Oficio 206 de 04-10-2005

Estados financieros en licitaciones.

OFCTCP / 0206 / 2005

Bogotá D. C., 04 de octubre de 2005

Señor(a):
GABRIELA VALDERRAMA YAGUE
Contadora Municipal de Pitalito
Calle 7 N° 6-39
Pitalito, Huila

Ref.: Consulta de fecha 16 de julio de 2005
Radicación: 0232
Tema: Estados financieros en licitaciones.

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, para lo cual consideramos primordiales las siguientes consideraciones previas:

Es competencia exclusiva de la entidad que invita a una licitación o concurso de proponentes elaborar los respectivos pliegos de condiciones o términos de referencia, su interpretación y aplicación, así como también es competencia exclusiva de la misma entidad aplicar e interpretar la legislación que en materia de contratación administrativa regule el respectivo proceso de selección de los contratistas.

Por su parte, la misión del Consejo Técnico de la Contaduría Pública es la orientación técnico – científica de la profesión, a partir de la investigación científica y tecnológica en áreas relacionadas con la ciencia contable en general, sus principios y normas, mediante el ejercicio doctrinario, la resolución de conflictos técnicos entre Contadores Públicos y la emisión de directrices orientadoras del ejercicio profesional; por lo cual, cuando se contempla entre sus funciones servir como órgano consultor del Estado y de los particulares en aspectos técnico – científicos de la contaduría pública y del desarrollo del ejercicio profesional, tal competencia no puede extenderse al análisis de aspectos de la contratación cuya competencia recae exclusivamente en la entidad convocante como ocurre con la aplicación de causales de rechazo de propuestas, la evaluación del cumplimiento de requisitos establecidos en el respectivo pliego de condiciones o términos de referencia, aspectos que tienen que ver con la interpretación y aplicación de la normativiadad sobre contratación administrativa que escapa a la órbita de conocimiento y competencia de este organismo de orientación técnico – contable.

No obstante lo anterior, como una orientación para orientar el análisis propuesto en su consulta, a continuación presentamos algunas guías que, desde el punto de vista técnico – cantable, pueden servirles para satisfacer su requerimiento presente.

En la consulta se plantea:

PREGUNTA 1 (Textual):

“EL MUNICIPIO DE PITALITO, HUILA, MEDIANTE PLIEGO DE CONDICIONES EXIGIÓ QUE LOS PROPONENTES ANEXARAN LOS ESTADOS FINANCIEROS CON CORTE A 31 DE MAYO DE 2005, SOBRE LO CUAL HAGO LAS SIGUIENTES CONSULTAS:

¿EL HECHO DE QUE LOS ESTADOS FINANCIEROS TIENEN COMO FECHA DE CORTE 30 DE MAYO ES TAN RELEVANTE PARA SER RECHAZADOS?”

RESPUESTA:

Entendemos que cuando en los pliegos de condiciones se solicitan estados financieros con corte al 31 de mayo, se pretende establecer la situación financiera del proponente al corte correspondiente al fin del mes de mayo del respectivo año, razón por la cual es pertinente señalar que con mucha frecuencia se encuentran en el mercado “paquetes contables” utilizados por diversas empresas en la sistematización de su contabilidad que, por razones técnicas o limitaciones del sistema, registran en general meses de 30 días sin detallar aquellos que cuentan con 31 o 28 jornadas.

La información contable emitida por los sistemas basados en tales “paquetes contables” refleja entonces cortes de fin de mes en los días 30, sin que ello quiera decir que la información no comprenda la totalidad de las operaciones del mes, de lo cual fluye que, en estas condiciones, se cumpliría el objetivo de presentar la información que sirva de base para determinar la situación financiera del ente económico al finalizar determinado período mensual, mas allá de que se señale el día 30 como fecha del corte.

Con base en la anterior consideración y solicitadas a los proponentes las aclaraciones a que eventualmente pudiere haber lugar, la entidad licitante podrá determinar, con fundamento a la normatividad sobre contratación administrativa y las disposiciones del pliego de condiciones, la posibilidad de tener en cuenta las respectivas propuestas y la suficiencia de la información aportada para atender los requisitos exigidos para participar en el proceso de selección del contratista.

PREGUNTA 2 (Textual):

“¿LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS HACEN PARTE INTEGRAL DE ESTOS?”

RESPUESTA:

Sobre este particular, desde el punto de vista de la normatividad contable debemos señalar que el artículo 114 del Decreto 2649 de 1993 meridianamente dispone:

“ARTICULO 114. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS. Las notas, como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores, con sujeción a las siguientes reglas:

1. Cada nota debe aparecer identificada mediante números o letras y debidamente titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos.

2. Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros.

3. Las notas iniciales deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y prácticas contables y los asuntos de importancia relativa.

4. Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando en cuanto sea posible el mismo orden de los rubros de los estados financieros. Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros.”

