Planear y No Improvisar – Edmundo Florez

El Plan Único de Cuentas – PUC

Mucho se ha hablado de las NIIF y otros estándares, hay quienes los defendemos y otros los atacan, sin embargo, no se piensa en la escritura de la información, la cual hoy en día se realiza a través de códigos que denominamos “Plan Único de Cuentas – PUC” que de único no tiene sino el nombre porque hay muchos, demasiados en mi opinión. El PUC tiene como finalidad registrar los hechos económicos de transacciones realizadas por una empresa mediante códigos.

Pareciera que los entes de control y vigilancia tienen escondido un congresista en su interior, porque les fascina legislar sobre lo legislado. Cada superintendencia ha querido ser protagonista y mediante Resoluciones, Circulares e incluso comunicados de prensa, emiten directrices que incrementan el que hacer del área contable.

Porqué no se planea?

Es la gran pregunta que siempre me hago, por qué tanta improvisación?, falta solo un año para la transición de los Estándares de Información Financiera – NIIF y hasta la fecha no se escuchan voces sobre qué haremos con tanto PUC.

Cada país donde se ha acogido los Estándares ha cambiado sus planes de cuentas. En nuestro caso, cada Superintendencia se ha abierto camino pero por ahora están en silencio.

Porqué no recogemos el aprendizaje de otros países, y tomemos lo mejor de ellos, pues ya han recorrido un camino y han sido retroalimentados con experiencia.

Puedo citar como ejemplo el caso español, cuyo UNICO Plan de Cuentas ha sido estructurado de manera tal que aplica a todas las empresas y refleja el sentido financiero de las transacciones. Ellos ya aprendieron el significado de la palabra ESTANDAR que podríamos resumir como la acción de unificar diversos criterios enmarcándolos en una sola dirección.

Para qué queremos inventar la rueda. Porqué no utilizamos el tiempo inteligentemente en aspectos más productivos, tales como el mejoramiento de procesos internos para ser más eficientes o implementar estrategias financieras para optimización de recursos.

Si no se reacciona con anticipación estaremos adecuando la codificación actual durante el proceso de implementación de las NIIF. No quisiera vaticinar el escenario que nos espera: Implementación de Estándares NIIF,

Modificación y/o adaptación del Estatuto Tributario, Adecuación del o los PUC, Actualización de Informes a los Entes de Control y Vigilancia, Actualización o Cambio de Software Contable, etc., y todo esto simultáneamente, sin contar que muchos colegas y demás miembros de las áreas contables incluyendo a la Gerencia General y demás Staff Administrativo, que no han empezado a capacitarse desde ahora sino que dejarán todo para el último momento. Solo espero que todo esto no haga parte de las predicciones Mayas sobre el fin del mundo, pero si no se hace algo desde ya, estaremos frente a una demostración clara que la teoría del caos existe.

Mi intensión no es ser fatalista o crear zozobra e incertidumbre, al contrario, es tratar de visualizar un “ posible escenario” y anticiparse con la planeación que ello requiere.

Como las empresas si planeamos y no podemos dejar al azar todo lo que se nos avecina, por eso y si me lo permiten, recomiendo realizar un plan de trabajo que involucre varias de las situaciones aquí planteadas y todas las demás que se escapan por omisión.

En actualícese ya comenzamos la difusión de éstos estándares y te invitamos a participar activamente.

Se pierde tiempo valioso al Improvisar

Se critica mucho el actuar de las áreas contables, pero la improvisación de normas y regulaciones colapsan el trabajo de emisión de un sinnúmero de informes para entidades como la Dian y Rentas Municipales con su información

Exógena (cada una diferente incluso dependiendo del municipio), las Superintendencias y el reporte de cifras de Estados Financieros y anexos, la UIAF para prevención y control de lavado de activos, el Dane para determinar información estadística, las Cámaras de Comercio y su Registro Único de Proponentes, las Entidades Financieras para la actualización y renovación de cupos de crédito, solo por citar algunos. En fin cada entidad es muy “creativa” para solicitar informes.

Para completar la dicha, muchos de los ERP del mercado no suministran toda la información como se requiere y el área contable debe exportar los reportes a una hoja de cálculo para “organizar” los datos como se solicitan.

Los costos de esta actividad son incalculables, pagos de horas extras, pagos de ayudantes para apoyo de las actividades, estrés de los empleados, bajo rendimiento por jornadas extenuantes, incapacidades por agotamiento, rotación de personal, consumo de energía, desgaste de equipos, y muchísimo más, sin contar con la ineficiencia de los portales a los cuales hay que entregar tan requerida información.

Lo anterior es que todo se hace improvisadamente, porque no se realiza una adecuada planeación encaminada a la solución de esta problemática. Porque no se unifica la información? y cada cual obtiene de una misma fuente la información que necesita. Porqué las entidades del estado solicitantes no se unen y realizan un estudio serio que permita tener un gran y único banco de datos al cual acceda, bajo ciertos perfiles de usuarios, todo aquel que requiera información. Para eso están llamados los Sistemas de Información a brindarnos soluciones y el deber de cada área contable es tener aquel que le apoye realmente a su trabajo.

Valdría la pena incluso conocer que están haciendo las distintas Casas de Software para afrontar estos nuevos retos que se nos avecinan. Cuál será el apoyo que nos brindarán a nosotros como usuarios en la resolución de tantas problemáticas simultáneas.

Para concluir y cerrar con broche de oro, si usted es un analista empresarial, y a pesar de tanto informe, trabajo y esfuerzo, “no existe información pública” o la que hay es incompleta, luego hay que pagar por tan valiosa información para obtenerla.

Autor:

Edmundo Flórez Sánchez.
*Investigador sobre Estándares Internacionales en admin.actualicese.co
BLA Ltda. Edmundo Florez
Email: edmundo.florez@blacolombia.com
www.blacolombia.com