Oficio 198 de 03-10-2005

Costos de operación y de inversión en un proyecto avícola.

OFCTCP / 198 / 2005

Bogotá D. C., 03 de Octubre de 2005

Señora:
PATRICIA HERNÁNDEZ M.
C.C. No. 52.247.722 de Bogotá
Calle 147 No. 26 – 54 Apto. 404
Ciudad

Ref.: Consulta de fecha 7 de Julio de 2005
No. Radicación 182

Dada la remisión de la consulta por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005, expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

CONSULTA (TEXTUAL):

1. “EN INTERÉS PARTICULAR, ATENTAMENTE SOLICITO SU COLABORACIÓN PARA QUE SE ME INFORME CUÁLES SON LOS CONCEPTOS CONTABLES QUE CONFORMAN LOS COSTOS DE OPERACIÓN Y LOS COSTOS DE INVERSIÓN DE UN PROYECTO AVÍCOLA ”

RESPUESTA:

Es importante iniciar por comprender que los lineamientos generales sobre la presentación y preparación de la información contable, se enmarcan en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, establecidos en el Decreto 2649 de 1993. En este contexto, a continuación procedemos a resolver la inquietud expuesta en la consulta.

Para el desarrollo de la consulta es preciso realizar una distinción entre lo comprendido por costos y gastos, dado que, aunque ambos casos tienen implicaciones en el estado de resultados, y en el balance como salidas de dinero ó generación de obligaciones; la naturaleza de clasificación depende de su relación con el desarrollo del objeto social del negocio y por ende con la generación de ingresos producto del mismo.

El decreto 2649 de 1993, en lo referente a los elementos de los Estados Financieros, señala el concepto de costos y gastos como sigue:

“(…) Art. 39. Costos. Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisición o la producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los cuales un ente económico obtuvo sus ingresos.

Art. 40. Gastos. Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes. (…)”

Por tanto, el concepto de costos corresponde a todas las erogaciones que son directamente e indirectamente necesarias para la elaboración de un bien y/o la prestación de un servicio, y de los que se espera surtan los ingresos provenientes de las actividades desarrolladas en cumplimiento de la naturaleza del ente económico.

Por su parte los gastos, representan flujos de salida incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, los cuales se clasifican en operacionales y no operacionales. En este sentido, el Decreto 2650 de 1993 donde se establece el Plan Único de Cuentas para comerciantes, define y clasifica los gastos como sigue:

“(…) Grupo 51 – Los Gastos Operacionales de Administración son los ocasionados en el desarrollo del objeto principal del ente económico y registra, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión administrativa encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, financiera, comercial, legal y administrativa…..

Grupo 52 – Los Gastos operacionales de Ventas, comprende los gastos ocasionados en el desarrollo principal del objeto social del ente económico y se registran, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión de ventas en caminadas a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad de ventas del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, de distribución, mercadeo, comercialización, promoción, publicidad y ventas…..

Grupo 53 – Los gastos no operacionales comprenden las sumas pagadas y/o causadas por gastos no relacionados directamente con la explotación del objeto social del ente económico. Se incorporan conceptos tales como financieros, pérdidas en ventas y retiros de bienes, gastos extraordinarios y gastos diversos. (…)”

Por lo anterior, para establecer el reconocimiento de un costo ó un gasto y su adecuada clasificación, es necesario entender la naturaleza del mismo y su correspondencia con el objeto principal del negocio, teniendo en cuenta adicionalmente la norma técnica de causación, tal como se mencionó en los párrafos anteriores, definida en el Decreto 2649, en el artículo 48, así:

“(…) Contabilidad de causación o por acumulación. Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.(…)”

Ahora bien, para el caso de la determinación de los costos y gastos de inversión, este Consejo los entiende como los gastos necesarios para poner en funcionamiento el ente económico ó para el caso específico de la consulta del proyecto. Como por ejemplo en los que se incurren en la etapa de organización, instalación y montaje, así como los ocasionados en la investigación y desarrollo de estudios y proyectos, los cuales se clasifican en el Decreto 2649 de 1993 como activos diferidos, en el artículo 67, así:

“(…) Art. 67. Activos diferidos. Deben reconocerse como activos diferidos los recursos, distintos de los regulados en los artículos anteriores, que correspondan a:

…. Cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros períodos. Se deben registrar como cargos diferidos los costos incurridos durante las etapas de organización, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha. Las sumas incurridas en investigación y desarrollo pueden registrarse como cargos diferidos únicamente cuando el producto o proceso objeto del proyecto cumple los siguientes requisitos:

a) Los costos y gastos atribuibles se pueden identificar separada mente;

b) Su factibilidad técnica esta demostrada;

c) Existen planes definidos para su producción y venta, y

d) Su mercado futuro esta razonablemente definido.

Tales sumas pueden diferirse con relación a los varios productos o procesos en que tengan uso alternativo, siempre que cada uno de ellos cumpla dichas condiciones….

… El valor histórico de estos activos, reexpresado cuando sea pertinente por virtud de la inflación, se debe amortizar en forma sistemática durante el lapso estimado de su recuperación. …

… La amortizacíon de los cargos diferidos se debe reconocer desde la fecha en que originen ingresos, teniendo en cuenta que los correspondientes a organización, preoperativos y puesta en marcha se deben amortizar en el menor tiempo entre el estimado en el estudio de factibilidad para su recuperación y la duración del proyecto específico que los originó y, que las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, cuando su costo no sea reembolsable, se deben amortizar en el período menor entre la duración del respectivo contrato y su vida útil. (…)”

Por lo anterior, el reconocimiento de los costos y gastos de inversión como cargos diferidos en la cuenta del activo 1710, se sustenta en el cumplimiento a la norma básica de Asociación, la cual la define el Decreto 2649 de 1993, en el artículo 13, así:

“(…)Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.

Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generara beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.(…)”

De esta manera, los costos y gastos de inversión, en las etapas de organización, exploración, construcción, instalación, montaje, puesta en marcha, investigación y desarrollo de estudios, así como las mejoras de las propiedades, que se espera contribuirán en la generación de beneficios futuros, serán amortizados en alícuotas durante el tiempo en que se considere se van a recibir dichos beneficios.

En este contexto, existen costos y gastos que afectan directamente en cada periodo el Estado de Resultados como son costos de ventas, gastos operacionales y no operacionales, que se dan en el giro normal de las operaciones; así como, también existen costos y gastos capitalizables o de inversión o de incremento en el stock de capital, que realizan los negocios, con el propósito de fortalecer y mejorar su acervo de capital a fin de derivar un beneficio económico futuro, y que son reconocidos en el Balance, como activos.

Como es el caso de la inversión en propiedades, planta y equipo, la inversión en construcciones y mejoras a la infraestructura física, tal como lo menciona el Decreto 2649 de 1993 en los artículos 64 – Propiedad, planta y equipo y 67 – Activos Diferidos. Estos tienen afectaciones en el Estado de Resultados de acuerdo al principio de asociación, a través del reconocimiento de las amortizaciones en el caso de los Activos Diferidos ó de la Depreciación para el caso de la Propiedad, Planta y Equipo.

En los términos anteriores, se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

HAROLD ALVAREZ ALVAREZ
Presidente

HAA / mlab