No obstante lo cual, debemos puntualizar que el citado artículo 114 forma parte del Capítulo III del mismo Decreto 2649 que se refiere a Normas Técnicas Sobre Revelaciones, capítulo que inicia determinado el campo de aplicación de sus disposiciones, señalando en el artículo 113:

“ARTICULO 113. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las reglas contenidas en este capítulo son aplicables respecto de los estados financieros de propósito general. Deben observarse para preparar y presentar otros estados siempre que fueren apropiadas.

Los estados financieros y demás información contable que deben ser presentados a las Autoridades o publicados con su autorización, se rigen por normas especiales que estas dicten, las cuales deben sujetarse al marco conceptual de la contabilidad y a las normas técnicas generales.

Las normas contenidas en este capítulo son aplicables a elementos o partidas materiales, es decir, a las que tienen importancia significativa para la evaluación de la situación financiera de la empresa y sus resultados.”

Así las cosas, y en consonancia con la definición de estados financieros de propósito general prevista en el artículo 21 del Decreto 2649 de 1993, las notas de los estados financieros “que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos” resultan indispensables.

Sin embargo, cuando se trate de estados financieros de propósito especial, como es el caso analizado, que según lo dispuesto en el artículo 24 del citado Decreto 2649 son “aquellos que se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable”, no surge, desde el punto de vista de la normatividad contable, la obligatoriedad de que estén acompañados de las respectivas notas; no obstante lo cual, si las necesidades así lo indican, el destinatario de la información podrá determinar si considera pertinente que los estados financieros de propósito especial se acompañen de las notas a que haya lugar.

PREGUNTA 3 (Textual):

“¿LA FALTA DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS ES RELEVANTE PARA QUE SEAN RECHAZADOS?”

RESPUESTA:

La consideración según la cual se determina como causal de rechazo la ausencia de las notas a los estados financieros en una propuesta presentada en un proceso licitatorio es, como se anotó al inicio de este escrito, de competencia exclusiva de la entidad licitante en su proceso de evaluación, competencia que se extiende a señalar cuáles requisitos son de fondo y conllevan a que su incumplimiento impida la consideración de un proponente, y cuáles son requisitos formales que pueden sanearse para permitir la consideración de la propuesta.

Empero, es pertinente anotar que, dado que los estados financieros a los cuales hace referencia la consulta son de propósito especial, en los términos arriba descritos, resulta conveniente que la entidad licitante aclare en su pliego de condiciones si requiere o no las correspondientes notas, así como las consecuencias de su ausencia acompañando los estados financieros.

PREGUNTA 4 (Textual):

“¿ES CAUSAL DE RECHAZO LA FALTA DE LA FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL EN LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS?”

RESPUESTA:

Para ilustrar desde el punto de vista técnico-contable la situación planteada en relación con la firma de las notas a los estados financieros, debemos señalar que, como lo ha sostenido este organismo , los estados financieros, incluidas las notas que hacen parte integrante de ellos, deben estar suscritos por el representante legal del ente económico y el contador que tuvo a cargo su preparación, cuando se trate de estados financieros certificados, y en los casos en que estos son dictaminados, deberán estar firmados, además, por el revisor fiscal o contador independiente que los dictaminó.

De manera que una sola firma del contador, el representante legal y, en su caso, el revisor fiscal cobijando la integridad de los documentos que componen los estados financieros es suficiente. Empero, dado que la normatividad vigente no hace referencia precisa a la forma en la cual se concreta el requisito de la firma en las notas a los estados financieros, este organismo estima que cuando estos se suscriben, debe darse prioridad a la necesidad de expresar a los interesados con claridad y sin lugar a equívocos, cuál es la información, observaciones y precisiones que con las firmas se respaldan, así como los folios que las contienen.

En este orden de ideas, cuando puedan presentarse dudas o por cualquier razón resulte necesario brindar mayor claridad, el mecanismo óptimo sería consignar las firmas al final de los estados financieros y también al final de sus respectivas notas, indicando el número de folios que componen el respectivo documento, Pero en el evento en que se presentan unos estados financieros suscritos por quienes estén obligados a firmarlos sin que se incluyan las firmas en sus notas, pero si éstas se encuentran ajustadas a lo previsto en el Artículo 114 del Decreto 2649 de 1993 y no existe posibilidad de duda o confusión respecto de su correspondencia con los respectivos estados financieros, tales notas deben entenderse firmadas por hacer parte integrante de los mismos estados financieros.

Insistimos en que las apreciaciones que anteceden permitirán determinar si, desde el punto de vista técnico, cuándo se entienden suscritas las notas a los estados financieros. No obstante, será el criterio y competencia de dicha entidad licitante, a la luz de la legislación de la contratación administrativa y del contenido del pliego de condiciones, determinar si la información contenida en los documentos presentados en las propuestas le son suficientes para establecer fehacientemente las condiciones y circunstancias particulares de los proponentes y sus ofertas, en orden a determinar la viabilidad de su selección.

