Pasos para tramitar el registro mercantil y finalizar el proceso de creación de empresa

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  • Publicado: 15 julio, 2019

Pasos para tramitar el registro mercantil y finalizar el proceso de creación de empresa

Una iniciativa empresarial requiere el cumplimiento de una serie de requisitos, como la inscripción en los registros que certifiquen la existencia y legalidad del negocio, entre los que se encuentran la matrícula mercantil y el ROE. Conozca cómo llevar a cabo dicha inscripción estos formularios.

Con miras a complementar lo expuesto mediante el editorial Registro en el RUES: primer paso para quienes desean crear empresa, a continuación, se esbozarán aspectos precisos acerca de los registros en la matrícula mercantil y el registro con otras entidades.

Matrícula mercantil

“La matrícula mercantil certifica la existencia y la constitución legal de toda empresa o establecimiento de comercio”

La matrícula mercantil certifica la existencia y la constitución legal de toda empresa o establecimiento de comercio. Por esta razón, es uno de los requisitos que exige la ley para el funcionamiento de toda iniciativa empresarial o de comercio (en el caso de las personas naturales).

Este registro debe ser llevado a cabo por:

  • Las personas naturales que ejerzan actividades mercantiles de forma habitual, como las dispuestas mediante el artículo 20 del Código de Comercio. En el caso de los tenderos, estos deberán realizar su inscripción como persona natural con establecimiento.
  • Las sociedades comerciales (sociedades por acciones simplificadas –SAS–, sociedades anónimas –SA–, sociedades colectivas –SC–, etc.).
  • Establecimientos de comercio.
  • Agencias.
  • Sucursales de sociedades nacionales y extranjeras.

Antes de llevar a cabo la inscripción de su empresa o negocio es importante que verifique que el nombre que va a asignar no se encuentre registrado.

Beneficios de la inscripción en el registro mercantil

Realizar la inscripción en el registro mercantil le traerá beneficios, tales como:

  • Estar al día con sus deberes legales, esto es, cumplir con los deberes que la ley exige al comerciante.
  • La protección de su nombre comercial.
  • Hacer pública su condición de comerciante.
  • Evitar la imposición de multa por parte de las entidades de vigilancia y control, entre ellas, la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Facilitar la obtención de créditos con entidades bancarias.
  • Acreditar la propiedad del establecimiento de comercio y su antigüedad.
  • Facilita las relaciones comerciales con proveedores y clientes.
  • Amplia las oportunidades comerciales con comerciantes o entidades comerciales del exterior, al contar con una extensa red de información.

Formalización de la matrícula mercantil

Para efectos de formalizar la matrícula mercantil debe seguir las siguientes pautas:

  • Diligenciar de manera correcta y completa el formulario del Rues.
  • Diligenciar los formularios de matrícula mercantil de la persona natural y sus establecimientos de comercio. Imprima y firme estos formularios una vez diligenciados.
  • Diligenciar el formulario de RUT de la Dian a través de la página internet de esta entidad y seleccione la opción “Inscripción RUT”; posteriormente, oprima el botón “tipo de inscripción”, elija “cámara de comercio”, y pulse el botón “continuar”. Luego imprima y firme el formulario diligenciado (para conocer más detalladamente este proceso puede consultar nuestros artículos: Trámite del RUT para un comerciante obligado a inscribirse en la cámara de comercio e Inscripción en el RUT para personas naturales que declaran renta por primera vez).
  • Diligenciar el formulario adicional de registro con otras entidades –CAE–. Con la información registrada en este documento la cámara de comercio notificará la matrícula de los establecimientos de comercio a las secretarías de planeación municipal, hacienda municipal y gobierno municipal.

Formulario de registro con otras entidades

Este formulario debe ser diligenciado para suministrar la información que no se encuentra en el documento de matrícula mercantil, y que es requerida para la asignación del número de identificación tributaria –NIT– y la inscripción en el registro único tributario –RUT–, administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional –Dian–.

Este registro también tiene como finalidad la inscripción en el registro de información tributaria –RIT–, así como su actualización ante la Secretaría de Hacienda Distrital en el caso de Bogotá D.C. y las secretarías de planeación municipal, hacienda municipal y gobierno municipal, según el municipio en el que se requiera efectuar el registro.

Tenga en cuenta que este formulario deberá ser diligenciado siempre que las actividades que va a desarrollar se encuentren gravadas con el impuesto de industria y comercio –ICA–.

Diligenciamiento del formulario

Para el diligenciamiento del formulario de registro con otras entidades debe tener en cuenta, entre otras, las siguientes pautas:

  • Diligenciamiento de datos básicos

Nombres y apellidos para la persona natural (como se encuentren inscritos en el documento de identificación). En el caso de las personas jurídicas, la razón social debe guardar concordancia con lo dispuesto en los estatutos.

  • Casilla de asignación

Debe seleccionar esta casilla en el evento en que solicite la asignación del NIT y la inscripción del RIT.

  • Casilla de actualización

Seleccione esta casilla cuando ya se encuentre inscrito o matriculado en la cámara de comercio correspondiente y requiera actualizar el inicio de las operaciones gravadas con el ICA en el RIT.

  • Inscripción del RIT

Para la inscripción del RIT debe consignar en el formulario en cuestión (de registro con otras entidades) la fecha en la cual se dio inicio a las operaciones gravadas con el ICA. En caso de que no haya iniciado tales operaciones al momento de solicitar el RIT, debe dejar ese espacio en blanco. Una vez dé inicio a estas actividades, y dentro de los meses siguientes, deberá actualizar la información de este registro a través de dicho formulario, en la cámara de comercio en que se encuentre inscrito.

  • Inscripción del RUT

En el espacio dispuesto para esta información debe consignar los datos del contador que va a firmar las declaraciones tributarias de la persona natural o jurídica.

  • Contribuyente o representante legal

En el campo dispuesto para este fin debe consignarse la firma original de la persona natural o representante legal de la persona jurídica que se inscriba o matricule.

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