Oficio 001746 de 10-11-2017

DIAN
Oficio 001746
Noviembre 10 de 2017

Tema Procedimiento Tributario
Descriptores RUT – Actualización
Fuentes formales Artículo 555-2 del Estatuto Tributario, Decreto 2460 de 2013.

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Ref.: Radicado 000476 del 18/10/2017

Cordial saludo, Dra. Natasha.

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, es función de esta Subdirección absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de esta entidad.

En particular solicita conceptuar si ¿Pueden realizar actividades de importación y exportación los usuarios a lo que se les haya proferido un acto administrativo de suspensión del RUT?.

Sobre las funciones relacionadas con atención de consultas cabe precisar que de acuerdo con nuestras funciones no es procedente conceptuar sobre los procedimientos específicos a seguir, o las actuaciones particulares por adelantar con ocasión de actos o actuaciones administrativas de los funcionarios de esta entidad, tampoco corresponde definir, desatar, investigar o juzgar las actuaciones administrativas de los mismos, considerando que a esta Subdirección le corresponde absolver consultas sobre interpretación y aplicación de normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias.

En igual sentido, los conceptos que se emiten por este despacho tienen como fundamento las circunstancias presentadas en las consultas y buscan atender los supuestos de hecho y derecho expuestos en estas en forma general; por ello, se recomienda que la lectura del mismo se haga en forma integral para la comprensión de su alcance, el cual no debe extenderse a situaciones diferentes a las planteadas y estudiadas.

No obstante lo anterior, y con el ánimo de despejar dudas sobre el trámite y requisitos de las modificaciones en el RUT y los efectos de la suspensión en este registro, se puede manifestar que el Decreto 1625 de 2016 reglamentó el artículo 555-2 del Estatuto Tributario, señalando en las normas que se transcriben los requisitos y procedimientos para la formalización de la inscripción en el registro único tributario RUT y para la actualización de mismo.

Los apartes normativos pertinentes se transcriben a continuación:

El artículo 555-2 del Estatuto Tributario dispone:

“Artículo 555-2. Registro único tributario, RUT. El registro único tributario, RUT, administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del régimen común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros*, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, respecto de los cuales esta requiera su inscripción. (Subrayado fuera de texto)
(…)
Los mecanismos y términos de implementación del RUT, así como los procedimientos de inscripción, actualización, suspensión, cancelación, grupos de obligados, formas, lugares, plazos, convenios y demás condiciones, serán los que al efecto reglamente el Gobierno Nacional.
(…)
Parágrafo 1º- El número de identificación tributaria, NIT, constituye el código de identificación de los inscritos en el RUT. Las normas relacionadas con el NIT serán aplicables al RUT.

PARÁGRAFO 2º- La inscripción en el registro único tributario, RUT, deberá cumplirse en forma previa al inicio de la actividad económica ante las oficinas competentes de la DIAN, de las cámaras de comercio o de las demás entidades que sean facultadas para el efecto.”

A su vez, el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, en los artículos reglamentarios del RUT, señala:

ART. 1.6.1.2.2.- Registro único tributario, RUT. El registro único tributario, RUT, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a las personas, entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del régimen común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, respecto de los cuales esta requiera su inscripción.
(…)
ART. 1.6.1.2.5.- Elementos del registro único tributario, RUT. Los elementos que integran el registro único tributario, RUT, son:

(…)
3. Clasificación.

La clasificación corresponde a la naturaleza, actividades, funciones, características, atributos, regímenes, autorizaciones, registro de responsabilidades tributarias, aduaneras y cambiarias, y demás elementos propios de cada sujeto de las obligaciones administradas por la Unidad Administrativa Especial Unidad Administrativa Especial (sic) Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

PAR. 1º- La información de identificación, ubicación y clasificación es de carácter obligatorio, a excepción del correo electrónico para las personas naturales que se inscriban como responsables del régimen simplificado del impuesto sobre las ventas o personas naturales del régimen simplificado del impuesto al consumo, o quienes producto de la actualización del registro único tributario, RUT, no tengan responsabilidades derivadas de las obligaciones administradas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

Sin perjuicio de lo anterior, todas las personas que adelanten la inscripción o actualización a través de los medios electrónicos de que dispone la entidad, deberán informar con carácter obligatorio el correo electrónico.

