Novedades en el universo de los reportantes por el año gravable 2014: tipo de información y archivos que entregarían

Para conocer los cambios que se producen entre la solicitud de información exógena por el año gravable 2013 y la del año gravable 2014, realizamos un contraste entre el Proyecto de Decreto para solicitud de información año gravable 2013 y la Resolución 228 de oct. 31 de 2013 con la que se pide la información del año gravable 2014.

Todos los reportes tienen cambios en mayor o menor grado, desde el universo de reportantes hasta el tipo de información que se exige, que en algunos casos pasa a ser muy detallada. Por otra parte, los formatos de los archivos que se entregarían, los cuales por el año gravable 2014 como novedad pasan de ser XML a formato con extensión .CSV, lo que indica además que los archivos de los reportes del año gravable 2014 ya no serán los mismos archivos XML usados hasta los reportes de año gravable 2013; situación que ocasionará que la DIAN tenga que diseñar de nuevo la estructura de sus “solicitudes de envío de archivo”.

A continuación destacamos las más importantes novedades que se introducen en la exigencia de los reportes del año gravable 2013 y 2014:

1. Novedades en los reportes exigidos a Entidades Financieras  (Arts. 623, 623-2 (sic) y  631-3 del E.T)

Los reportes exigidos a las entidades financieras son especialmente importantes para la DIAN, pues con ellos se puede detectar en especial a las personas naturales y sucesiones ilíquidas que quedan obligadas a presentar al final del año gravable su respectiva declaración de renta.

a. Datos de consignaciones en cuentas bancarias y de ahorro

Años gravables 2013 y 2014

• Los reportes se harán sin importar cuánto haya sido el monto de las consignaciones que durante el año hayan hecho en todas las cuentas abiertas dentro de la misma entidad financiera. Se tendrían que hacer detallando el movimiento de la cuenta mes por mes e incluyendo otra serie de datos adicionales que nunca antes se pedían como “saldo promedio de la cuenta”, “mediana del saldo promedio de la cuenta”, etc.
• Formato.
  • Año gravable 2013: formato 1019 en el estándar XML. Se entregarían entre abril y mayo de 2014.
  • Año gravable 2014: por cada mes usarán 2 archivos de Excel grabados con el formato CSV que se complementan entre sí. Los 24 archivos CSV se entregarían entre abril y junio de 2015.

b. Operaciones de aperturas y/o renovaciones de CDT’s y/o bonos durante el año en la entidad bancaria

Años gravables 2013 y 2014

• Se harán sin importar el monto de los CDT abiertos o renovados durante el año y adicionalmente se tendrá que hacer el detalle de esas operaciones mes por mes dentro del respectivo año gravable.
• Formato.
  • Año gravable 2013 : formato 1020 en el estándar XML. Se entregaría entre abril y mayo de 2014.
  • Año gravable 2014: por cada mes usarán 2 archivos diferentes de Excel grabados con el formato CSV que se complementan entre sí. Los 24 archivos CSV se entregarían entre abril y junio de 2015.

c. Vigilados por Superfinanciera

Año gravable 2013

• Los tendrían que reportar a los terceros que hicieron inversiones anuales en carteras colectivas y fondos mutuos de inversión por montos superiores a $5.000.000
• Formato 1021 en estándar XML. Se entregaría entre abril y mayo de 2014.

Año gravable 2014

• Los vigilados por Superfinanciera y hasta los vigilados por Supersolidaria harían el reporte sin importar el monto aportado durante el año por el inversionista y lo tendrían que detallar mes por mes.
• Formato: por cada mes usarán 2 archivos diferentes de Excel grabados con el formato CSV y que se complementan entre sí. Los 24 archivos CSV se entregarían entre abril y junio de 2015.

d. Fondos de pensiones

Año gravable 2013

• Reportarían el consolidado total del año de todos los que hicieron aportes durante el año sin importar la cuantía de tales aportes.
• Formato 1022 en estándar XML. Se entregaría entre abril y mayo de 2014.

Año gravable 2014:

• Harán este reporte detallado mes por mes y adicionalmente involucrando datos nuevos tales como “año al que pertenece el aporte retirado durante el año”, “tipo de aporte (voluntario u obligatorio)” y “tipo de aportante (empleador, participe independiente, empleado)”.
• Formato: por cada mes usarán 1 archivo de Excel grabado con el formato CSV. Los 12 archivos CSV se entregarían entre abril y junio de 2015.

e. Consumos con tarjetas crédito y/o débito.

