Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Fue en el año 2006 cuando la DIAN decidió poner en funcionamiento una nueva manera, totalmente revolucionaria, de hacerle llegar la información exógena tributaria o aduanera y cambiaria exigida cada año por tal entidad, pues desde dicha fecha en adelante tal información sería procesada por su gran plataforma tecnológica denominada “MUISCA” (Modelo Único de Ingresos, Servicios y Control Automatizado)
En vista de ello, todos los obligados a suministrar la información exigida por la DIAN tuvieron que empezar a familiarizarse con el manejo de los hoy ya famosos “formatos” en los cuales se deben entregar los datos o informes solicitados por la DIAN. Pero una parte singular de tales “formatos” es justamente el “nombre” que debe dársele a cada uno de ellos, pues dicho “nombre” posee una estructura bastante singular
Por ejemplo, para entregar la información de las retenciones en la fuente practicadas durante el año 2006, la resolución 12807 de octubre de 2006 en su artículo 5 indica que los obligados a suministrar tal información deberán utilizar el “formato 1002” . Y cuando se deba dar nombre al archivo que contendrá esa información (construido con el estandar XML), tal nombre sería:
Dmuisca_ 01 01002 06 2007 00000001 .xml
Ese nombre tan largo tiene un especial propósito, pues cada uno de los dígitos que siguen a la palabra “Dmuisca_” son muy claves para identificar el tipo de información que el reportante le está entregando a la DIAN , y son interpretados así:
a) Los dos primeros dígitos (marcados como 01 en nuestro ejemplo), le indican al MUISCA si el archivo que se entrega es el archivo “inicial” (en cuyo caso se diligencian como “ 01” ) o si quizás es un archivo de “reemplazo” o de “corrección” al reporte inicial (en cuyo caso se diligenciarían como “ 02” )
b) Los cinco dígitos siguientes (marcados como 01002 en nuestro ejemplo), le indican al MUISCA el tipo de “formato” al que corresponde el archivo (recuérdese que en la actualidad, los obligados a entregar información exógena tributaria llegar a tener que manejar desde el formato 01001 hasta el 01057)
c) Los siguientes dos dígitos (marcados como 06 en nuestro ejemplo), le indican al MUISCA la “versión” a la que corresponde el archivo. Téngase presente por ejemplo que en lo que respecta a la información exógena tributaria del año gravable 2006, algunos formatos se diligencian con “versión 06” mientras que otros se hacen en “versión 07” (por ejemplo, el “formato 1037” , que deben usar los “tipógrafos elaboradores de facturas”, esta vez se hace en “versión 07” ; véase artículo 2 resolución 12805 de oct de 2006 )
d) Los siguientes cuatro dígitos (marcados como 2007 en nuestro ejemplo), le indican al MUISCA el “ año de envío ” o “año en que se entrega” la respectiva información. Nunca se debe confundir con el “ año gravable ” al que pertenece la información contenida dentro del archivo (ese dato solo se puede conocer cuando se examina el interior del archivo construido en lenguaje XML, o cuando se diligencie, en el portal de Internet de la DIAN , la casilla donde se exige el “Año al que corresponde la información”). Por tanto, aun cuando se trate de la información del “año gravable 2006” , si la misma se “entrega” durante el 2007, es por ello que esos dígitos se diligencian como “ 2007” . Y si esa misma información del “año gravable 2006” se entregara extemporáneamente durante el 2008, o se tuvieran que “corregir” en el 2008, entonces esos dígitos se diligenciarían como “ 2008”
e) Por último, los 8 dígitos finales (marcados como 00000001 en nuestro ejemplo), le indican al MUISCA el “consecutivo de envío”, es decir, le informa “ cuantos archivos en total” (tomando en cuenta todos los distintos formatos que llegue a estar obligado a diligenciar, tanto de información tributaria, o de información aduanera y cambiaria, o de de información de precios de transferencia, etc.), y dentro de un mismo “año de envío ”, ha llegado a enviar un mismo informante . Es por ello que esta parte final del nombre del archivo es quizás la más delicada dentro del proceso de nombrar los archivos que se entregan a la DIAN y por ello, a continuación, damos algunas explicaciones adicionales sobre los casos que se pueden enfrentar a la hora de suministrar el “consecutivo de envío” cuando se entregan reportes de información exógena a la DIAN
Debemos empezar por aclarar que una característica básica y común a todos los distintos “formatos” que se tengan que diligenciar, es que cada formato no puede contener internamente más de 5.000 registros.