PAR. 2°- La información básica de identificación y ubicación tributaria para efectos fiscales del orden nacional y territorial de que trata el artículo 63 del Decreto-Ley 19 de 2012, comprende: el número de identificación, el NIT, los nombres y apellidos, la razón social, la dirección, el municipio y el departamento.

ART. 1.6.1.2.6.- Obligados a inscribirse en el registro único tributario, RUT. Están obligados a inscribirse en el registro único tributario, RUT:

a) Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementario de ganancias ocasionales, y demás impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN;
b) Los patrimonios autónomos, en aquellos casos que por disposiciones especiales deban contar con un NIT individual;
c) Los inversionistas extranjeros obligados a cumplir deberes formales;
d) Las sucursales en el país de personas jurídicas o entidades extranjeras;
e) Las personas naturales que actúan en calidad de representantes legales, mandatarios, delegados, apoderados y representantes en general que deban suscribir declaraciones, presentar información y cumplir otros deberes a nombre del contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante, informante o inversionista extranjero, en materia tributaria, aduanera o cambiaria. Así mismo, deben cumplir con esta inscripción los revisores fiscales y contadores, que deban suscribir declaraciones por disposición legal;
f) Las personas y entidades no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio y las personas naturales del régimen simplificado del impuesto al consumo;
g) Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado;
h) Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura, o como consecuencia del desarrollo de una actividad económica no gravada;
i) Los responsables del impuesto al consumo;
j) Los responsables del impuesto nacional a la gasolina y al ACPM;
k) Los agentes retenedores;
l) Los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros;
m) Los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros;
n) Los obligados a declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal colombiana en efectivo;
o) La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, podrá requerir la inscripción de otros sujetos diferentes de los enunciados en los literales anteriores, para efectos del control de las obligaciones sustanciales y formales que administra.
p) Los inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones de capital del exterior de portafolio, independientemente de la modalidad o vehículo utilizado para efectuar la inversión.
(…)
ART. 1.6.1.2.12.- Verificación de la información en el registro único tributario, RUT. Las direcciones seccionales, de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, a través de las áreas de gestión de asistencia al cliente o quien haga sus veces, podrán realizar visitas previas o posteriores a la formalización de la inscripción, actualización o cancelación en el registro único tributario, RUT, con el fin de verificar la información suministrada por el interesado.En caso de constatar que los datos suministrados son incorrectos o inexactos se remitirá la información al área de fiscalización de la respectiva dirección seccional para adelantar el procedimiento establecido en el artículo 658-3 del estatuto tributario.

Cuando a través de visita de verificación, posterior a la formalización, se establezca que la dirección informada no existe o no es posible ubicar al contribuyente en el domicilio informado, el área de asistencia al cliente o quien haga sus veces, podrá suspender mediante auto la inscripción en el registro único tributario, RUT, hasta que el interesado informe los datos reales de ubicación.

PAR.- Cuando en cualquiera de los procesos de competencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, se establezca mediante visita que la dirección informada por el inscrito en el registro único tributario, RUT, no existe o no es posible ubicarlo en el domicilio informado, el área respectiva podrá mediante auto suspender la inscripción en el registro único tributario, RUT, hasta que el interesado informe los datos reales de ubicación.

Copia del auto de suspensión de la inscripción en el registro único tributario, RUT, se remitirá al área de asistencia al cliente o quien haga sus veces, de la dirección seccional de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, correspondiente, para que se registre la orden.

ART. 1.6.1.2.15.- Actualización de oficio en el registro único tributario, RUT. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, podrá actualizar de oficio la información del registro único tributario, RUT, en los siguientes eventos:

1. Cuando en alguna de las áreas de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, se establezca que la información contenida en el registro único tributario, RUT, está desactualizada o presenta inconsistencias.
2. Cuando en virtud de un acto administrativo proferido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, o por orden de autoridad competente, se requiera la inclusión o modificación de la información contenida en el RUT.
3. Cuando por información suministrada por el interesado, a las entidades con las cuales la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, tenga convenio de intercambio de información.