Año gravable 2013

• Los bancos vigilados por Superfinanciera reportarían a los terceros que hayan efectuado consumos o avances con sus tarjetas de crédito por montos anuales superiores a $20.000.000
• Formato 1023 en estándar XML. Se entregaría entre abril y mayo de 2014.

Año gravable 2014

• Los vigilados por Superfinanciera y Supersolidaria reportarían a todos los que hayan hecho consumos o avances no solo con sus tarjetas de crédito, sino también con sus tarjetas débito sin importar el monto de las utilizaciones efectuadas durante el año. Lo tendrán que hacer detallando los usos de la tarjeta mes por mes e incluyendo datos nuevos tales como “número de movimientos de compras en el exterior”, “valor del impuesto al consumo pagado con la tarjeta” “valor del IVA pagado con la tarjeta”, entre otros.
• Formato: por cada mes usarán 1 archivo de Excel grabado con el formato CSV. Los 12 archivos CSV se entregarían entre abril y junio de 2015.

f. Ventas a través del sistema de tarjetas de crédito y/o débito

Año gravable 2013

• Los bancos vigilados por Superfinanciera reportarían a los terceros que hayan recibido ingresos mediante tarjetas de crédito utilizadas por sus clientes por montos que en el año hayan superado los $10.000.000
• Formato 1024 en estándar XML. Se entregaría entre abril y mayo de 2014

Año gravable 2014

• Reportarían a todos los que hayan recibido ingresos no solamente con tarjetas crédito sino también hasta con tarjetas débito utilizadas por sus clientes sin importar el monto de los ingresos que terminaron recibiendo mediante tales tarjetas. Lo tendrán que hacer detallando mes a mes los ingresos recibidos mediante las tarjetas e incluyendo datos nuevos tales como el valor de lo que reciban por impuesto al consumo.
• Formato: por cada mes usarán un archivo de Excel grabado con el formato CSV. Los 12 archivos CSV se entregarían entre abril y junio de 2015.

g. Préstamos otorgados (diferentes a tarjeta de crédito):

Año gravable 2013

• Los bancos vigilados por Superfinanciera y los fondos de empleados reportarían a los terceros a los cuales se les hayan otorgado préstamos durante el año por valores superiores a los $20.000.000
• Formato 1026 en estándar XML. Se entregaría entre abril y mayo de 2014.

Año gravable 2014

• Las entidades financieras (incluídas las vigiladas por Supersolidaria) y  fondos empleados entregarán los detalles de todos los terceros a los cuales se les hayan hecho prestamos durante el año sin importar el monto. Además el reporte por el 2014 se elaborará detallando mes a mes las operaciones por préstamos otorgados.
• Formato: por cada mes usarán 1 archivo de Excel grabado con el formato CSV. Los 24 archivos CSV del se entregarían entre abril y junio de 2015.

h. Fondos de Cesantías

Año gravable 2014 y siguientes

• Tendrán que entregar con detalle mensual y sin importar los montos, los datos de todos los que durante el 2014 efectúen aportes y/o retiros a dichos fondos al igual que los rendimientos ganados durante el mes.
• Formato: por cada mes usarán un archivo de Excel grabado con el formato CSV. Los 12 archivos CSV se entregarían entre abril y junio de 2015.

2. Reportes exigidos a bolsas de valores, comisionistas de bolsa y a la Sociedad Administradora del Depósito Central de Valores DECEVAL (Arts. 625, 628 y  631-3 del E.T.)

a.  Bolsas de valores

Año gravable 2013

• Tienen que entregar el detalle sobre todas las operaciones de compras o ventas de títulos valores que fueron efectuadas durante el año ante dicha bolsa por parte de los diferentes comisionistas de bolsa, las comisiones que se ganaron esos comisiones y las retenciones a título de renta que se les practicó sobre dichas comisiones.
• Formato 1041 en estándar XML . Se entregaría entre abril y mayo de 2014 y contendría el consolidado de todas las operaciones del año gravable 2013.

Año gravable 2014

• Las Bolsas de valores tendrán que entregar ese mismo tipo de información pero detallándola mes por mes.
• Formato: Por cada mes usarán un archivo de Excel grabado con el formato CSV. Los 12 archivos CSV se entregarían entre abril y junio de 2015.

b. Comisionistas de Bolsa

Año gravable 2013

• Tienen que entregar el detalle sobre los terceros que efectuaron a través del respectivo comisionista operaciones de compra o venta de títulos cuando el valor acumulado en el año supere los $10.000.000.

