Personas naturales y jurídicas adquirentes y su función respecto a la factura electrónica

• Publicado: 26 agosto, 2016

El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar la factura electrónica a las personas naturales o jurídicas que adquieren bienes y/o servicios; estos últimos deben recibirla, confirmar el recibido, verificarla, aceptarla o rechazarla según el caso, y conservarla.

Con la reglamentación de la factura electrónica se destaca el papel de las personas naturales y jurídicas que adquieren bienes y/o servicios, también denominados como adquirentes, y que por tanto tienen el deber de exigir factura o documento equivalente. Para el caso específico de la factura electrónica, los adquirentes deben recibirla, aceptarla o rechazarla de acuerdo con la situación, y adicionalmente conservarla para su posterior exhibición.

Así, lo primero que debe tener en cuenta el adquirente es que el obligado a facturar electrónicamente tiene que cumplir con unas condiciones de entrega de la factura electrónica, como lo es dar la factura en el formato electrónico de generación o facilitar una representación gráfica de la factura electrónica en formato impreso o digital, tal como lo indican el numeral 2 y el parágrafo 1 del artículo 2 del Decreto 2242 del 2015.

Una vez que el adquirente reciba la factura electrónica debe certificar que la recibió; para tal fin tendrá que hacer uso de sus propios medios tecnológicos o de los que disponga el obligado a facturar electrónicamente. Cuando el adquirente haya recibido la factura electrónica en formato electrónico de generación, además de los medios antes enunciados, podrá utilizar el formato XML alternativo que propone la DIAN, según se establece en el artículo 9 de la Resolución 00019 del 2016.

Luego se procederá a verificar la factura electrónica para su aceptación o rechazo, lo cual se realizará de la siguiente manera:

• Si el adquirente recibió la factura electrónica en formato electrónico de generación deberá verificar que:

• La factura electrónica sea entregada en el formato XML estándar establecido por la DIAN.
• La factura electrónica cumpla con los requisitos señalados en el artículo 617 del ET, con excepción de los literales a), h) e i).
• Comprobar el tipo y número del documento de identificación del adquirente, cuando este sea persona natural y no tenga NIT.
• Existencia de la firma digital o electrónica y validez de la misma.

Una vez realizada la verificación, el adquirente podrá rechazar la factura electrónica por no realizar alguna de las condiciones señaladas anteriormente, por no poder leer la información y/o por incumplimiento de requisitos propios de la operación comercial (ver el artículo 5 del Decreto 2242 del 2015).

• Si el adquirente recibió la factura electrónica en su representación gráfica en formato impreso o digital, debe revisar los siguientes aspectos:

• La factura electrónica cumpla con los requisitos señalados en el artículo 617 del ET, con excepción de los literales a), h) e i).
• Comprobar el tipo y número del documento de identificación del adquirente, cuando este sea persona natural y no tenga NIT.

Lo anterior sin perjuicio de consultar otras condiciones a través de los servicios ofrecidos por la DIAN (ver el parágrafo del artículo 5 del Decreto 2242 del 2015).

Cuando el adquirente rechaza la factura electrónica debe manifestarlo a través de sus propios medios tecnológicos o mediante los que disponga el obligado a facturar electrónicamente. Cuando el adquirente haya recibido la factura electrónica en formato electrónico de generación, además de los medios antes enunciados, podrá utilizar el formato XML alternativo que indica la DIAN en el artículo 10 de la Resolución 00019 del 2016. Si la factura electrónica es aceptada deberá conservarse por el término establecido en el artículo 632 del ET o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

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