Pagos por primas legales y su sometimiento a retención en la fuente a título de renta

Según si al trabajador del sector privado se le aplica el procedimiento 1 o 2 de retención en la fuente, es posible que el pago de su prima legal, si es inferior a $3.768.000, no se le aplique retención en la fuente a título de renta. A continuación analizamos los motivos de esta situación.

Para calcular retención en la fuente sobre la prima legal de servicios es necesario distinguir si el trabajador pertenece al sector privado o público y, además, si a este se le aplica el procedimiento 1 o 2 de retención en la fuente.

Al respecto, los artículos 385 y 386 del ET indican que (citamos la parte pertinente):

 “ARTICULO 385. PRIMERA OPCIÓN FRENTE A LA RETENCIÓN. Para efectos de la retención en la fuente, el retenedor deberá aplicar el procedimiento establecido en este artículo, o en el artículo siguiente:

Procedimiento 1.

Con relación a los pagos gravables diferentes de la cesantía, los intereses sobre cesantía, y la prima mínima legal de servicios del sector privado o de navidad del sector público, el “valor a retener” mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla al cual correspondan la totalidad de dichos pagos que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes. Si tales pagos se realizan por períodos inferiores a treinta (30) días, su retención podrá calcularse así:

….

Cuando se trate de la prima mínima legal de servicios del sector privado, o de navidad del sector público, el “valor a retener” es el que figure frente al intervalo al cual corresponda la respectiva prima.”

“ARTICULO 386. SEGUNDA OPCIÓN FRENTE A LA RETENCIÓN.El retenedor podrá igualmente aplicar el siguiente sistema:

Procedimiento 2

Cuando se trate de los pagos gravables distintos de la cesantía y de los intereses sobre las cesantías, el “valor a retener” mensualmente es el que resulte de aplicar a la totalidad de tales pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en el respectivo mes, el porcentaje fijo de retención semestral que le corresponda al trabajador, calculado de conformidad con las siguientes reglas…”

(Los subrayados son nuestros).

De acuerdo con lo anterior, es posible concluir lo siguiente:

1. En el caso de trabajadores del sector privado sometidos a retención en la fuente por el procedimiento 1, el pago de su prima legal de servicios (es decir, sin incluir las demás posibles primas extralegales que pueda recibir) no se suma con los demás pagos laborales del mes sino que se depura por aparte, en forma independiente. Esto significa que al valor bruto de la prima se le podrá restar el 25% como renta o ingreso exento sin que ese porcentaje en valores absolutos exceda de 240 UVT (ver el numeral 10 del artículo 206 del ET y el Concepto DIAN 076176 de octubre de 2005). Si el valor final obtenido supera los 95 UVT (en la actualidad, 95 UVT x $29.753= $2.826.000), entonces se practicarían retenciones en la fuente con los rangos de la tabla del artículo 383 del Estatuto (consulta nuestra herramienta: “Retención en la fuente con procedimiento 1 para aslariados y demás empleados durante el 2016”). En consecuencia, si el pago de la prima de los sometidos al procedimiento 1 no supera, hoy día, los $3.768.000, entonces dichos trabajadores no sufrirían retención en la fuente, pues el 75% de esa prima arroja un valor inferior a los 95 UVT. Además, es necesario tener presente que, en el caso de aquellos asalariados a los que sí se les debe efectuar de forma simultánea el cálculo de la retención mínima (pues en el año gravable anterior fueron declarantes de renta, ver el artículo 384 del ET y el artículo 3 del Decreto 0099 de enero de 2013), en este la prima legal se sumaría con todos los demás pagos gravables del mes (formando una sola gran base gravable) y, por consiguiente, si la base gravable final supera los 128,96 UVT (hoy día unos $3.837.000), en tal caso la prima quedaría sujeta a retención en la fuente.
2. En el caso de trabajadores del sector privado sometidos a retención en la fuente por el procedimiento 2, o de trabajadores del sector público sometidos al procedimiento1 o 2, su prima legal de servicios se suma en una sola base con los demás pagos laborales del mes para efectuar una única depuración y obtener así solo un valor de estos, al cual se le aplicaría la tabla del artículo 383 del ET o el porcentaje fijo definido, por ejemplo, en junio de 2016. En todo caso, el valor hasta allí obtenido por concepto de retención tendría que compararse con el que se obtenga con el cálculo de la retención mínima (solo cuando sea obligatorio dicho cálculo, ver el artículo 384 del ET).

Mejor panorama para los sometidos al procedimiento 1

Así pues, sería válido decir que, en la mayoría de los casos, los trabajadores pertenecientes al sector privado que reciben valores pequeños por concepto de prima legal de servicios, y siendo trabajadores a los que no se les debe efectuar el cálculo de la retención mínima del artículo 384 del ET, les va mejor cuando sus pagos están sometidos a retención con el procedimiento 1 que con el procedimiento 2.

Lo anterior sucede porque, en el procedimiento 1, la prima legal no se suma con los demás ingresos del mes y puede quedar libre de retención. En cambio, cuando el porcentaje fijo de retención aplicado durante el semestre a los trabajadores sometidos al procedimiento 2 es superior a 0%, entonces el 75% de su prima legal sufriría retención en la fuente.

Además, es necesario recordar que, según los artículos 385 y 386 del ET antes citados, es el empleador quien decide cuál procedimiento de retención se aplicará a cada uno de sus trabajadores, pues incluso podría aplicar a algunos el procedimiento 1 y someter a los demás al 2. Sin embargo, el procedimiento aplicado a un determinado trabajador debe ser el mismo durante todo el año fiscal (ver el Concepto DIAN 2340 enero 20 de 1993).

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