Oficio 220-129366 de 10-07-2017

Superintendencia de Sociedades
Oficio 220-129366
Julio 10 de 2017

Asunto: Legalización de documentos / Apostilla / Actividad permanente.

Me refiero a su comunicación radicada con el número 2017-01-295406, mediante la cual manifiesta que esa entidad está en un proceso de otorgar un permiso ambiental a una empresa extranjera proveniente de Panamá, trámite con ocasión del cual formula las siguientes preguntas:

1. Cuáles son los documentos que debemos exigir que acrediten la existencia de dicha empresa en Colombia o autoricen su funcionamiento (Art. 486 C. Comercio) que la haga acreedora de derechos y obligaciones en los trámites administrativos y sancionatorios que realiza la Corporación Autónoma Regional .
2. El poder enviado desde Panamá tiene plenos efectos jurídicos en el país o debe ser autenticado ante el Cónsul, igual que el certificado de existencia y representación otorgado en dicho país?
3. De ese poder general otorgado en Panamá, se desprende un poder especial otorgado en Bogotá a la persona encargada de realizar los trámites ante la Corporación? Ese poder especial es plenamente válido para realizar los trámites administrativos ante nuestra entidad?

De forma preliminar es necesario advertir que si bien en virtud de lo dispuesto por el artículo 13 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por la Ley 1755 de 2015, este Despacho emite los conceptos de carácter general a que haya lugar con motivo de las consultas que le son formuladas sobre las materias de su competencia, sus respuestas en esta instancia no están dirigidas a resolver situaciones particulares y concretas, lo que explica que estas no sean vinculantes ni comprometan su responsabilidad.

Bajo ese presupuesto es procedente efectuar las consideraciones de orden normativo que se impone tener en cuenta frente a las inquietudes motivo de su solicitud:

1 El artículo 58 del Código General del Proceso, dispone que: “La representación de las sociedades extranjeras con negocios permanentes en Colombia se regirá por las normas del Código de Comercio.

Las demás personas jurídicas de derecho privado y las organizaciones no gubernamentales sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior que establezcan negocios o deseen desarrollar su objeto social en Colombia, constituirán apoderados con capacidad para representarlas judicialmente. Para tal efecto protocolizarán en una notaría del respectivo circuito la prueba idónea de la existencia y representación de dichas personas jurídicas y del poder correspondiente. Además, un extracto de los documentos protocolizados se inscribirá en la oficina pública correspondiente.

Las personas jurídicas extranjeras que no tengan negocios permanentes en Colombia estarán representadas en los procesos por el apoderado que constituyan con las formalidades previstas en este código. Mientras no lo constituyan, llevarán su representación quienes les administren sus negocios en el país “.

2.La Ley 455 de 1998, por medio de la cual Colombia ratificó la convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961, según la cual, cada estado contratante eximirá de legalización los documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de un estado contratante y que deben ser exhibidos en el territorio de otro estado contratante, aplica para los poderes extendidos en Panamá, como país miembro de la convención de la Haya . .

Conforme a las disposiciones legales precitadas, se concluye lo siguiente:

1) Tratándose de una sociedad comercial del exterior que pretende realizar actividades permanentes en Colombia, se habrán de seguir las reglas contenidas en Libro Segundo, Título VIII del Código de Comercio, entre ellas la prevista en artículos 471 bidem, según la cual será preciso protocolizar en una notaría del lugar elegido para su domicilio en el país, copias auténticas del documento de su fundación, de sus estatutos, la resolución o acto que acordó su establecimiento en Colombia y delos que acrediten la existencia de la sociedad y la personería de sus representantes.

A su turno el 480 del mismo código, establece que “los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul colombiano o, a falta de este, por el de una nación amiga,…”Al autenticar los documentos a que se refiere este artículo los cónsules harán constar que existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país”

Es así que de acuerdo el artículo 497 ibidem, las sucursales de sociedades extranjeras están sujetas a las normas especiales del Título Vlll ya citado, y en su defecto, a aquellas previstas para las sociedades Colombianas, como a las reglas de carácter civil, amén de lo dispuesto por los artículos 1° y 2° del estatuto mercantil, lo que de suyo implica el cumplimiento de las disposiciones ambientales que aplicarían para todas las sociedades colombianas.

2) si se trata de una persona jurídica o de una organización no gubernamental, con negocios permanentes en el país, será preciso constituir un apoderado con capacidad para representarla judicialmente, mediante la protocolización en una notaría del respectivo circuito, de la prueba idónea de la existencia y representación de dichas personas jurídicas y del poder correspondiente. Un extracto de los documentos protocolizados, se inscribirá en la Cámara de Comercio del lugar del domicilio social.

La autenticación de estos documentos, deberá realizarse a la luz del citado artículo 480 del Código de comercio por los funcionarios competentes en el respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul colombiano o, a falta de este, por el de una nación amiga y a su vez, los cónsules harán constar que existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país.

3) En lo que corresponde a personas jurídicas extranjeras que no tengan negocios permanentes en Colombia, de acuerdo con la misma previsión legal, estarán representadas por un apoderado que se constituya con arreglo a las formalidades previstas en el Código General del Proceso, teniendo en cuenta como agrega la misma disposición, que mientras no lo constituyan, llevarán su representación quienes les administren sus negocios en el país.

En este aspecto, el poder enviado desde Panamá, en concepto de este Despacho estaría eximido del requisito de la legalización de documentos y en tal virtud, no requeriría de la autenticación Consular ni de la posterior legalización por parte del Ministerio de Relaciones, por lo que bien podría admitirse con el sólo sello de APOSTILLE, colocado por la autoridad competente designada por el país que produjo el documento.

Sin embargo, cuando los documentos notariales conciernan a actos propios de personas jurídicas, respecto de las cuales deba acreditarse su existencia, la apostilla no suplirá la exigencia del artículo 480 del Código de Comercio, por lo que le correspondería al notario verificar con los documentos que le sean presentados, si la sociedad existe y ejerce su objeto social y certificar acerca de dicha circunstancia.

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, no sin antes reiterar que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por la Ley 1755 de 2015.