Oficio 256 de 27-12-2005

Registro contable de auxilios otorgados a ligas deportivas.

OFCTCP –256-2005

Bogotá, D.C., Diciembre 27 de 2005

Señor
ALVARO ARRENDONDO SIERRA
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Medellín

Ref: Consulta de julio 29 de 2005
Radicación 247

En desarrollo y previo el cumplimiento de los requisitos y trámites establecidos previstos en el artículo 23 de la Resolución 002 de 2005, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA TEXTUAL:

SOLICITO SE ME CERTIFIQUE COMO SE DEBEN ASENTAR LOS SIGUIENTES REGISTROS CONTABLES:

1. LA LIGA ANTIOQUEÑA DE PATINAJE RECIBE DE INDEPORTES ANTIOQUIA 95 MILLONES DE PESOS COMO AUXILIO PARA EVENTOS Y PAGO DE TÉCNICOS EN EL AÑO 2005. EN EL MES DE ABRIL LA LIGA LE FACTURA A INDEPORTES LA SUMA DE 56 MILLONES QUE ES EL DINERO CORRESPONDIENTE AL PAGO DE TÉCNICOS. EL PRIMER ABONO ES RECIBIDO EN EL MES DE ABRIL POR VALOR DE 11 MILLONES DE PESOS Y LOS RESTANTES 45 MILLONES NOS LOS ENTREGAN CADA 2 MESES HASTA COMPLETAR LOS 56 MILLONES.

LOS RESTANTES 39 MILLONES DE PESOS DIFERENCIA ENTRE 95 Y 56 MILLONES NOS LOS ENTREGAN CADA VEZ QUE SE SOLICITEN PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS.

RESPUESTA:

Analizado el caso descrito por el consultante, se pueden inferir dos posible hipótesis a saber:

Primera: La Liga Antioqueña de Patinaje recibe dineros de Indeportes Antioquia a titulo de donación para el desarrollo de su actividad, evento en el cual la Liga debe contabilizar los dineros recibidos como un subvención en el estado de resultados; a este respecto, este Organismo mediante concepto 53 del 6 de junio de 1996, cuyo texto se encuentra incluido en el libro “Doctrinas sobre contaduría pública”, resolvió una consulta que le fue formulada sobre el particular en los siguientes términos:

“…las donaciones que reciba un ente económico se registran dentro del patrimonio como superávit de capital, cuando se reciban bienes de uso para la entidad o aportes con destino diferente al capital de trabajo. Pero, si una entidad recibe donaciones en dinero o en especie para desarrollar su objeto social como sería el de la utilización de estos bienes o la incorporación de los mismos en el ciclo de actividades operacionales de la entidad, estas donaciones se contabilizan como ingreso y a su vez, la distribución de los mismos se registra como gastos” (El subrayado no es del texto).

Segunda: La Liga Antioqueña de Patinaje recibe dineros de Indeportes Antioquia a titulo de convenio de Cooperación, evento en el cual la Liga debe rendir cuentas a Indeportes Antioquia, entregando reportes periódicos sobre el manejo del dinero recibido.

De acuerdo con lo anterior, y por el objeto social propio de las entidades sin ánimo de lucro, es necesario tener en cuenta que las características de la información contable deben poder satisfacer adecuadamente sus objetivos y cualidades; por lo tanto ésta debe ser comprensible y útil según lo establece el Decreto 2649 de 1993 en su artículo 4°. Por consiguiente, el diseño de su contabilidad debe hacerse teniendo en cuenta las limitaciones razonables debido a la naturaleza de sus operaciones y su desarrollo social y económico en cumplimiento del artículo 18 del Decreto citado anteriormente.

Por ello, la contabilización se deberá hacer teniendo en cuenta los principios de contabilidad contemplados en el Decreto 2649 de 1993 y sus posteriores modificaciones, y en cumplimiento de la necesidad de información comprensible, útil y comparable, es imprescindible que los hechos económicos realizados por este tipo de entes jurídicos, derivados de convenios o contratos que desarrolle en cumplimiento de su objeto social (envío de transferencias o de recursos), sean reconocidos en principio como un pasivo a favor de la institución remitente, pues en el momento se constituyen en una obligación para con la institución donante o cooperante. Este pasivo se debe amortizar en la medida de su utilización, simultáneamente con este registro, se debe afectar las cuentas de orden de control, ya que dichas cuentas tal y como lo estipula el artículo 45 del Decreto 2649 de 1993 “son utilizadas por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquel.

De acuerdo con las hipótesis planteadas, le corresponde a la Liga de Patinaje de Antioquia, el tomar la decisión de su registro.

PREGUNTA TEXTUAL:

DE IGUAL FORMA FIRMAMOS CONTRATOS DE PUBLICIDAD POR CONCEPTO DE VALLAS EJEMPLO UN CASO CONCRETO CON CERVECERÍA UNIÓN: SE FIRMÓ CONTRATO POR VALOR DE 85 MILLONES DE MARZO DEL 2005 A MARZO DEL 2006, SE RECIBIÓ EN JUNIO DEL 2005, 45 MILLONES Y SE RECIBIRÁN 20 MILLONES EN SEPTIEMBRE Y LOS 20 RESTANTES EN DICIEMBRE.

RESPUESTA:

Para resolver esta inquietud, como primera medida trascribiremos algunos artículos del Decreto Reglamentario 2649 de 1993:

Art. 17. Prudencia. Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificarle un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.

Art. 18. Características y prácticas de cada actividad. Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las características y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social, económico y tecnológico.

Art. 12. Realización. Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.

Art. 13. Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.

Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.

Art. 96. Reconocimiento de ingresos y gastos. En cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período.

Art. 97. Realización del ingreso. Un ingreso se entiende realizado y, por tanto, debe ser reconocido en las cuentas de resultados, cuando se ha devengado y convertido o sea razonablemente convertible en efectivo.

Devengar implica que se ha hecho lo necesario para hacerse acreedor al ingreso.

Art. 99. Reconocimiento de ingresos por la prestación de servicios. Para que pueda reconocerse en las cuentas de resultados un ingreso generado por la prestación de un servicio se requiere que:

1. El servicio se haya prestado en forma cabal o satisfactoria.
2. No exista incertidumbre sobre el monto que se ha de recibir por la prestación del servicio, y se reconozcan los costos que ha de ocasionar dicha prestación.
3. Tratándose de servicios continuados sobre un proyecto o contrato, el valor de los mismos se cuantifique según el grado de avance, si ello es procedente; y que en caso contrario, se reconozca el ingreso con base en proyectos o contratos terminados.
4. En caso de contratos a largo plazo, se constituyan provisiones para pérdidas futuras previstas, tan pronto como sean determinables.

Art. 55. Diferidos. Deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la obligación correlativa este total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el correspondiente beneficio económico este total o parcialmente consumido o perdido. (El subrayo es nuestro)
De acuerdo con los artículos trascritos, se infiere que solo se pueden reconocer ingresos cuando se ha hecho lo necesario para obtenerlos, además que ellos se deben asociar con los gastos necesarios para su generación; por lo tanto, este Organismo considera que el contrato celebrado debe reconocerse como un ingreso en la medida en que se vaya causando o se vaya ejecutando, y los dineros recibidos que no tengan todavía una relación directa con el ingreso por no haberse ejecutado el contrato a través de la publicidad, se deben reconocer como ingresos recibidos por anticipado, y causarse en la medida que se cumpla el contrato.

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente

HAA/jrpr