAN al demandar que se le informara separadamente aquellos valores IVA que fueron llevados como mayor valor del gasto. Muchas áreas contables prácticamente tuvieron que reconstruir gran parte de las contabilidades.

Sumado a lo anterior, la situación más complicada de atender, al punto de volverse casi en una pesadilla, es cuando la oficina del contador tiene a su cargo varios clientes y los vencimientos de exógena quedan muy cerca uno de otro.

Una rigurosa planeación anual forma parte de las virtudes de un buen contador, sin embargo las situaciones intempestivas como las que nos han sucedido con la DIAN, pueden romper cualquier esquema de trabajo.

Por lo anterior sería ideal que la DIAN presentara los cambios transcendentales que impactarán los sistemas contables con la suficiente anticipación del caso, no cuando ya han transcurrido 10 meses de gestión.

Por otra parte, es una realidad que los colegas contadores sean presas de las siguientes situaciones entre otras:

• El cliente no tiene software de última tecnología. Muchos colegas contadores y auditores se ven abocados a trabajar con todo tipo de software contable, algunos de la época del D.O.S. (Recordemos que el D.O.S. es el sistema operativo del computador antecesor del Windows).
• No se cuenta con soporte técnico. Por varias razones, liquidez en la caja o atención al cliente son algunas de ellas, se dejó de cancelar este concepto a la casa de software.
• El software contable no esta actualizado. Esto ocurre ya que en opinión de la alta gerencia, esta no encuentra una razón de peso para incurrir en este gasto el cual no esta contemplado en el presupuesto. Los módulos de medios magnéticos forman parte de los nuevos desarrollos.

El contador, a pesar de todo lo anterior, debe debatirse en medio de la adversidad, y muchos de ellos terminan solos sin apoyo de ninguna naturaleza, finalmente recurriendo a la herramienta por excelencia: la hoja de cálculo.

Los reportes a la DIAN exigen que el Contador mejore su cultura informática, debiendo adquirir nuevas destrezas en Microsoft Office Excel y más aún algunas bases de XML.

El Excel es una herramienta de tecnología de punta que cuando se explota lo suficientemente bien, puede suplir y solucionar con creces en muy poco tiempo gran cantidad de incendios y afugias contables.

Por tal razón, no saberlo manejar significa carecer de una importante ventaja competitiva.

Respecto al tema de la utilización del Excel como herramienta para la elaboración de la información exógena, hablamos con un experto en el tema, se trata de Alejandro Quiceno García  fundador de  ExcelAudi.com, él nos hace las siguientes recomendaciones:

El colega debe propender por eliminar la “carpintería” contable al máximo. Parte de esta “carpintería”, surge porque los propios registros no tienen la suficiente calidad de información:

1. Revisar la información de la base de datos de los terceros. Los terceros deben de estar correctamente creados en el software contable. Gran parte de las inconsistencias se encuentran en este listado maestro, ya que de los 22 campos que pide el formato 1001, 12 se refieren a información del tercero. Terceros mal creados significa una tarea de investigación en los soportes para conseguir la información faltante.
2. Uno de los errores de trabajo que en las primeras versiones de Excel no lo eran, lo constituyen la gran cantidad de archivos en Excel que se creaban, ya que los computadores no tenían la capacidad suficiente para que las hojas de cálculo almacenaran grandes volúmenes de información. La increíble potencia de los computadores de hoy en día, sumado al nuevo Excel permiten que gran cantidad de contabilidades se puedan trabajar en una sola hoja de cálculo. La hoja de cálculo Excel 2007-2010 tiene un poco más de un millón de filas, en comparación con el Excel 2003 que solo manejaba 65 mil filas, representa literalmente un salto cuántico. Si pensamos que cada una de estas filas o renglones de Excel fuera de 1 centímetro, Una hoja de un millón de filas significa ¡una hoja de papel virtual de 10 kilómetros! Como se sabe, más de un 90% de las empresas en Colombia son Pymes, las Pymes tienen volúmenes de información que caben divinamente en una hoja de cálculo Excel 2007. Y aun en el evento de que una hoja de cálculo no sea suficiente, puedes usar, dentro del mismo archivo y libro, varias hojas de cálculo. Sin embargo las Pymes y aún muchas de las empresas medianas pueden contener toda la contabilidad en forma de base de datos en una sola hoja de cálculo. En el evento de requerir 2 o 3 o 4 hojas de cálculo puedes igualmente consolidar la información usando las herramientas de análisis de Excel. Sin embargo en las pymes es poco frecuente esa situación. Te recomiendo que si te ves obligado a elaborar tus medios magnéticos en Excel, armes tu base de datos en una sola hoja de cálculo y la aprendas a parametrizar.
3.  El tema de medios relacionado con los ITem “gastos efectivamente pagados” lo puedes obtener con la precisión del cirujano al armar un flujo de efectivo por el método directo. Es posible hacerlo con Excel, cuadrado al centavo, validado matemáticamente. Realizarlo mensualmente permite que la gerencia lo enfrente al presupuesto de tesorería y observe la ejecución presupuestal.
4. Si tu software contable te permite generar los listados auxiliares y en lugar de imprimirlos enviarlos a un archivo plano, el cual puedes abrir y trabajar con Excel, esto es, depurando la información de los encabezados y subtotales, y convertirla en una base de datos, puedes agilizar esta tarea de la mano de las macros de Excel. Las macros que organizan los archivos planos de los listados auxiliares y archivos de listados de terceros no son macros difíciles de hacer, tan solo necesitas que te muestren como se hace, está al alcance de cualquier persona que haya manejado un computador por lo menos los dos últimos años y conozca Excel. Buena parte de esa labor la enseño en el libro “Excel aplicado a la auditoría, contaduría y administración”, del cual he decidido renunciar a los derechos económicos y colocarlo gratis para la comunidad contable del mundo. El archivo del libro tiene por nombre “ExAp.Pdf” y puede descargarse (junto con muchísimos más recursos de los miembros) de la sección Archivos del grupo Excel Audi en Facebook:  http://www.facebook.com/groups/excelaudi/

En conclusión: Excel es una herramienta espectacular, y una de las maneras mas efectivas con la que es posible reducir los tiempos de procesamiento de información, realizar auditorías, anexos, cedulas sumarias, hacer los estados financieros, la declaración de renta, rastrear inconsistencias, hacer trazabilidad a los recursos, contabilidad forense etc, puede ser realizado muy rápidamente, incluso en minutos si aprendes a usar Excel.

Muchas herramientas y recursos están disponibles y gratis. No requieres ser un especialista ni ingeniero de sistemas. Excel es para todos, es una herramienta maravillosa que cada vez que la conoces, te sorprendes más y más.
Para más información, visite ExcelAudi.Com

Nota Biográfica del Autor:

Alejandro Quiceno García es Autor y Profesor de Excel, Contador de la Universidad del Valle, con experiencia en firmas de auditoría tales como Pricewaterhouse Coopers y Millán y Asociados, Multinacionales tales como la farmacéutica Eli Lilly, Empresas nacionales tales como Autoben Dacia, Calzado Versilia, Caja de compensación de la Andi Comfandi, entre otras.

Es el autor del Libro “Excel aplicado a la auditoría, contaduría y administración”, libro del cual ha renunciado a los derechos económicos y lo ha puesto para que sea descargado libremente en Internet.

También es autor del libro “Como elaborar el flujo de efectivo por el método directo”, “Manual para trabajar la información Exógena – Volumen 1” y actualmente ha comenzado a escribir artículos para la revista internacional Legis “Contabilidad y Auditoría”.

Es el creador del blog Excel Audi.Com y el grupo Excel Audi en la red social Facebook, superando los mil miembros en muy poco tiempo. En este grupo ha compartido muchos recursos de manera gratuita invitando a los miembros a que compartan a su vez material Excel de su autoría. El grupo Excel Audi en Facebook  está llamado a ser el grupo que más agrega valor a nuestras vidas, así como el grupo más grande de la red social Facebook.