Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Infografía (haz click en la imagen para ampliar)
A través de un comunicado de prensa de fecha noviembre 20 de 2012, la DIAN informó a los contribuyentes sobre los cambios que se han venido aplicando a partir de este mes en el proceso de la presentación ante los bancos de los “formularios de IVA” (formulario 300) o los “recibos de pago en bancos” (formulario 490).
Cuando dichos documentos no hayan sido comprados en papel en las oficinas de Servientrega sino que hayan sido diligenciados en el portal de la DIAN, en tal caso terminarán imprimiéndose con un código de barras especial adicional en su zona lateral derecha el cual hará que en el banco no se les tenga que poner el tradicional sticker o autoadhesivo que siempre se ponía en tales documentos.
El comunicado dice textualmente lo siguiente:
“Bogotá, noviembre 20 de 2012. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, informa que los contribuyentes que no cuenten con certificado digital y diligencien a través de los Servicios Informáticos Electrónicos (www.dian.gov.co), sus declaraciones de impuesto sobre las ventas Formulario 300 y el recibo de pago de impuestos nacionales Formulario 490, éstos se les generarán con dos códigos de barras y no requerirán de adhesivo una vez presentados en las entidades bancarias autorizadas.
….
Este es otro avance que la DIAN lleva a cabo en su proceso de modernización, facilitación de servicios y acercamiento al ciudadano, ya que con estos formularios, de manera inmediata ingresará la información a las bases de datos de la Entidad.”
(el primer subrayado es de la DIAN; el segundo es nuestro)
Adicionalmente, se indica que en el formulario 490, cuando se utilice para cualquiera de los múltiples impuestos que con él se pueden cancelar (renta, IVA, retención, impuesto al patrimonio, etc), se tendrá que tener cuidado de que la fecha en que quede elaborado, y que se vería dentro de la casilla 32 del formulario, es la misma en que se debe llevar al banco pues de lo contrario el banco no lo recibiría en otra fecha diferente. El comunicado dice:
“Es importante tener en cuenta, que el usuario debe digitar la fecha de presentación en la entidad bancaria, en la casilla 32 del formulario 490. Si la fecha no concuerda con la de presentación, el formulario será rechazado por el banco.”
El hecho de que ahora los formularios de IVA impresos en el portal de la DIAN, o cualquier formulario 490 de pago en bancos para el pago de cualquier impuesto impreso también en el portal, sean documentos a los cuales no se les colocarán sticker en los bancos servirá para frenar algunos fraudes que a veces se han descubierto entre los mensajeros de las empresas.
Algunos cuentan que a veces les ha sucedido que enviaban a sus mensajeros al banco con dinero en efectivo para presentar un formulario 490 en el que se pagaría por ejemplo 1.000.000 a una X obligación tributaria. Pero el fraude que comete el mensajero es elaborar adicionalmente en forma manual otro formulario 490, con un valor pequeño (1.000), el cual no requiere firmas de los gerentes ni contadores, y lograr que a ese formulario le pusieran el sticker. Luego, con mucha técnica, levantaba ese sticker del formulario 490 y se lo pegaba al formulario 490 de 1.000.000 con que lo habían enviado desde la empresa y al cual adicionalmente le adulteraban el sello de las entidades bancarias de “presentado con pago” (pues falsificar los sellos es fácil pero no los sticker). El fraude solo se descubría cuando a la empresa le llegaban los cobros de la DIAN por obligaciones pendientes de pago o a las que solo les habían registrado un pago de “$1.000”.
Por tanto, como todavía es posible que los bancos sigan poniendo sticker a los formularios que sí sigan siendo comprados en Servientrega (pues dejarán de ponerle sticker es a los elaborados en el portal de la DIAN), o porque incluso a los que se elaboran en el portal solo les pondrán el sello de “presentado con pago” (el cual podría ser fácil de falsificar), lo mejor es que siempre los formularios 490 se presenten, ojalá virtualmente (teniendo para ello contraseñas bancarias para hacer pagos virtuales), o sino con pagos realizados mediante cheques girados al primer beneficiario (el banco).
Además, es importante estar siempre haciendo consultas permanentes a la DIAN sobre el “estado de cuentas del contribuyente” para verificar que todas las declaraciones presentadas y sus pagos sí estén correctamente reconocidos en el sistema de cuenta corriente de la DIAN. Lastima que esa todavía sea una diligencia que se tiene que seguir haciendo con desplazamiento a las sedes de la DIAN pues no está habilitado dentro de los servicios informáticos electrónicos.
Es importante recordar que de acuerdo a lo establecido en el numeral 13 del Art. 1 de la Resolución 12761 de diciembre 26 de 2011, todas las personas jurídicas, por el solo hecho de que en el RUT lleguen a figurar como agentes de retenciones en la fuente, quedan automáticamente obligadas a convertirse en declarantes virtuales y en tal caso todas sus declaraciones, incluidas las de IVA, las deben diligenciar y presentar virtualmente y por tanto no tienen que imprimirlas ni llevarlas al banco.
Lo único que llevan al banco sería el formulario 490 para realizar el pago, aunque incluso, si tienen mecanismos para pagos virtuales con sus cuentas bancarias, en ese caso también podrían hacer el pago virtual directamente en el portal de la DIAN y se ahorrarían la ida al banco.
En cambio, las personas naturales que pertenecen al régimen común no siempre tienen mecanismos de firma digital ni quedan obligados a presentar sus declaraciones en forma virtual pues a muchas todavía no les aplica ninguno de los 14 criterios mencionados en la resolución 12761 de 2012 (no son notarios, no son contadores o revisores fiscales de entidades que declaran virtualmente, no están obligados a presentar información exógena, etc).Esas personas naturales que no tienen mecanismos de firma digital lo único que pueden hacer, si se quieren ahorrar los $3.500 que hoy cuesta el formulario físico de IVA en las oficinas de Servientrega, o los $1.500 que les costaría el formulario 490, es utilizar los últimos 13 números del código de barras de su RUT y abrir con eso una “cuenta de usuario” en el portal de la DIAN, para con ello poder entrar al proceso de solamente “diligenciar” los formularios pero teniendo que imprimirlos en impresoras de tinta (en original y una sola copia), firmarlos con bolígrafo, y luego llevarlos al banco.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
