Oficio 230 de 24-10-2005

Contabilidad activos fijos entidades sin ánimo de Lucro.

OFCTCP / 230 / 2005

Bogotá D. C., 24 de Octubre de 2005

Ref.: Consulta de fecha 06 de Octubre de 2005
No. Radicación: 274
Tema: Contabilidad Activos Fijos Entidades sin ánimo de Lucro

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005, expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

CONSULTA (TEXTUAL):

“ RECIBAN UN CORDIAL SALUDO, ACUDO A USTEDES CON EL FIN DE DESPEJAR UNA DUDA CONTABLE RESPECTO AL MANEJO QUE SE LE DEBE DAR A AQUELLOS ACTIVOS FIJOS QUE REPRESENTAN LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO DE LA ENTIDAD, SABIENDO QUE SU NATURALEZA JURÍDICA ES SIN ÁNIMO DE LUCRO Y QUE EN DICIEMBRE PASADO SE EXPIDIÓ EL DECRETO 4400, EN EL CUAL EN SU ARTÍCULO 4 SEÑALA QUE “. LA ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS. EN ESTE CASO PARA EFECTOS FISCALES NO HABRÁ LUGAR A LA DEPRECIACIÓN POR CUANTO SE TOMA COMO EGRESO EL VALOR DE LA EROGACIÓN EN LA ADQUISICIÓN DEL ACTIVO FIJO.”

EL INTERROGANTE ES, QUÉ HACEMOS CON LA DEPRECIACIÓN QUE VENÍAMOS EFECTUANDO A LOS ACTIVOS QUE A LA FECHA DE LA EXPEDICIÓN DE ESTE DECRETO EXISTÍAN EN NUESTRA CONTABILIDAD? ESTAS ENTIDADES DEBEN EFECTUAR AJUSTES POR INFLACIÓN O NO?”

RESPUESTA:

De conformidad con las inquietudes anteriormente expuestas, es importante precisar que este organismo carece de competencia legal para pronunciarse sobre aspectos de carácter tributario, es apropiado realizar esta consulta a la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales. Al efecto es pertinente citar el Artículo 33 de la Ley 43 de 1990, en el cual se lee:

“Artículo 33. De las funciones. Son funciones del Consejo Técnico de la Contaduría Pública.

1. Adelantar investigaciones técnico-científicas, sobre temas relacionados con los principios de contabilidad y su aplicación, y las normas y procedimientos de auditoría.

2. Estudiar los trabajos técnicos que le sean presentados con el objeto de decidir sobre su divulgación y presentación en eventos nacionales e internacionales de la profesión.

3. Servir de órgano asesor y consultor del Estado y de los particulares en todos los aspectos técnicos relacionados con el desarrollo y el ejercicio de la profesión.

4. Pronunciarse sobre la legislación relativa a la aplicación de los principios de contabilidad y el ejercicio de la profesión…..”

En este orden, a continuación se procede a dar respuesta a los temas contables.

Este Despacho ha emitido en anteriores ocasiones conceptos correspondientes a la contabilidad de entidades sin ánimo de lucro, como es el caso del Concepto 04 de 1995 el cual puede ser consultado en la página Web www.jccconta.gov.co. No obstante, procedemos a dar mayor puntualidad a los casos presentados en la consulta.

La contabilidad en Colombia debe ceñirse conforme a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados – PCGA- los cuales se encuentran enmarcados en el Decreto 2649 de 1.993. El artículo 2 de este decreto establece el ámbito de aplicación así:

“(…) El presente Decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la Ley estén obligados a llevar contabilidad. Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligadas a llevar contabilidad, pretendan hacer valer como prueba (…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

Por lo cual, para el caso específico de la consulta, la contabilidad llevada por una entidad sin ánimo de lucro debe sujetarse a los objetivos y cualidades de la información contable, así como a las normas básicas y técnicas establecidas en el mencionado decreto.

Adicionalmente, en el articulo 18 se ordena que “(…) la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las características y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social, económico y tecnológico(…)”

Ahora bien, la normatividad que se expone en la consulta, el Decreto 4400 de 2004, hace referencia a la reglamentación del artículo 19 y el Título VI, Libro I del Estatuto Tributario referente al Régimen Tributario Especial y se dictan otras disposiciones.

