Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Se acerca el cierre de fin de año y con esto un incremento importante en nuestras labores como auditores, por lo cual, es clave que realicemos una revisión del trabajo ejecutado hasta el momento, la planeación del trabajo que ejecutaremos durante los próximos meses (aproximadamente hasta marzo 31 del 2016), y la anticipación de algunas tareas que podemos realizar antes del 31 de diciembre y que seguramente nos van a quitar una carga importante de trabajo en el 2016.
A continuación, presentamos una serie de recomendaciones que han de tenerse en cuenta en nuestros cierres, para las auditorías de información financiera que emiten informes con corte a 31 de diciembre del 2015.
Esta serie de recomendaciones no pretenden abarcar la totalidad de situaciones, simplemente queremos que sirva de punto de partida para el mejoramiento de nuestra práctica de auditoría.
Recomendaciones para un cierre exitoso de auditoría
1) Realizar un precierre. El precierre se debe realizar en una fecha cercana al cierre a 31 de diciembre (ejemplo: 31 de octubre) y su objetivo es el de identificar situaciones que puedan tener implicaciones significativas en los estados financieros, con el fin de informarlas al cliente antes del cierre para que tenga tiempo de realizar las debidas correcciones y evitarle sorpresas de última hora (salvedades, limitaciones en el alcance, etc.).
Un factor clave de éxito para un precierre es contar con unos estados financieros bien depurados por parte de la administración de la compañía, es decir, que la compañía debe preparar sus estados financieros al precierre como si fuera el cierre de fin de año. Por lo anterior, es necesario que el auditor le transmita al cliente esta necesidad informándole los beneficios que va a traer para ambas partes.
2) Elaborar un cronograma de trabajo para el cierre en donde se tenga en cuenta:
3) Asegurarnos de que hemos cumplido con los compromisos adquiridos en la propuesta de auditoría, con nuestro cliente. Para los temas que estén pendientes por cumplir, definir un plan de acción.
4) Asegurarnos de que los papeles de trabajo de planeación, evaluación de controles y precierre, fueron finalizados y revisados por personas de nivel idóneo.
5) Asegurarnos de que para los riesgos significativos identificados hasta el momento, el auditor ha definido procedimientos de auditoría que le permiten dar respuesta a los riesgos de representación errónea en los estados financieros.
6) Asegurarnos de que los temas complejos que han surgido en la auditoría, hasta la fecha, han sido conocidos, analizados y solucionados por personal experimentado del equipo de auditoría, ejemplo: socio y gerente.
7) Definir y revisar los programas de auditoría que serán utilizados en el cierre y asegurarnos de que nos van a permitir evidencia suficiente y ajustada para formar nuestra opinión de auditoría.
8) Definir con el cliente un borrador de los estados financieros que incluya las presentaciones y revelaciones de acuerdo con el entendimiento de la entidad adquirido por el equipo de trabajo, así como con la estructura de los informes financieros de acuerdo con las normas aplicables. Las cifras de diciembre del 2015 pueden quedar en blanco comparadas con las cifras del 2014. (La elaboración de los estados financieros debe ser responsabilidad de nuestros clientes).
9) Definir un modelo de opinión estándar.
10) Enviar una solicitud de información a nuestro cliente en donde le notifiquemos la fecha de nuestra visita y la información necesaria para el cierre.
11) Si realizamos un precierre, asegurarnos de que los hallazgos fueron comunicados al cliente y se definió un plan de acción para que las correcciones quedaran incluidas en el cierre a 31 de diciembre.
12) Asegurarnos de que las deficiencias de control interno han sido comunicadas a los encargados de gobierno corporativo y a la administración, mediante una carta de recomendaciones y/o una presentación de los hallazgos.
13) Programar y participar en la toma física de inventarios de fin de año.
14) Elaborar las confirmaciones con terceros con fecha del 2016 y, en lo posible, enviarlas dentro de las dos primeras semanas de enero. Para las confirmaciones de clientes y proveedores se recomienda enviarlas y gestionarlas a finales del 2015, ya que su respuesta y análisis puede ser demorado, y para el período no cubierto realizar una corrida de saldos (verificar lo ocurrido entre la fecha de confirmación y la fecha de cierre).
15) Actualizar la materialidad con los estados financieros del cierre a 31 de diciembre, y evaluar si es necesario aumentar el alcance de los procedimientos de acuerdo con la materialidad final.
16) Definir un modelo de carta de representación (las representaciones de la Gerencia, son comunicaciones firmadas por el representante legal de la compañía y el contador, dirigidas al auditor en la que la Gerencia manifiesta que toda la información le fue suministrada al auditor y que los estados financieros reflejan de forma razonable la situación de la Compañía. Estas representaciones le ayudan al auditor a tener un soporte en caso de una demanda en su contra).
17) Otras sugeridas por los lectores en la sección de comentarios.
Hasta pronto,
C.P. Vladimir Martínez R.
Contador público (Universidad Santo Tomás), especialista en Administración de Empresas (Universidad del Rosario), con más de 15 años de experiencia en consultoría de negocios y auditoría financiera, adquirida en firmas de auditoría internacionales, KPMG y PWC.
Director de www.auditool.org, una Red Global de Conocimientos de Auditoría y Control Interno.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
