Obligaciones del representante legal frente al uso de su firma electrónica son inalienables


24 mayo, 2018
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Solo el representante legal debería conocer la contraseña de la firma electrónica que le asigna la Dian pues esta es personal e intransferible. El día que eso se cumpla y los representantes pierdan horas valiosas frente al Muisca, el plantón será de la nación entera.

El pasado 11 de mayo de 2018, cuando los contadores decidieron protestar pacíficamente frente a las sedes de la Dian por causa del pésimo funcionamiento de su plataforma Muisca, que impide la oportuna presentación de las declaraciones y reportes tributarios, se puso en evidencia que el trabajo que hacen los contadores debería ser realizado por los representantes legales de los entes jurídicos, o por las personas naturales declarantes. Por tanto, solo estos últimos debieron haber sido los protagonistas de la protesta.

“la contraseña asignada por la Dian al representante legal (o a la persona natural declarante) al momento de otorgarle su respectiva firma electrónica es personal e intransferible”

En efecto, es claro que la contraseña asignada por la Dian al representante legal (o a la persona natural declarante) al momento de otorgarle su respectiva firma electrónica es personal e intransferible, y que, por tal, debería ser de exclusivo conocimiento del representante legal.

En consecuencia, si nos atenemos a la letra de la norma en lo respectivo al uso o transferencia de las contraseñas, debería entenderse entonces que el ejercicio de los contadores debería limitarse únicamente a la elaboración de declaraciones y/o reportes, y que, verbigracia de ello, quienes se encontrarían en la responsabilidad de firmar electrónicamente y presentar dichas declaraciones o reportes (con todo y los retrasos que supone tal ejercicio) serían los representantes legales o las personas naturales declarantes.

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Lo anterior tiene un mayor sustento si recordamos que en el pasado, cuando las declaraciones se presentaban en papel (o cuando los reportes de información exógena se entregaban en un CD acompañado de una hoja en papel), nadie se ponía en el trabajo de “hacerle la firma con bolígrafo” al representante legal o persona natural declarante. En esas épocas dicho titular de la firma sí tenía que sacar su bolígrafo y firmar autógrafamente sus respectivas declaraciones y/o reportes.

Los argumentos anteriores, nos sirven para señalar que el hecho de que ahora las declaraciones y/o reportes se presenten de forma virtual no es excusa para eximir al representante de su obligación (legítima y personal) frente a la firma electrónica de lo que le es debido. Eso no es para nada justo ni lógico.

Además, es válido traer a colación que los mencionados titulares de la firma, se arriesgan al permitir que otras personas conozcan y usen la contraseña de su firma electrónica privada y serán responsables jurídicamente por todos los problemas que se puedan derivar el día en que esas otras personas cometan graves irregularidades con el contenido de las declaraciones y/o reportes. Aunque parezca obvio, debe enfatizarse en que lo más seguro es que el propio representante legal sea quien realice el proceso de firma de dichos documentos.

Siendo claro lo anterior, si algún día los representantes legales cumplieran con sus obligaciones frente a la ineficiente plataforma de la Dian, el plantón ya no sería de los contadores sino de la nación entera, pues ese día los representantes legales entenderían los traumatismos a que se ven sometidos los contadores por culpa de una plataforma tan defectuosa como la que tiene la Dian.

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Por tanto, queda abierto el debate: ¿deberían o no los representantes legales (y las personas naturales declarantes) ser los únicos en conocer las contraseñas de sus firmas electrónicas y por tanto hacerse cargo ahora sí de sus obligaciones en la plataforma de la Dian?

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