Monitoreo del sistema de control de calidad en una firma de auditoría – Vladimir Martínez R.

De acuerdo con la NICC 1, la firma debe establecer un proceso de vigilancia diseñado para dar seguridad razonable de que las políticas y procedimientos relativos al sistema de control de calidad son relevantes, adecuados y están operando de manera efectiva. Este proceso debe estar enfocado a la revisión de los trabajos finalizados, con el propósito de verificar el adecuado cumplimiento de las políticas de calidad implementadas por la firma.

Las políticas y procedimientos de control de calidad son parte fundamental del sistema de control interno de la firma de auditoría. El seguimiento consiste principalmente en conocer este sistema de control y determinar –mediante entrevistas, pruebas de revisión a fondo e inspección de archivos del encargo y de otra documentación que sea relevante– si está diseñado y opera de manera eficaz (y en qué medida). También incluye dar recomendaciones para mejorar el sistema, particularmente si se detectan debilidades o si han cambiado las normas y prácticas profesionales.

Normalmente las revisiones deben ser ejecutadas por personas que no han participado en el trabajo. En firmas medianas y grandes, la revisión puede ser realizada por personal de otras oficinas miembros de la firma.

Este proceso debe incluir las siguientes acciones:

• Considerar y evaluar continuamente el sistema de control de calidad de la firma, incluyendo, de manera cíclica, la inspección de por lo menos un compromiso terminado de cada socio del compromiso.
• Determinar qué socio(s), u otras personas que cuenten con experiencia y autoridad suficientes y adecuadas en la firma, tendrá(n) la responsabilidad del proceso de vigilancia.
• Determinar que quienes lleven a cabo la revisión de control de calidad del compromiso no participen en la inspección del mismo.

Procedimiento de inspección

Las políticas y procedimientos que debe incluir el sistema de control de calidad están relacionadas con lo siguiente:

• Nombrar a un responsable del monitoreo del sistema de control de calidad.
• Definir procedimientos para obtener una evaluación respecto al cumplimiento de las normas profesionales y de las leyes y reglamentos que afecten la actuación de auditoría.
• Evaluar periódicamente el diseño e implementación del sistema de control de calidad.
• Reportar el resultado de la revisión del sistema de control de calidad a todos los miembros de la firma. Esto con el fin de que los temas de mejora sean conocidos por el personal que no fue revisado.
• Definir los responsables de preparar los planes de acción para subsanar las debilidades identificadas.
• Definir quién y con qué periodicidad debe dar seguimiento a los planes de acción diseñados para subsanar las debilidades.
• Definir cuáles son las consecuencias del incumplimiento con los planes de acción.
• Definir cuál es el alcance que se le dará a la revisión en términos de trabajos, socios y gerentes revisados.
• Definir cuáles son los criterios para la sección de revisores.
• Definir cómo se deben documentar las revisiones.
• Definir guías o procedimientos para que los resultados del monitoreo del sistema de control de calidad formen parte de los procesos de evaluación, desarrollo profesional y compensación del personal.
• Definir cuáles son los procedimientos a seguir cuando existen quejas de terceros o del personal por incumplimiento con normas profesionales, leyes o reglamentos que afectan la actuación profesional.

Factores que inciden en el diseño de la inspección

El diseño de la inspección puede verse afectado por muchos factores, entre estos los siguientes:

• Dimensión de la firma.
• Naturaleza y complejidad de la actividad de la firma.
• Riesgos asociados con la base de clientes y tipos de servicios que se prestan en los encargos.
• Número de oficinas y ubicación geográfica de las mismas.
• Evaluación general del funcionamiento y cumplimiento de cada oficina (si procede).
• Resultados de inspecciones anteriores y de inspecciones externas realizadas por organismos profesionales o entidades reguladoras.
• Grado de autoridad otorgado a los miembros, divisiones y oficinas de la firma.

Elementos a incluir en la documentación de las inspecciones

• Una evaluación de la observancia de normas profesionales y requerimientos reglamentarios y legales aplicables.
• Los resultados de la evaluación de los elementos del sistema de control de calidad.
• Una evaluación acerca de si la firma ha aplicado adecuadamente las políticas y procedimientos de control de calidad.
• Una evaluación acerca de si el informe del encargo es adecuado a las circunstancias.
• Identificación de deficiencias, las razones subyacentes por las que surgieron, su efecto y la decisión de si se requiere tomar más medidas, describiéndolas en detalle.
• Un resumen de los resultados y conclusiones alcanzados (que se entregue a la firma de auditoría), con recomendaciones para tomar medidas correctivas o realizar los cambios necesarios.

Temas a comprender en las evaluaciones efectuadas

• El grado de cumplimiento con las políticas y procedimientos de control de calidad y la observancia de normas profesionales y requerimientos reglamentarios y legales.
• La relevancia y adecuación de las políticas y procedimientos de control de calidad.
• En qué medida las políticas y procedimientos están actualizados y son congruentes respecto de los últimos pronunciamientos de la profesión.
• El control de calidad y la cultura de ética de la firma de auditoría (incluyendo la confirmación por escrito del cumplimiento con políticas y procedimientos relacionados con la independencia).
• La efectividad de las actividades de educación y desarrollo profesional.
• La adecuación de los materiales de guía y los recursos técnicos que se ofrecen.
• Los procesos de inspección interna de la firma de auditoría.
• El contenido, oportunidad y efectividad de las comunicaciones relativas a los problemas de control de calidad dirigidas al personal de la firma de auditoría.
• Determinación de la efectividad del seguimiento posterior a la terminación del proceso (por ejemplo, si se realizan oportunamente las modificaciones necesarias).

Mecanismos de seguimiento a utilizar por la firma de auditoría

• Programas de educación y formación práctica internos y externos.
• El requerimiento de que los socios y empleados conozcan, entiendan y hagan cumplir las políticas y procedimientos de la firma de auditoría.
• Una política que instruya a socios y empleados a no emitir ninguna información sobre los estados financieros del encargo, a menos que se hayan obtenido todas las aprobaciones necesarias.
• Un sistema estándar de control de finalización de los encargos y emisión de informes de la firma de auditoría, que indique todas las aprobaciones necesarias por tipo de encargo, función y persona responsable.
• Instrucciones al socio del encargo y al revisor de control de calidad del encargo para que realicen seguimiento continuado de las aprobaciones debidas.
• Instrucciones a todos los socios y empleados para que avisen a la alta dirección de la firma de auditoría cuando observen incumplimientos insignificantes o menores reiterados de las políticas o protocolos de la firma.

La decisión de contratar a un tercero independiente, o de establecer un sistema interno de seguimiento, y sus términos de referencia, variará de una firma de auditoría a otra y dependerá del nivel de los recursos con que cuente la firma en el momento de la inspección y de su habilidad para llevar a cabo el programa de manera efectiva.

En el caso de firmas de auditoría de reducida dimensión, esta función de seguimiento la pueden realizar profesionales externos, siempre que estén debidamente cualificados, o la firma puede optar por contratar a otra firma de auditoría con la que tenga una alianza.