También será criterio y competencia de la misma entidad, determinar si la exigencia del pliego de condiciones en relación con la firma de las notas de los estados financieros, desde el punto de vista de la Ley 80 de 1993 y de los citados pliegos, representa un requisito formal o si se trata de una requisito de fondo, con miras a determinar la eventual aplicación del principio relativo a la prevalencia de lo sustancial sobre lo meramente formal.

PREGUNTA 5 (Textual):

“LOS ESTADOS FINANCIEROS SE ENCUENTRAN FIRMADOS POR EL REPRESENTANTE LEGAL, EL CONTADOR, PERO NO SE ANEXA LA CERTIFICACIÓN, ¿ES CAUSAL DE RECHAZO ESTA OMISIÓN?”

RESPUESTA:

En relación con la certificación de estados financieros, el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, establece:

“ART. 37 — Estados financieros certificados. El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.” (Resaltado fuera del texto original)

Esta disposición señala el alcance del concepto de certificación de estados financieros, al indicarnos que consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento y que las mismas se han tomado fielmente de los libros de contabilidad. Para ello, el representante legal y el contador público responsables de la preparación de los estados financieros, deberán dejar consignada una manifestación expresa o certificar lo antedicho, declarando junto a su firma o en documento adjunto, que «han verificado previamente las afirmaciones contenidas en los estados financieros, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros», declaración que pueden hacer con estas palabras o con expresiones semejantes, siempre y cuando se haga referencia completa a la verificación de las afirmaciones de que trata el artículo 57 del Decreto 2649 de 1993, u otra norma que la complemente o modifique.

Resaltamos que para realizar tal manifestación no se requiere un documento separado, pues basta realizar expresamente la declaración en comento junto a la firma plasmada en el cuerpo de los estados financieros. No puede ser de otra forma, por cuanto es mediante la atestación y la firma que un contador ejerce su función de dar fe pública respecto de la información que presenta, tal como lo expresa meridianamente el artículo 10 de la Ley 43 de 1990 que estipula:

“Artículo 10. De la fe pública. La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en casos de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance. “ (Resaltado fuera del texto original)

Esta afirmación se ratifica con lo expuesto en el artículo 35 de la misma Ley, cuando señala:

“Artículo 35. Las siguientes declaraciones de principios constituyen el fundamento esencial para el desarrollo de las normas sobre ética de la Contaduría Pública: La Contaduría Pública es una profesión que tiene como fin satisfacer necesidades de la sociedad, mediante la medición, evaluación, ordenamiento, análisis e interpretación de la información financiera de las empresas o los individuos y la preparación de informes sobre la correspondiente situación financiera, sobre los cuales se basan las decisiones de los empresarios, inversionistas, acreedores, demás terceros interesados y el Estado acerca del futuro de dichos entes económicos. El Contador Público como depositario de la confianza pública, da fe pública cuando con su firma y número de tarjeta profesional suscribe un documento en que certifique sobre determinados hechos económicos. Esta certificación, hará parte integral de lo examinado. El Contador Público, sea en la actividad pública o privada es un factor de activa y directa intervención en la vida de los organismos públicos y privados. Su obligación es velar por los intereses económicos de la comunidad, entendiéndose por ésta no solamente a las personas naturales o jurídicas vinculadas directamente a la empresa sino a la sociedad en general, y naturalmente, el Estado. La conciencia moral, la aptitud profesional y la independencia mental constituye su esencia espiritual. El ejercicio de la Contaduría Pública implica una función social especialmente a través de la fe pública que se otorga en beneficio del orden y la seguridad en las relaciones económicas entre el Estado y los particulares, o de éstos entre sí. “ (Resaltado fuera del texto original).

PREGUNTA 6 (Textual):

“EN EL PLIEGO DE CONDICIONES SE EXIGE (SIC) LOS ESTADOS FINANCIEROS PERO NO SE SOLICITA LA CERTIFICACIÓN. ¿SE CONSIDERAN CERTIFICADOS LOS ESTADOS FINANCIEROS CON LA SOLA FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL Y EL CONTADOR?”

RESPUESTA:

Sobre este particular reiteramos lo expuesto al absolver el anterior interrogante en el sentido de que el Artículo 37 de la Ley 222 de 1995 señala el alcance del concepto de certificación de estados financieros, al indicarnos que consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento y que las mismas se han tomado fielmente de los libros de contabilidad.

Ello se consigue cuando el representante legal y el contador público responsables de la preparación de los estados financieros, deberán dejar consignada una manifestación expresa o certificar lo antedicho, declarando junto a su firma o en documento adjunto, que «han verificado previamente las afirmaciones contenidas en los estados financieros, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros», declaración que pueden hacer con estas palabras o con expresiones semejantes, siempre y cuando se haga referencia completa a la verificación de las afirmaciones de que trata el artículo 57 del Decreto 2649 de 1993, u otra norma que la complemente o modifique.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente

HAA/grb