Información Exógena: Generalidades aplicables a todos los reportes

Doce puntos importantes hay que tener en cuenta ya que estos se aplicarán a cualquiera de los 33 formatos mencionados en la Resolución 117 de 2012. Entre otros que ningún reporte debe ser avalado por contador o revisor fiscal, el uso de la firma digital y la utilización del seudo NIT.

Antes de pasar a mirar algunos ejemplos de los reportes exigidos en la Resolución DIAN 117 de octubre 31 de 2012 a los Contribuyentes y No contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN (información para cruces de información; art. 631 del E.T.) es importante destacar varias generalidades que aplicarían a cualquiera de los 33 formatos mencionados en esa sola resolución.

1) Ningún reporte requiere ser avalado por Contador o Revisor Fiscal. Los reportes solo los firma el representante legal en las personas jurídicas o sucesiones ilíquidas, o la persona natural obligada a informar. Además, cuando el representante legal de las personas jurídicas inicie sesión en el portal de la DIAN debe asegurarse de entrar por la opción “Organización” y no por la opción “A nombre propio”.

2) Para quienes tengan que llegar a utilizar los “seudo-NIT’s” que se mencionan en el texto de la Resolución 117 y con los cuales se identificaría a los terceros ubicados en el exterior (“seudo-NIT’s” que empezarían con el número 444444001 y que pueden avanzar de uno en uno hasta el 444449000), lo correcto es que cuando se asigne un seudo NIT de esos a algún beneficiario, entonces ese mismo beneficiario del exterior se deberá identificar con se mismo “seudo-NIT” en todos los distintos reportes (Socio, Costo o Gasto, CXC, CXP, etc..).

3) Para todos los efectos, las cifras monetarias que se incluyan en cualquiera de los reportes exigidos con la Resolución 117 se reportan en pesos, sin decimales, ni comas, ni fórmulas.

4) Para hacer la entrega virtual de los reportes, la norma dice que si la DIAN lo autoriza entonces el representante legal de la entidad reportante, o la Persona Natural obligada a hacer el reporte, podrían usar una Firma Digital de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN; como las expedidas por Certicamara SA (Consúltese www.certicamara.com.co).

5) Para dicha transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos” o de “pérdida de la firma digital”. Si se pierde dicha firma digital deben pedir un cambio como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (ver Parágrafo del Art. 20, Resolución 117).

Además, la Resolución 117 indica que si se presenta la “Contingencia” de producirse problemas técnicos con el portal de la DIAN, primero hay que ir a las sedes de la DIAN con los archivos en una USB y también llevar el archivo de la firma digital. Pero si allí tampoco se puede hacer la carga de los archivos, la DIAN dará aviso de ello y el reportante de la información tendrá 8 días hábiles más para hacer la entrega de los reportes sin que se configure extemporaneidad.

6) En el texto del Parágrafo del artículo 2 de la Resolución 117 se dispuso que si una sociedad se liquidaba después de octubre 31 de 2012, entonces antes de poder cancelar su RUT se le pedirán los informes que le corresponda. Lo mismo pasará si se liquidaron antes de octubre 31 de 2012 pero no habían ido a cancelar el RUT.

7) Si durante el año 2012 se produjeron fusiones de sociedades, la obligación de reportar recae en la sociedad absorbente o la nueva que surge de la fusión. Ellas reportarían todo lo que haya alcanzado a hacer durante la fracción de año 2012 la(s) sociedad(es) que desaparece(n) en el proceso de fusión.

Y si hubo escisión de sociedades la obligación recae en las nuevas sociedades producto de la escisión, pero ellas podrán definir cuál de esas sociedades nuevas reporta la información de las operaciones que por la fracción del año 2012 alcanzó a realizar la sociedad escindida (Concepto DIAN 06973 de enero 25 de 2007).

8) En cuanto a las direcciones con las que se reportan a los terceros, lo que debe hacer cada reportante es usar la dirección que tenía tal tercero a la fecha en que se hicieron las operaciones con el mismo. No es obligación por tanto estar averiguando si para la fecha en que se entregaría el reporte ese tercero haya cambiado de dirección.

En estos casos es donde se podría volver inútil para la DIAN el contar con direcciones que ya no servirían y se podría estar incumpliendo lo establecido en el Art. 44 de la Ley Antitrámites, Ley 962 de 2005, ver Concepto DIAN 31198 de mayo 15/12.