Memorando de planeación para el cierre contable 2018 – Gabriel Vásquez Tristancho

En la época navideña muchas cosas se complican para los departamentos financieros, especialmente en aquellas compañías que tienen por costumbre permitir vacaciones colectivas de todo su personal. Resulta que los términos no se paralizan; junto con las festividades tienen lugar mil transacciones de todo tipo, incluido el “síndrome de final de año”, el cual consiste en que los gerentes o propietarios quieren dejar todo “listo” antes de la partida del 31 de diciembre, congestionándose muchas veces, innecesariamente, con cosas inútiles o con asuntos imposibles de efectuar, como, por ejemplo, sanear cuentas de proveedores de 5 años atrás.

Lo primero que se debe sugerir es que los departamentos financieros y contables no salgan a vacaciones colectivas en diciembre, y menos en los primero días de enero. Esto, por múltiples razones:

1. No hay cierres ni cortes de documentos oportunos, sino hasta cuando regresen de vacaciones colectivas.
2. Al presentar las declaraciones de retención en fuente o de IVA del mes de diciembre, por la congestión de documentos en todas las áreas que han estado en vacaciones se quedan sin tramitar, siendo luego necesario corregir dichas declaraciones con sobrecostos altísimos.
3. Trámites clave, como elaborar una factura antes del cierre del sistema en diciembre 31, cobrar un cheque antes del cierre bancario de diciembre, remisiones a clientes con fecha del año siguiente que ya no reciben por tratarse del año anterior, son algunos de los múltiples inconvenientes.

Por lo tanto, un memorando de planeación del cierre contable (y si lo prefieren igualmente fiscal) contiene por cada área las transacciones críticas, la fecha de entrega y el responsable. Al respecto, se comienza por el área de efectivo, con arqueos de caja al cierre del año (debido a que, si se realiza una semana después o una semana antes del cierre puede dar lugar a inconsistencias, e incluso fraudes). Posteriormente, se realiza el corte de documentos clave, es decir, el último documento utilizado, como un cheque, recibo de caja, egreso, factura, remisiones y guía de transportes, dejando una respectiva copia, en lo posible en un papel de trabajo. Con lo anterior se asegura que no haya transacciones posteriores y que su inclusión en el sistema contable requiera de autorización, que no debe ser del tesorero ni del contador, sino directamente de la gerencia.

Entre algunos otros ejemplos adicionales se encuentran la fecha de entrega y el responsable de conciliaciones bancarias, inventarios físicos, revisión de proveedores, mercancías no entregadas, devoluciones al cierre del año, conciliación con clientes especiales, parafiscales, y el cumplimiento oportuno de obligaciones tributarias tales como retención en la fuente e IVA.

Igualmente, se sugiere una revisión preliminar con los asesores tributarios para alinear la situación fiscal de diciembre 31 de 2018 y los preparativos del control de detalle obligatorio para este año.