Notas débito y crédito: relación con clientes y proveedores

El registro, custodia y revisión de diferentes soportes y comprobantes contables sigue siendo una exigencia en Colombia; las notas débito y crédito hacen parte de los comprobantes que son usados para justificar ajustes a las cuentas con terceros. En este editorial explicamos su naturaleza.

En Colombia existe la exigencia de llevar una contabilidad documentada a través de soportes y comprobantes de origen externo o interno, esta exigencia se convierte en una herramienta que permite que los entes de supervisión realicen una verificación eficaz de la información financiera (ver artículos 123 a 127, y 133 a 135 del Decreto 2649 de 1993). Para evidenciar que la empresa cumple con ese requerimiento, generalmente se asigna la labor de registro, control o revisión a los profesionales contables, es decir, a los contadores, asesores, auditores o revisores fiscales.

Notas débito y crédito

Entre los documentos que sirven de soporte contable se encuentran las notas débito y crédito, notas que sirven como comprobantes contables y que se realizan para justificar el ajuste de una cuenta con terceros; estas pueden generarse, por ejemplo, por devolución de mercancía, cobro de intereses o corrección de saldos (ya sea porque se pactó un valor menor o mayor), situaciones originadas a favor de la entidad o a favor de terceros.

Respecto a lo anterior, surgen entonces las siguientes preguntas: ¿cómo se contabilizan notas débito y crédito, tanto de clientes como de proveedores?, ¿cómo aplica cada una de estas notas para clientes y proveedores?, ¿cómo se identifica la naturaleza de la nota débito o crédito?

Las siguientes son algunas posibles respuestas:

• Cuando se revisan las dinámicas de las cuentas, por ejemplo, de clientes o deudores (cuentas por cobrar), y se desea aumentar el valor de dicha cuenta, por ejemplo, por el cobro de intereses de mora u otras situaciones que incrementen el importe de la cuenta por cobrar, entonces nace la necesidad de utilizar una nota débito para aumentar dicha cuenta con una contrapartida de ingresos por intereses. Por su parte, la nota crédito es utilizada para disminuir la cuenta por cobrar, por ejemplo para el caso en que el cliente devuelva mercancía o en el caso en que se le haya cobrado un valor en exceso.
• Para el caso de los proveedores (cuentas por pagar) la naturaleza es distinta, se realiza la nota débito para disminuir el pasivo, ya sea porque se realizó una devolución de una mercancía a los proveedores, o la nota crédito para los casos en que se generen cargos adicionales y que deba asumir la entidad.

Notas débito y crédito con entidades bancarias

Aunque la relación entre la naturaleza de las notas crédito y débito para clientes o proveedores es muy sencilla, suelen presentarse confusiones al momento de realizar conciliaciones bancarias. El contador debe estar atento a que en los estados de cuenta o extractos de las entidades financieras se presentan notas débito o crédito que responden a la naturaleza de dichas notas para la entidad financiera, pero dicho manejo de la entidad financiera es diferente para la empresa. Vale la pena anotar que una nota débito vendría a ser un derecho o un beneficio para quien lo emite y una obligación o un egreso para la entidad que lo recibe.

• Cobro de cargos por la adquisición de una chequera por parte de la entidad: para el banco es una nota débito bancaria porque con dicho rubro el banco disminuye el valor de la obligación que tienen con la entidad, mientras que para la entidad es una nota crédito que disminuye el saldo de la cuenta “bancos”.
• Abono de rendimientos a la entidad por parte de la entidad bancaria: para la entidad bancaria es una nota crédito que incrementa su pasivo con la entidad, mientras que para la entidad es una nota débito que aumenta el valor de su cuenta “bancos”.
• Cobro de 4×1.000 por parte del banco: para el banco esta transacción genera una nota débito porque con dicho rubro el banco adquiere un valor que disminuye la obligación que tiene con la entidad, mientras que para la entidad es una nota crédito ya que está asumiendo dicho cargo, el cual incrementa su obligación con el banco.
• El banco comete un error en los cobros realizados asociados al manejo de la tarjeta de crédito empresarial: el error generaba un cobro mayor para la entidad, por tanto el banco genera una nota crédito que incrementa la obligación que tiene con la entidad, mientras que para la entidad dicha corrección disminuye los cargos asociados a su tarjeta de crédito, situación que genera para la entidad una nota débito.

¿Las notas débito y crédito están presentes en los Estándares Internacionales?

Los nuevos marcos técnicos normativos no se refieren a la documentación de las operaciones, ni establecen de manera específica qué documento debe ser llevado como soporte de una determinada transacción (razón por la cual siguen vigentes los lineamientos del Decreto 2649 de 1993 en cuanto a los libros y soportes contables); los Estándares Internacionales entregan una serie de lineamientos para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de los hechos económicos en los estados financieros.

La entidad debe tomar la decisión de cómo documentar el registro de sus operaciones, incluso utilizando los mismos documentos que usaba antes del proceso de convergencia, el objetivo es que dichos documentos sean verificables y comprensibles. De hecho, si hay una situación que requiera un documento específico, la entidad puede generarlo, por ejemplo, para soportar cambios de políticas contables o corrección de errores.

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