Notificación electrónica se convierte en el medio preferente de actos administrativos de la UGPP

Dentro de poco tiempo entrarán en vigor las disposiciones referentes a la notificación electrónica, como mecanismo preferente de notificación de actos administrativos a los contribuyentes por parte de la UGPP. Conozca estas y otras cuestiones relacionadas con la información contenida en el RUT.

Como es ampliamente conocido, la unidad de gestión pensional y parafiscales –UGPP– se encuentra facultada para requerir información a los contribuyentes en lo que respecta a la cotización de aportes al sistema de seguridad social –SG-SSS–y parafiscales, así como para realizar diferentes requerimientos referentes a aquellos eventos en los cuales no se realiza la entrega de dicha información o el contribuyente sea omiso, incurra en mora o liquide de forma inexacta el monto de los aportes al SG-SSS (consulte nuestro editorial Errores cometidos y conductas sancionables al entregar la información solicitada por la UGPP).

Dichos requerimientos deben realizarse a través de una notificación, la cual, según exponemos mediante nuestro editorial Medios utilizados por la UGPP para notificar un requerimiento, podría realizarse por medios electrónicos; personalmente, a la dirección de residencia del contribuyente mediante la utilización de correo certificado; a través de notificaciones por aviso, entre otras.

No obstante lo anterior, la UGPP expidió la Resolución 1263 de 2019, mediante la cual dispone que a partir del 1 de septiembre del 2019 la notificación electrónica (mediante correo electrónico) será el medio preferente para notificar a los contribuyentes sobre los distintos actos administrativos, de manera que ya no se efectuarían, notificaciones a través de correo terrestre, emplazamientos de forma personal, etc. en la primera instancia del proceso. Esta medida, según establece esta entidad, busca facilitar los trámites.

La resolución en mención dispone que los actos administrativos que serán notificados mediante correo electrónico, entre otros, serán los dispuestos mediante el artículo 565 del Estatuto Tributario –ET–, a saber:

• Requerimientos.
• Citaciones.
• Resoluciones que impongan sanciones.
• Liquidaciones oficiales.

Nota: mediante la mencionada resolución se establece que los actos administrativos que deban notificarse antes del 1 de septiembre de 2019 seguirán informándose mediante los medios tradicionales (de manera personal, mediante servicio de mensajería certificada, correo electrónico, notificación por aviso o emplazamiento), según lo establecen los artículos 565, 568 y 826 del ET.

Información contenida en el RUT

En lo que se refiere al tema en cuestión, a través de comunicado la UGPP informó que el correo electrónico oficial para efectos de notificación es el reportado en el registro único tributario –RUT–, según lo dispone el parágrafo del artículo 93 de la Ley 1943 de 2018 (Ley de financiamiento). Mediante dicho comunicado la entidad en mención hizo un llamado a los ciudadanos para actualizar de manera oportuna y permanente la información en el RUT, manifestando que:

“(…) es muy importante que los ciudadanos y los empleadores validen y/o actualicen la dirección electrónica que está registrada en el RUT, por cuanto esa será la que la Unidad utilizará para el envío de comunicaciones persuasivas, notifica los actos administrativos y toda la información que la Entidad necesite comunicarle a los ciudadanos y a las empresas obligadas dentro del Sistema de la Protección Social”.

Respecto a este punto, el artículo 5 de la resolución en mención establece que, una vez entren en vigor estas disposiciones (es decir, a partir del 1 de septiembre de 2019), cada vez que el contribuyente actualice o cambie su correo electrónico en el RUT, el antiguo correo electrónico seguirá teniendo validez dentro de los tres meses siguientes, sin que esto perjudique la validez de la nueva dirección electrónica registrada. Por lo tanto, existe la posibilidad de que el contribuyente pueda ser notificado a ambos correos, de forma simultánea, o solo al antiguo.

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