Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En este editorial se justifica la importancia de elaborar un presupuesto en las copropiedades, qué debe tener en cuenta el administrador al momento de elaborarlo y qué lineamientos de la normatividad se deben tener en cuenta para realizar dicho presupuesto con el fin de evitar multas y sanciones.
El uso de un presupuesto en las copropiedades se justifica debido a que esta es una herramienta fundamental para analizar la manera como se desarrollarán los procesos de la copropiedad en el futuro; también ayuda a prever circunstancias inciertas y es un mecanismo efectivo para identificar situaciones que requieran mejoras en la administración.
Para elaborar el presupuesto se requiere la participación proactiva de los administradores de la copropiedad y que estos se apoyen en los conocimientos de diferentes profesionales como arquitectos, ingenieros eléctricos, contadores, entre otros; así mismo, se requiere tener un conocimiento del mercado, contar con experiencia en procesos llevados a cabo en propiedad horizontal y velar por la optimización de recursos de la misma.
Si bien es cierto que el presupuesto tiene una elaboración numérica, también cuenta con un marco legal que debe tenerse presente, tanto para definir los parámetros que no se pueden obviar, como para evitar multas y sanciones; este marco conceptual parte desde la Constitución Política Nacional y se rige con los lineamientos de la Ley 675 de 2001 Régimen de Propiedad Horizontal.
Además, existen otras normas que exigen que los presupuestos tengan en cuenta rubros obligatorios; entre estas normas están los decretos 356 de 1994, 4950 de 2007, 2209 de 2016 y la Circular 20163200000665, que establecen los parámetros sobre contratos con servicios de vigilancia y las tarifas mínimas. Al respecto, cabe anotar que en el presupuesto de la propiedad horizontal los rubros destinados a servicios de este tipo son relevantes ya que corresponden aproximadamente al 40 % (en las grandes copropiedades) o hasta el 60 % (en las pequeñas copropiedades) de la cuota de administración pagada por los copropietarios. De este modo, ya sea que el contrato se realice directamente con una empresa de vigilancia, o con una cooperativa, las tarifas cambian, ante esto se requiere evaluar qué sería lo más conveniente para la copropiedad.
Otra aspectos a tener en cuenta para realizar el presupuesto son los lineamientos para las contrataciones y el pago de seguridad social, parafiscales y prestaciones sociales y demás cargos asociados a la nómina de personal administrativo, de oficios varios y mantenimiento presentes en el Código Sustantivo de Trabajo; ya sea que estos estén vinculados directamente con la copropiedad o tengan un contrato de prestación de servicios, se debe tener especial atención en cumplir con los requerimientos de la UGPP y proyectar los costos asociados a la nómina en el presupuesto.
Por otro lado, hay que tener en cuenta también las normas de seguridad en piscinas reguladas por la Ley 1209 de 2008, y los decretos 2171 de 2009 y 554 de 2015; verificar en estas normas si se requiere o no incluir en el presupuesto mantenimiento especifico o gastos en seguridad, como el caso de los salvavidas.
Entre otras normas, se encuentran las de carácter contable y tributario, como la Ley 1819 de 2016, que introdujo cambios en materia tributaria para las copropiedades; el anexo 3 del DUR 2420 de 2015, que establece los lineamientos para llevar contabilidad en la mayoría de las copropiedades (habrán casos de copropiedades que por tamaño deben clasificarse en el Grupo 1 y 2); la Ley 222 de 1995; la Ley 43 de 1990, y las normas que debe tener en cuenta el profesional contable en lo que respecta a las Normas de Aseguramiento de la Información –NAI–, entre ellas el Código de Ética.
Para concluir, y teniendo en cuenta que el presupuesto se elabora con una proyección de enero a diciembre, dado que la asamblea de copropietarios se reúne generalmente los tres primeros meses del año y solo hasta ese momento se aprueban o desaprueban estos presupuestos, se debe incluir los acontecimientos, ingresos, gastos y demás transacciones que hayan ocurrido en el primer trimestre que ya estuvo en curso.
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