Oficio 57387 de 27-07-2007

Oficio 057387
27-07-2007

Tema: Procedimiento
Descriptor: Obligación de inscribirse en el RUT para representantes legales y apoderados que actúan por mandato.

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Doctora
ESPERANZA SANCHEZ PEREZ
Directora Estratégica Proyecto Muisca
Avenida El Dorado No. 75 – 60
Bogotá, D.C.

Cordial saludo, doctora Esperanza:

Se consulta sobre el procedimiento a seguir, cuando a la luz de¡ artículo 45 de la Ley 1111 de 2006 que modifica el artículo 565 del Estatuto Tributario se deba notificar a un contribuyente que actúe a través de apoderado no inscrito en el RUT porque no tiene la obligación de inscribirse. Adicionalmente pregunta cómo se debe proceder cuando dentro de la actuación administrativa se determina que la dirección reportada en el RUT no corresponde a la dirección real del contribuyente.

Para resolver la primera pregunta y porque tiene que ver con los servicios de representación, es oportuno aclarar que quien actúe como apoderado debe estar inscrito en cuanto que, conforme con lo manifestado por este Despacho en el Concepto No. 00001 -de 2003, son responsables del Impuesto sobre las ventas las personas naturales que presten servicios gravados con el impuesto, sin que para el efecto deba distinguirse «si la actividad se realiza en forma habitual o esporádica».

Siendo así, quien preste servicios de representación en su condición de mandatario especial o general, en tanto comportan una obligación de hacer, en todos los casos se verifican los supuestos de hecho previstos en la Ley como generadores de las obligaciones principales y accesorias que como tales deben cumplirse, dentro de las cuales está, entre otras, la inscripción en el RUT. Tratándose de omisos en el cumplimiento de esta obligación, deberá procederse conforme lo prevé el artículo 18 del Decreto 2788 de 2004 con fundamento en la información a que se refiere el mismo artículo.

Ahora bien, esta situación es distinta de aquellos eventos en los que una persona natural asalariada, dentro de las funciones propias de la relación laboral con entidades que prestan servicios profesionales, por designación que esta hace debe actuar como apoderado de personas jurídicas o naturales que han contratado directamente con la persona jurídica la prestación de servicios propios del ejercicio del derecho y sobre los cuales la sociedad de servicios empleadora ha facturado y cobrado el IVA.

En tal evento, dicha persona natural, al no ser responsable del Impuesto sobre las ventas por recibir sus ingresos exclusivamente de una relación laboral y en el caso en que no deba inscribirse en el RUT por cualquier otra obligación fiscal, no estaría obligada a tener registrada su dirección en dicho registro, sin perjuicio de la obligación que tiene la sociedad de servicios de cumplir las obligaciones propias relativas al RUT y de la condición de mandataria para los fines consiguientes.

Para este caso se efectuarán las siguientes precisiones:

Tal y como lo ha reiterado la doctrina de este despacho y la jurisprudencia tanto del H Consejo de Estado como de la H Corte Constitucional, el principio de publicidad que ampara los actos administrativos, en desarrollo del cual se logra el conocimiento de los mismos por el afectado ,»no es una formalidad que puede ser suplida de cualquier manera, sino un presupuesto de eficacia de la función pública. Los actos de la administración sólo son oponibles al afectado, a partir de su real conocimiento, es decir, desde la diligencia de notificación personal o en caso de no ser posible, desde la realización del hecho que permite suponer que tal  conocimiento se produjo , bien porque se empleó un medio de comunicación de aquellos que hacen llegar la noticia a su destinatario final, o porque el administrado demostró su conocimiento» . (Sentencia 096 de 2001 Corte Constitucional M. P. Dr. Álvaro Tafur Galvis)

(Subrayado fuera de texto).

Conforme con lo anterior, la notificación no es un simple requisito formal puesto que corresponde a un presupuesto de eficacia de la función pública e implica poner al afectado en real conocimiento de los actos de la Administración.

Por lo tanto, la exigencia de notificar al apoderado reviste un carácter especial para aquellos casos en que éste actúa, en atención al principio de publicidad que tiene por objeto poner en conocimiento los actos de la Administración, por lo que en aquellos casos en que se haya otorgado poder a una persona jurídica resulta obligatorio notificar a quien haya actuado por designación de la sociedad de servicios  que obra como apoderada del contribuyente, responsable o agente retenedor.

En aquellos casos excepcionales en los que sea directamente la persona natural que actúa como apoderado y en su condición de omiso en el cumplimiento de la obligación de inscripción no tiene registrada una dirección en el registro único tributario «RUT» lo que imposibilita notificarlo, resultaría procedente notificar directamente al contribuyente, responsable o agente retenedor. Así, con la notificación a éstos se cumple de manera eficaz con este principio de publicidad al garantizar el efectivo conocimiento de los actos de la Administración por parte del afectado conforme a las formas de notificación previstas en el artículo 565 del Estatuto Tributario.

Adicionalmente debe indicarse que respecto de los obligados a la inscripción en el Registro único Tributario, dicho mecanismo es el único procedente para efectos de su ubicación. En consecuencia, cuando un contribuyente actúa por intermedio de apoderado, éste tiene la obligación de inscribirse en el RUT y debe efectuarse la notificación de las actuaciones administrativas a la dirección de éste, sin que proceda la notificación al contribuyente, responsable o agente retenedor.

En cuanto a su segundo interrogante, se recuerda lo dispuesto en el artículo 555-2 del estatuto tributario y sus reglamentaciones posteriores, en virtud de las cuales no existe posibilidad alguna de notificar a una dirección diferente de la informada en el RUT, ni tampoco notificar varias veces o a direcciones distintas, cuando se está obligado a cumplir con esta inscripción, dado que el RUT es la única herramienta para obtener la información relativa a la ubicación e identificación de los clientes, responsables, usuarios aduaneros, informantes y demás sujetos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN.

Cuando en desarrollo de un proceso y previamente a la notificación de un acto administrativo se establezca que la información contenida en el Registro único Tributario no está actualizada, antes de la notificación del respectivo acto administrativo y con el fin de garantizar la publicidad de la actuación, procede la actualización de oficio en el Registro único Tributario, con fundamento en lo dispuesto por el numeral segundo del artículo 8° de la Resolución 01887 del 22 de febrero de 2007.

Es entonces necesario precisar que la posibilidad de actualizar de Oficio el Registro único Tributario opera sin perjuicio de la obligación de notificar las actuaciones procesales exclusivamente a la dirección consignada en el Registro único Tributario.

Atentamente

CAMILO ANDRÉS RODRÍGUEZ VARGAS
Jefe Oficina Jurídica