Año gravable 2014

• Los Comisionistas tendrán que entregar ese mismo tipo de información pero tomando en cuenta un nuevo tope el cual se reduce a $1.000.000 y detallando las operaciones por cada mes del año 2014.

c. Sociedad Administradora del Depósito Centralizado de valores DECEVAL

Año gravable 2014 y siguientes

• Deceval tendrá que entregar la información de cada una de las personas o entidades que efectuaron a través de ella depósitos de títulos valores instrumentos financieros y valores que se encuentren o no inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios, sean emitidos en Colombia o en el exterior, cuyo valor acumulado en el periodo a informar sea superior a un millón de pesos.

3. Reportes exigidos a Cámaras de Comercio, Registraduría Nacional, Notarios, Tipógrafos elaboradores de facturas y Grupos Empresariales (Arts. 624, 627, 629, 629-1, 631-1 y 631-3 del E.T.)

a. Cámaras de Comercio

Año gravable 2013

• Reportarían los datos básicos de las sociedades creadas y las liquidadas durante el año fiscal.
• Formatos 1038 y 1039 en XML el cual entregarían entre abril y mayo de 2014,

Año gravable 2014

• No solo reportarán a las sociedades creadas durante el año sino también a las personas naturales que se inscriban como comerciantes. Respecto de esas sociedades o personas les tocará adicionalmente entregar cerca de 74 datos nuevos. Adicionalmente también entregará los datos básicos de los Grupos empresariales registrados en la Cámara.

Año gravable 2014

• Reportarán en corte anual, y lo entregarán entre abril y junio de 2015 mediante la elaboración de tres tipos de archivos diferentes en formato CSV.

b. Registraduría Nacional del Estado Civil

Año gravable 2013

• Entregaría los datos básicos de las personas fallecidas durante el año.
• Formato 1028 en XML el cual entregarían en febrero 28 de 2014.

Año gravable 2014

• Entregarán el mismo tipo de información usando un solo archivo CSV.

c. Notarios

Año gravable 2013

• Presentarían los datos básicos de los que participaron en las operaciones de compra venta de bienes o derechos ante la notaría, sin importar el monto de la operación y detallando por el 2013 datos adicionales que no se pedían hasta el 2012.

Año gravable 2014

• Se les piden los mismos datos y adicionalmente tendrán que incluir el Número de la Escritura pública y los datos de las personas que no participaron ni como adquirentes ni como enajenantes sino como simples “Testigos”.

d. Tipógrafos elaboradores de facturas de venta

Año gravable 2013

• Presentarían los datos de los terceros que les ordenaron efectuar trabajos de impresión o tipografía de facturas de venta y los detalles de esas facturas elaboradas.

Año gravable 2014

• Se vuelven a pedir los mismos tipos de datos con la novedad de tener que discriminar el “tipo de documento” que elaboraron.

e. Grupos Empresariales

Año gravable 2013

• Presentarían los datos de sus estados financieros consolidados y los datos de quienes a diciembre 31 sean las compañías subordinadas nacionales y las subordinadas del exterior.
• Formatos 1034, 1035 y 1036 elaborados en XML que entregarían en junio 28 de 2014.

Año gravable 2014

• Entregarían los mismos tres tipos de reportes, elaborados en corte anual.
• Formato: Los tres tipos de archivos en formato CSV los cuales entregarían en junio de 2015.

4. Nuevos reportes exigidos a quienes vendan y/o compren bonos para beneficios de los trabajadores  (art. 631-3 del E.T.)

Personas naturales, sucesiones ilíquidas y personas jurídicas, si durante el 2014 compran o venden  algún tipo de bono o vale para beneficios a los trabajadores (ejemplo: bonos “canasta pass”, “gasolina pass”,“útiles escolares pass”, etc), tendrán que entregar la siguiente información, la cual se elaboraría por cada mes del año 2014 teniendo que entregar todos los archivos del año 2014 en una sola entrega, entre abril y mayo de 2015:

a) Quienes vendan bonos o vales tienen que reportar el detalle de la totalidad de dichas ventas (sin importar el monto) indicado los datos de quien los adquirió, la clase y el valor de los mismos.