Para el caso de las cámaras de comercio, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, facilitará la consulta de la información necesaria para la correcta construcción del reporte de la información que envían las cámaras de comercio, necesaria para la actualización de oficio del registro de los clientes, garantizando la confidencialidad y seguridad de la información.

PAR.- El registro único tributario, RUT, de las personas naturales se podrá actualizar con la información registrada en el sistema de seguridad social en salud, para lo cual la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, celebrará los respectivos convenios con el Ministerio de Salud y Protección Social o el que haga sus veces.

ART. 1.6.1.2.16.- Suspensión de la inscripción en el registro único tributario, RUT. Es una actuación prevista en el artículo 555-2 del estatuto tributario, mediante la cual la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, suspende temporalmente la inscripción de los obligados, en el registro único tributario, RUT, por orden judicial o administrativa declarada por autoridad competente o cuando mediante visita de verificación se constate que la dirección informada por el inscrito no existe o no es posible ubicarlo en el domicilio informado.

PAR. 1°- En los casos de declaratoria de proveedores o exportadores ficticios, el correspondiente acto administrativo deberá señalar expresamente la orden de suspensión de la inscripción en el registro único tributario, RUT, a partir de la fecha de su publicación, de conformidad con lo establecido en el artículo 671 del estatuto tributario y se levantará a solicitud del interesado transcurridos los cinco (5) años de vigencia de la respectiva sanción, acreditando los documentos requeridos para formalizar la actualización.

PAR. 2°- La suspensión no exime al contribuyente o responsable del cumplimiento de sus deberes formales y sustanciales con la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

ART. 1.6.1.2.17.- Trámite para la suspensión de la inscripción en el registro único tributario, RUT. Para efectos de suspender la inscripción en el registro único tributario, RUT, deberá atenderse el siguiente trámite:

La autoridad que disponga la suspensión remitirá copia del documento que contenga la orden a la dependencia de gestión de asistencia al cliente o al área que haga sus veces en la jurisdicción del domicilio del inscrito, la cual la hará efectiva a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de recibo.

El mismo procedimiento se adelantará para el levantamiento de la suspensión, en los casos que haya lugar.

La suspensión se comunicará al interesado por cualquiera de los medios utilizados por la DIAN para el efecto, salvo la suspensión por inexistencia de la dirección o no ubicación del inscrito en el domicilio informado, caso en el cual se comunicará a través de la página web de la DIAN.

En este contexto, es claro que de acuerdo con la ley y el reglamento, la obligación de inscribirse en el Registro Único Tributario, tiene como finalidad la identificación, ubicación y clasificación de los sujetos para efectos tributarios y, recae sobre todos aquellos sujetos que tengan que cumplir obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Bajo este supuesto, previamente a la inscripción en el Registro Único Tributario, deben determinarse las obligaciones a cargo de los responsables y contribuyentes que tienen este deber, entre ellos, las de los usuarios aduaneros que son una categoría resultado de una clasificación de acuerdo con la actividad que se pretende realizar y las autorizaciones a que haya lugar.

Asimismo al ser considerado el RUT como único mecanismo para identificar y ubicar a los contribuyentes y su vinculación con las disposiciones sobre las distintas clases de obligaciones, los sujetos pasivos de los mismos y su periodicidad, la vigencia y habilitación en el registro único tributario es necesaria para el ejercicio de las actividades, porque como instrumento de control sobre las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias que corresponden a cada sujeto, debe tener completa efectividad previa a cualquier actuación de los contribuyentes o responsables en ese ámbito regulado.

Cabe recordar que la función del RUT se vincula con los sujetos y las obligaciones fiscales de acuerdo con las condiciones particulares y periodicidad establecidas desde la ley por medio de los procedimientos y lineamientos puntuales y se efectúa por medio de instrumentos, tales como los formularios que permiten cumplir, entre otras funciones, identificar en forma adecuada los contribuyentes o responsables, sus calidades y las respectivas obligaciones.

Adicionalmente, debe tenerse en cuenta que las oficinas de gestión de asistencia al cliente tienen facultades de verificación de la información suministrada, ya se trate de las inscripciones o de las actualizaciones del Registro Único Tributario RUT; en desarrollo de estas pueden proferir auto de suspensión de la inscripción en el Registro, hasta tanto el contribuyente suministre los datos reales de ubicación o efectúe las correcciones a que haya lugar.

