Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Las personas naturales que no están obligadas a presentar sus declaraciones tributarias en forma virtual, pero que sí lleguen a actuar como agentes de retención durante el 2015, van a tener que acudir a la DIAN a obtener mecanismos digitales pues el nuevo formulario 350 para declaraciones mensuales de retenciones en la fuente que se usará durante el 2015 no se podrá presentar en bancos y solo se deberá presentar virtualmente.
Otra complicación se empezará a generar en la DIAN durante el presente año 2015 por causa de que el nuevo formulario 350 – que se diseñó para la presentación mensual de las declaraciones de retenciones en la fuente a título de renta, IVA y timbre– solo se podrá presentar de forma virtual y no será posible presentarlo en bancos por parte de aquellos personas naturales que sean agentes de retención pero que aún no están obligadas a declarar virtualmente.
Sucede que en el artículo 12 de la Resolución 263 de diciembre 29 del 2014 se dispuso que en la elaboración del nuevo formulario 350 que se usará durante el 2015 existirá una “Hoja 2” en la cual, para explicar los valores que se lleven a los renglones 57 a 68 de la hoja principal del formulario sobre retenciones practicadas a título de renta a terceros domiciliados en el exterior, se deberán detallar las “bases”, “tarifas”, “código de país” y “valor de la retención”. Al respecto, en las instrucciones que se incluyeron en el parágrafo del artículo 12 de la Resolución 263 se lee lo siguiente:
“Parágrafo 2. Los agentes retenedores que hagan pagos o abonos en cuentas por concepto de rentas sujetas a impuesto en Colombia, a favor de sociedades u otras entidades extranjeras sin domicilio en Colombia, personas naturales sin residencia en Colombia o sucesiones ilíquidas de causantes que no eran residentes en Colombia, deberán presentar el Formulario No. 350 a través de medios electrónicos diligenciando los datos anexos de la sección “Retención a título de renta practicadas por pagos o abonos en cuentas al exterior” que se verán reflejados en la hoja 2, la cual hace parte integral de este formulario.
(el subrayado es nuestro)
Y en el instructivo que se colocó al reverso del formulario 350, también se lee lo siguiente:
“Las casillas 57 a 68 son diligenciables a través de la Tabla que se despliega para cada uno de los renglones. En la Tabla que se despliega debe seleccionar el código del país o países receptores del pago, diligenciar la base y tarifa y el sistema le calcula automáticamente el valor de la retención. El sistema acumulará el total de registros que se diligencien y los ubicará en la casilla que se haya seleccionado (Hoja 2).
(el subrayado es nuestro)
Una vez diligenciadas tanto la Hoja 1 (hoja principal) como la Hoja 2 (con el detalle de las retenciones practicadas a terceros en el exterior), el sistema genera el archivo PDF de ambas hojas. Sin embargo, si alguien que no es declarante virtual termina entrando al portal de la DIAN para solamente diligenciar el formulario 350 y luego imprimirlo, firmarlo con bolígrafo y llevarlo al banco, en ese caso se tendría que llevar al banco tanto la Hoja 1 como la Hoja 2 y lo que allí sucedería es que en el banco solo le recibirán la Hoja 1. ¿Cómo soluciona la DIAN ese problema?
En vista de que la “Hoja 2” no está diseñada para ser llevada hasta los bancos, sucede que, cuando por ejemplo una persona natural agente de retención que no tiene firma digital, y que solo desea diligenciar en el portal de la DIAN el respectivo formulario 350 para imprimirlo, fírmalo con bolígrafo y luego presentarlo en bancos, el sistema le despliega el siguiente mensaje.
Una vez desplegado ese mensaje, el sistema le impide a la persona natural continuar con la elaboración de su formulario 350. Además, el formulario 350 tampoco se puede elaborar por la opción de “usuarios no registrados” que la DIAN diseñó a mediados del 2014.
Por tanto, las personas naturales que sean agentes de retención a título de renta o de IVA, y que aún no están obligadas a presentar de forma virtual sus declaraciones tributarias –pues no les aplica ninguno de los criterios de la Resolución 12761 de diciembre del 2011–, tendrán que acudir forzosamente a la DIAN a que les asignen mecanismos de firma digital para así poder elaborar y presentar virtualmente el formulario 350 durante el presente año 2015. Ojalá se den cuenta a tiempo de este cambio tan brusco que les está haciendo la DIAN y puedan obtener con tiempo dichos mecanismos para que sus declaraciones no les queden extemporáneas.
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