Por lo tanto es necesario hacer una distinción entre: 1. La preparación de la información contable, para fines generales (ejemplo: Inversionistas, clientes, proveedores, empleados), y, 2. La realizada para fines especiales, como es el caso específico de lo establecido por la Administración Tributaria.

En el primer caso, la información contable debe prepararse de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados – PCGA- enmarcados por el Decreto 2649 de 1993. El artículo 13 establece la norma básica de Asociación, la cual debe cumplirse en el momento de reconocerse los ingresos y los gastos, así:

“(…) ARTICULO 13. ASOCIACION. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.

Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.(…)”

En consecuencia, los activos fijos deben reconocerse conforme a lo establecido en el artículo 64, así:

“ ARTICULO 64. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. Las propiedades, planta y equipo, representan los activos tangibles adquiridos, construidos, o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administración del ente económico, que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede de un año.

El valor histórico de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios hasta colocarlos en condiciones de utilización, tales como los de ingeniería, supervisión, impuestos, intereses, corrección monetaria proveniente del Upac y ajustes por diferencia en cambio.

El valor histórico de las propiedades, planta y equipo, recibidas en cambio, permuta, donación, dación en pago o aporte de los propietarios, se determina por el valor convenido por las partes, debidamente aprobado por las Autoridades cuando fuere el caso o, cuando no se hubiere determinado su precio, mediante avalúo.

El valor histórico se debe incrementar con el de las adiciones, mejoras y reparaciones, que aumenten significativamente la cantidad o calidad de la producción o la vida útil del activo.

Se entiende por vida útil el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta o equipo, contribuirá a la generación de ingresos Para su determinación es necesario considerar, entre otros factores, las especificaciones de fabrica, el deterioro por el uso, la acción de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes o servicios a cuya producción o suministro contribuyen.

La contribución de estos activos a la generación del ingreso debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. Cuando sea significativo, de este monto se debe restar el valor residual técnicamente determinado. Las depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el costo del terreno respectivo.

La depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de reconocido valor técnico, tales como línea recta, suma de los dígitos de los años, unidades de producción u horas de trabajo. Debe utilizarse aquel método que mejor cumpla la norma básica de asociación.

Al cierre del período, el valor neto de estos activos, reexpresado como consecuencia de la inflación, debe ajustarse a su valor de realización o a su valor actual o a su valor presente, el más apropiado en las circunstancias, registrando las provisiones o valorizaciones que sean del caso. Pueden exceptuarse de esta disposición aquellos activos cuyo valor ajustado sea inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales.(…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

En el segundo caso, para efectos de presentación de información con fines a la administración tributaria, se deben tener en cuenta las disposiciones establecidas en el Estatuto Tributario, como las anotadas en la consulta, con el propósito de acogerse al tratamiento especial que sobre impuestos establece la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, para estas entidades.

Ahora bien, dado que en algunas oportunidades el tratamiento de un mismo evento, tiene afectaciones distintas en ambos casos (PCGAS y fines tributarios), se debe proceder a la realización de las conciliaciones, tal y como lo establece el artículo 115 numeral 19 del decreto 2649 de 1993, así.

“(…) NORMA GENERAL SOBRE REVELACIONES. En forma comparativa cuando sea el caso, los estados financieros deben revelar por separado como mínimo la naturaleza y cuantía de cada uno de los siguientes asuntos, preferiblemente en los respectivos cuadros para darles énfasis o subsidiariamente en notas:

19. Conciliación entre el patrimonio contable y el fiscal, entre la utilidad contable y la renta gravable y entre la cuenta de corrección monetaria contable y la fiscal, con indicación de la cuantía y origen de las diferencias y su repercusión en los impuestos del ejercicio y en los impuestos diferidos. Si existieren ajustes de períodos anteriores que incidan en la determinación del impuesto, en la conciliación deberá indicarse tal circunstancia. (…)”

En los términos anteriores, se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

HAROLD ALVAREZ ALVAREZ
Presidente

HAA/mlab