Pasos para autorizar o habilitar la numeración de las facturas ante la DIAN

Las personas obligadas a expedir facturas, deben acercarse a las oficinas de la DIAN y solicitar la Resolución de Facturación, pues esta no se puede realizar de manera virtual. A continuación, se exponen los pasos que debe seguir para realizar este trámite.

Tal como lo establece el Estatuto Tributario, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.

Por ello, las personas o entidades obligadas a expedir factura deberán solicitar autorización o habilitación de la numeración ante la DIAN, también conocida como solicitud de Resolución de Facturación, correspondiente a su residencia o domicilio fiscal, cuando se expidan por medio de talonarios o por computador. Para ello, los interesados o sus apoderados deberán presentar la solicitud por intervalos de numeración consecutiva ante la Administración respectiva, ya sea personalmente o a través de correo certificado. Pero ¿cuáles son los pasos que hay que seguir para realizar este trámite de manera adecuada?

Pues bien, es importante tener en cuenta que la solicitud se puede hacer en cualquier fecha y que el trámite es gratuito, pero no se puede realizar de manera virtual (en línea), por lo que el interesado deberá acercarse al punto de atención más cercano y realizar la solicitud. Una vez hecha la solitud, se obtendrá la respuesta (es decir, la Resolución de la Facturación) en 15 días hábiles.

Para realizar la solicitud, siga los siguientes pasos:

1. Aliste la documentación necesaria

El interesado deberá diligenciar la solicitud de numeración de facturación, esto es el formulario 1302, y llenar los campos dependiendo si la solicitud que está tramitando es la autorización de la numeración o la habilitación de la numeración, la modalidad de facturación y el prefijo, es decir, el consecutivo que llevará a factura:

Adicionalmente, el obligado a facturar deberá presentar el original de la cédula de ciudadanía, y en caso de que actúe mediante apoderado, el poder original otorgado para realizar este trámite junto con la cédula de ciudadanía del apoderado.

Es importante tener en cuenta que si el obligado a facturar opta por expedir facturas electrónicas, e informó en debida forma el inicio de las operaciones con factura electrónica, debe solicitar autorización de numeración para expedir facturas electrónicas, diligenciando el formulario 1301.

2. Agende la cita para realizar el trámite.

Para realizar el trámite es necesario agendar una cita para ser atendido en la DIAN; la solicitud de la cita puede hacerse de manera telefónica y virtualmente, ingresando al portal web en la opción Sistema de Agendamiento virtual de citas de la DIAN, en donde le aparecerá la siguiente pantalla:

Si se encuentra ubicado en la ciudad de Bogotá seleccione “Solicite citas para la ciudad de Bogotá”; si se encuentra en otra ciudad, seleccione la opción “Solicite citas para demás ciudades”.

3. Radique la documentación.

Para radicar la documentación necesaria deberá dirigirse a la oficina de la DIAN a la división o Grupo de Gestión de Asistencia al Cliente, en la fecha y hora en la cual quedó agendada la cita. La radicación de los documentos también se puede realizar mediante correo certificado.

4. Reclame la Resolución de autorización (Resolución de Facturación)

Recuerde que la autorización o habilitación de la numeración para facturación se obtiene en quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha en la cual se radicó la solicitud; para reclamar la Resolución de autorización deberá acercarse a la División de Gestión de Asistencia al cliente una vez se cumplan los 15 días hábiles.

En caso de que no se reclame directamente en el punto de atención, deberá esperar que la resolución de autorización le sea enviada por correo certificado dentro de los 15 días hábiles siguiente a la presentación de la solicitud. Para ello, no es necesario presentar ningún soporte, pues la institución se encarga de verificar que el interesado cumpla con los requisitos necesarios para la correcta realización del trámite.

5. Solicite mecanismo de firma digital (Facturación electrónica)

Si la solicitud se hizo para numeración de factura electrónica, el obligado debe solicitar el mecanismo de firma digital (en caso de que no lo tenga), y, posteriormente, solicitar la clave técnica por medio de los servicios informáticos electrónicos dispuesto por la entidad en el portal.

Material Relacionado:

• [Actualidad]  Renovación de firma digital: 8 pasos para tener en cuenta
• [Actualidad] RUT en línea: cómo actualizarlo