Por consiguiente, si retomásemos el ejemplo de la obligación de tener que reportar por el año gravable 2006 la información sobre las retenciones en la fuente practicadas en dicho año, y los sujetos a quienes se hicieron tales retenciones fueran 11.000 personas o entidades, en ese caso se tendrían que elaborar 3 archivos del mismo “formato 1002” (con 5.000 registros en el primero, 5.000 registros en el segundo, y otros 1.000 registros en el tercero)
Pero nótese lo que pasaría con los nombres de dichos archivos, en especial en la parte del “consecutivo de envío”
Dmuisca_ 01 01002 06 2007 00000001 .xml
Dmuisca_ 01 01002 06 2007 00000002 .xml
Dmuisca_ 01 01002 06 2007 00000003 .xml
Ahora bien, téngase presente que para cuando un mismo reportante esté obligado a entregar información usando distintos “ formatos” (el 1001, el 1002, el 1003, etc), sucede entonces que por cada “formato” (sin importar cuantos archivos de a 5.000 registros se tuvieran que diligenciar para cada “formato”) se debe elaborar una distinta “Solicitud de envío de archivos” (dicha “solicitud” es un documento que cuando se imprime queda distinguido en la DIAN con el título “Presentación de información por envío de archivos”, y tiene en su parte superior izquierda el Numero 10006; dicho documento se genera en forma automática en el portal de la DIAN cuando los archivos se entregan virtualmente, o se lo entregan en papel al que lleva los archivos en forma presencial hasta las oficinas de la DIAN ; cuando ya queda tramitado, entonces el MUISCA le asigna a dicho documento un “No.de formulario”, en su casilla 4, el cual es de 15 dígitos).
Y aun cuando en el mismo “año de envío” se tengan que estar diligenciando distintas “solicitudes de envío”, en ese caso el “consecutivo de envío” de los archivos tiene que guardar un estricto orden consecutivo . Un ejemplo de ello sería
Supóngase que durante el 2007 se entregarán dos archivos del “formato 1001” , pero también se entregarán dos archivos del “formato 1002” . En ese caso se tendrían que hacer dos “solicitudes de envío de archivos” adjuntando los siguientes archivos:
a) En la “solicitud de envío” para los archivos del “formato 1001” , se adjuntarían los siguientes archivos:
Dmuisca_ 01 01001 06 2007 00000001.xml
Dmuisca_ 01 01001 06 2007 00000002.xml
b) Y en la “solicitud de envío” para los archivos del “formato 1002” , se adjuntarían los siguientes archivos
Dmuisca_ 01 01002 06 2007 00000003.xml
Dmuisca_ 01 01002 06 2007 00000004.xml
Nótese entonces como, por tratarse de archivos entregados por un mismo reportante , y en un mismo “año de envío” , entonces en ese caso el “consecutivo de envío” de los archivos que ivan en la segunda “solicitud de envío” tienen que usar el consecutivo 00000003 y el 0000004 , pues en la primera “solicitud de envío” ya se había usado el consecutivo 00000001 y el 00000002 (Nota: cada reportante puede escoger libremente con cual de los distintos “formatos” inicia o termina sus procesos de enviar los archivos; lo importante es guardar el estricto orden consecutivo en el “consecutivo de envío” cuando se le de nombre a sus archivos)
Adviértase que cuando se inicie un nuevo “año de envío”, entonces todos los archivos a entregar a la DIAN durante ese nuevo “año de envío” volverían a empezar con el consecutivo 00000001
Ahora bien, para notar lo complejo que puede ser el guardar estrictamente el “consecutivo de envío” en los archivos que un mismo reportante suministre durante un mismo “año de entrega”, plantéese lo que sucedería cuando unos archivos entregados en el 2006 y otros entregados durante el 2007, tuvieran que entrar a ser posteriormente corregidos.
Esto lo examinaremos en la parte 2 de este editorial
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