Formato: Los archivos con los que mensualmente recogerían esa información se elaborarían en un solo tipo de archivo mencionado en el numeral 9.1 del anexo técnico de la Resolución.

b) Quienes compren bonos o vales tienen que reportar el detalle de los trabajadores a los cuales se les entregaron dichos bonos.

Formato: Los archivos con los que mensualmente recogerían esa información se elaborarían en un solo tipo de archivo mencionado en el numeral 9.2 del anexo técnico de la Resolución.

5. Nuevos reportes exigidos a quienes durante el 2014 lleguen a tener dos o más trabajadores con vínculo laboral

Personas naturales, jurídicas, sociedades y asimiladas, así como entidades públicas y privadas que durante el 2014 lleguen a tener dos o más empleados con vinculación laboral, se les solicita que elaboren con corte mensual, los dos tipos de archivos que se mencionan en los numerales 10.1 y 10.2 del anexo técnico donde quedarían reportados los datos básicos de todos sus trabajadores, junto con el detalle discriminado de los valores que le constituían y no constituían salarios en el mes.

Estos dos archivos los entregarían en una única fecha, entre abril y junio de 2015.

El parágrafo del art. 20 se dispuso que el suministro de la información correspondiente a los meses de enero a octubre de 2014, será opcional, de modo que los meses por los cuales sería obligatorio elaborar los dos archivos serían noviembre y diciembre de 2014.

6. Nuevo reporte para el control de la facturación expedida durante el año

Algunas personas naturales y jurídicas, si existían en el año 2012 y tenían cierto tope de ingresos brutos y durante el 2014 son obligados a declarar renta por el año gravable 2014 y al mismo tiempo son obligados a expedir “factura de venta” o “documento equivalente a factura de venta”, tendrán que elaborar por cada bimestre del año 2014, los archivos que le correspondan de entre los tres archivos mencionados en los numerales 15.1 ó 15.2 ó 15.3 del anexo técnico de la Resolución.

Los archivos que elaboren con corte bimestral los entregarían en una única fecha de entrega, entre abril y junio de 2015 (entregarían 6 archivos en esa sola entrega).

En el numeral 11 del art. 3 de la Resolución 228 detalla los obligados a hacer este tipo de reporte.

7. Reportes exigidos a los contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales (arts. 631 y 631-3 del E.T.)

Año gravable 2014

Los obligados a hacer los reportes (definidos en los numerales 1 hasta 10 del art. 3 de la Resolución 228 de 2013) tienen que clasificarse como “personas o entidades obligadas a llevar contabilidad” o “personas o entidades no obligadas a llevar contabilidad” . Cada quien deberá observar los 10 numerales de dicho artículo y luego de decidir si le aplica alguno de ellos, deberá, por su propia cuenta, autoclasificarse como obligado o no obligado a llevar contabilidad.

Luego de definir si le aplica alguno de los criterios y de autoclasificarse si durante el 2014 estará o no obligado a llevar contabilidad, sucederá lo siguiente:

a) Quiénes son obligados a llevar contabilidad:

• Solo realizarán los reportes de los arts. 21 y 27 de la Resolución 228 de 2013.
• Consorcios o uniones temporales adicionalmente harán los reportes del art. 23.2.
• Operadores de los contratos de exploración de hidrocarburos adicionalmente harán los reportes del art. 23.3.
• Mandatarios en contratos de mandato adicionalmente harán los reportes del art. 23.4.
•  Sociedades fiduciarias administradoras de los patrimonios autónomos adicionalmente harán los reportes de los arts. 23.5.

b) Los que no sean obligados a llevar contabilidad: realizarán los reportes de los arts. 22 y 27 de la Resolución 228 de 2013.

c) Tanto obligados como no obligados a llevar contabilidad: aparte de los otros reportes que le correspondan, y les aplica el numeral 1 o 2 del art. 3 de la Resolución, deberán adicionalmente hacer el reporte del art. 33 de la Resolución

8. Nuevo prevalidador tributario y nuevos procesos para entregar virtualmente los nuevos archivos

Los archivos de los reportes del año gravable 2014 ya no serán los mismos archivos XML usados hasta los reportes de año gravable 2013, pues se usarán archivos CSV los cuales se tendrán que nombrar de una nueva forma,  y en los cuales sí pueden caber más de 5.000 registros, etc.

Esto obviamente ocasionará que la DIAN  tenga que diseñar de nuevo la estructura de sus “solicitudes de envío de archivos”.