De igual manera, en cualquiera de los procesos de competencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, UAE – DIAN, tales como los aduaneros, se pueden establecer inconsistencias en la información del inscrito en el registro único tributario, RUT. La misma área que adelanta el proceso o procedimiento podrá expedir el auto de suspensión de la inscripción en el Registro señalando en el mismo acto el código de la de la (sic) calidad de importador o exportador que se suspende; asimismo, remitirá copia al área de asistencia al cliente para que registre la medida. Lo anterior con la finalidad que el inscrito no siga realizando actuaciones que constituyan irregularidades en cada procedimiento adelantado ante la autoridad administrativa. La suspensión irá hasta cuando el contribuyente suministre los datos que permitan las correcciones a que haya lugar.

En el tema aduanero como normas pertinentes aplicables al caso se encuentra la regulación concordante y pertinente de la Resolución 4240 de 2000

ARTÍCULO 7o. ACTUALIZACIÓN DE DATOS. El usuario deberá informar por escrito, el cambio de datos tales como: razón social, representante legal, delegado de cuenta, dirección, teléfono, fax y correo electrónico, para que se actualice su información en el sistema informático aduanero.

ARTÍCULO 14. RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DE LAS AGENCIAS DE ADUANAS. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 8274 de 2008.> Las agencias de aduanas responderán con su actuación en los términos previstos en artículo 27-4 del Decreto 2685 de 1999.

Para efectos de la responsabilidad directa respecto del pago de tributos aduaneros y sanciones pecuniarias, prevista en el parágrafo del citado artículo, se entenderá que el usuario de comercio exterior es una persona inexistente, cuando se pueda establecer que en el desarrollo de la operación de comercio exterior:

a) La dirección informada al declarante e incorporada por este en las declaraciones de los regímenes aduaneros no corresponde con la verificada por la DIAN;
b) La identificación de las personas naturales o jurídicas registradas en las declaraciones de los regímenes aduaneros no corresponda a ellas;
c) El usuario de comercio exterior no cuenta con inscripción en el Registro Único Tributario, estando obligado a tenerla;
d) El usuario no ha nacido a la vida jurídica o si lo hizo desapareció de la misma;
e) Tratándose de personas jurídicas, las mismas no cuentan con el Certificado de Existencia y Representación Legal o el acto de constitución, cuando a ello hubiere lugar;
f) Tratándose de personas naturales, no cuenten con el correspondiente documento de identificación;
g) Cuando se ha utilizado de manera fraudulenta el nombre y la identificación de personas naturales o jurídicas para realizar operaciones de comercio exterior.

PARÁGRAFO. En cumplimiento de lo establecido en el artículo 27-2 del Decreto 2685 de 1999, las agencias de aduanas deberán conservar a disposición de la autoridad aduanera los documentos soporte en los términos y condiciones previstas en el artículo 121 del citado decreto.

De acuerdo con lo expuesto la inscripción en el RUT tiene dos aspectos primordiales a saber: 1) La habilitación para la realización de la actividad económica informada y/o autorizada de acuerdo con el parágrafo 2 del artículo 555-2 del Estatuto Tributario y 2) el cumplimiento de los deberes formales y sustanciales con relación a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, conforme el inciso primero ibídem.

Así las cosas, en lo que corresponde con la consulta, la suspensión de RUT mediante una actuación administrativa inhabilita la calidad del usuario aduanero para el desarrollo de las actividades de importación o exportación; es decir, tiene efectos respecto al primer aspecto mencionado, considerando que al suspender el RUT como consecuencia se inhabilita la calidad (importador y/o exportador) y el inscrito no podrá desarrollar estas actividades ante la administración aduanera.

Adicionalmente cabe destacar, que en lo que refiere al segundo aspecto del RUT, de acuerdo con el parágrafo 2º. del artículo 1.6.1.2.16. del Decreto 1625 de 2016 – DUR, la suspensión no exime al inscrito, contribuyente o responsable del cumplimiento de sus deberes formales y sustanciales con la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

En los anteriores términos se absuelve su consulta y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestras bases de datos jurídicas ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo el icono de “Normatividad” – “técnica”, y seleccionando los vínculos “doctrina” y “Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina