Obligaciones para toda empresa al firmar un contrato de trabajo: 10 respuestas clave

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  • Publicado: 29 octubre, 2018

Cuando se firma un contrato de trabajo nace para la entidad contratante la obligación de cumplir una serie requisitos, los cuales, sino son atendidos, pueden generar el pago de diversas sanciones de carácter laboral. A continuación, presentamos 10 respuestas clave a preguntas sobre el tema.

Aportes a seguridad social sobre los meses que no tienen 30 días 

Para efectos de realizar los pagos de acreencias laborales que se desprenden de un contrato de trabajo como por ejemplo los salarios, la seguridad social y las prestaciones sociales; los meses se toman como si todos contaran con una duración de 30 días.  Lo expuesto anteriormente no tiene aplicabilidad para los trabajadores a los cuales se les permite cotizar por días, debido a que no cumplen con los requisitos establecidos en el artículo 2.2.1.6.4.6 del Decreto único reglamentario del sector trabajo 1072 de 2015, ni tampoco es aplicable en los casos en los cuales un persona inicia o finaliza un contrato de trabajado por ejemplo a mitad de mes.

Por otra parte, se debe tener presente que dentro las normas laborales no se han establecido parámetros para realizar aportes a seguridad social en los meses con 28, 29 o 31 días, razón por la cual el Ministerio del Trabajo emitió el Concepto 53034 de 2014, en el que aclara que por regla general y para efectos de liquidar los aportes en mención, se tomarán los meses del año como si todos fueran de 30 días. 

Validez de la estipulación de un período de prueba por cuatro meses 

Aunque es válido que en un contrato de trabajo se estipule y se firme un período de prueba para que las partes puedan evaluar si las condiciones del contrato y el ejercicio de las actividades llenan sus expectativas, es de anotar que según el artículo 76 del Código Sustantivo del Trabajo −CST−, dicho período de prueba no puede exceder los dos meses.

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Así si para el caso en mención se fijó un período de prueba por cuatro meses, tal pacto pierde toda validez, dado que va en contravía de lo que establece la norma laboral. 

Pago de prestaciones sociales de manera mensual 

Cuando se firma un contrato de trabajo nace para el empleador la obligación de efectuar una serie de pagos distintos a los salarios, como es el caso de las prestaciones sociales, es decir las cesantías, la prima de servicios, los intereses a las cesantías y las vacaciones.

Ahora bien, es importante aclarar que los pagos en mención deben ser cancelados conforme a las instrucciones dadas en el CST y no según las políticas de la empresa, por lo tanto no sería correcto pagar de manera mensual las cesantías, por ejemplo, pues estas deben ser liquidadas al 31 de diciembre de cada año y consignadas a un fondo de cesantías a más tardar el 14 de febrero del año siguiente, sin importar que el contrato se haya pactado a término fijo o indefinido. 

Pago de aportes parafiscales por empleado en período de vacaciones 

Toda persona vinculada mediante un contrato de trabajo, tiene derecho a 15 días de descanso remunerado por concepto de vacaciones una vez haya cumplido un año de servicio, según lo indicado en el artículo 186 del CST.  Es de anotar que durante dicho período se suprime para el empleador, respecto al trabajador, la obligación de reconocerle el auxilio de transporte y el pago del aporte ante la ARL.

No ocurre lo mismo con los parafiscales que, recordemos, se deben pagar durante este tiempo, pues como lo señala el artículo 17 de la Ley 21 de 1982, el contrato no se encuentra suspendido. 

Pago de incapacidad médica para empleado contratado recientemente 

Cuando se vincula a una persona mediante un contrato de trabajo que lleva poco tiempo de haber sido firmado, y dado que aún no se ha realizado el primer pago de seguridad social, si el trabajador llega a presentar una incapacidad médica quien debe asumir el pago es la empresa. 

Empleados que tienen derecho al pago de la dotación empresarial 

Por regla general las empresas se encuentran obligadas a efectuar la entrega de dotación empresarial a todos los trabajadores que devenguen hasta dos salarios mínimos de acuerdo con lo indicado en el artículo 230 y siguientes del CST.

Para no incurrir en sanciones moratorias, la dotación empresarial debe ser suministrada cada cuatrimestre en las siguientes fechas: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre de cada año.  Recordemos que la dotación también debe ser suministrada a los trabajadores que hayan cumplido con tres meses de servicio. 

Reconocimiento del auxilio de transporte cuando se labora media jornada 

Cuando una entidad vincula a una persona mediante un contrato de trabajo con un sueldo por debajo de dos salarios mínimos, debe asumir, entre otras obligaciones laborales, el pago del auxilio de transporte y el suministro de la dotación.

Igualmente, es importante precisar que el auxilio de transporte debe ser cancelado en su totalidad, sin importar que el trabajador labore media jornada, valor que no forma base para realizar los aportes a seguridad social, pero sí para el pago de las prestaciones sociales. 

Medio por el cual se da a conocer el reglamento interno de trabajo a los empleados 

El reglamento interno de trabajo, regulado en el artículo 104 y siguientes del CST, es un documento que debe ser generado por las empresas, con la finalidad de que los trabajadores conozcan las normas o políticas que rigen al interior de las mismas.  Es de anotar que el empleador tiene cierta autonomía para fijar políticas, pero estas nunca podrán ir en sentido contrario de lo que dispone el CST.

Por otro lado, se precisa que el reglamento interno debe ser impreso y situado en una parte visible de la empresa, para que los trabajadores puedan acceder a la información con facilidad.  Adicionalmente, dicho documento puede ser enviado por correo electrónico a los trabajadores, con el fin de que siempre tengan a mano la información en caso de presentarse alguna inquietud. 

Indemnización laboral para empleado que se retira por el no pago de salarios 

Si un trabajador logra demostrar que su renuncia obedece a una de las justas causas establecidas en el artículo 62 del CST, como por ejemplo el no pago de salarios de manera reiterada o la no entrega de elementos o herramientas de trabajo para poder cumplir con las labores asignadas, en tal caso el empleador deberá realizar el pago de la respectiva indemnización laboral.

Recordemos que el pago de la indemnización laboral varía de acuerdo con el tipo de contrato de trabajo firmado, es decir que depende de si se trata de un contrato a término fijo o indefinido, razón por la cual se deben revisar los aspectos señalados en el artículo 64 del CST. 

Pago de exámenes médicos para ingreso a la empresa 

Existen tres tipos de evaluaciones médicas ocupacionales en el sistema de seguridad y salud en el trabajo, las cuales determinan si el trabajador está en óptimas condiciones para poder desempeñar las funciones asignadas. Ahora bien, es pertinente mencionar que las evaluaciones médicas antes, durante y después de la vinculación laboral deben ser cubiertas por el empleador.

En ese sentido conviene que los empelados soliciten una copia de los resultados de los exámenes médicos para que puedan también evaluar si quizá han sufrido algún deterioro a causa del desempeño de sus funciones. 

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