Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En marzo 20 de 2014 la DIAN publicó la versión 1.0 del prevalidador tributario para los reportes del año gravable 2013. Para acceder a dicha versión se debe visitar el siguiente enlace: Prevalidador_Tributario_2014_v1.0
El prevalidador tributario que cada año publica la DIAN en su portal de internet es una herramienta gratuita construida en el programa Excel y cuyo menú de inicio tiene la siguiente presentación:
El prevalidador puede ser utilizado para cualquiera de los siguientes tres propósitos:
a. Diligenciar cualquiera de los cincuenta formatos mencionados en la Resolución 273 de diciembre 10 de 2013. En este caso, primero se captura la información como si se estuviera trabajando en el entorno de Excel y luego el aplicativo convierte esta información en un archivo con el estándar XML exigido por la norma. La ventaja de usar el aplicativo diseñado por la DIAN para diligenciar los formatos, es que éste cuenta con variados niveles de ayuda y validaciones que evitan que en el proceso se cometan errores de forma, por ejemplo, digitar datos no numéricos en espacios que son numéricos, o dejar casillas en blanco que son obligatorias de diligenciar, etc. En todo caso, es importante advertir que el aplicativo de la DIAN no está hecho para verificar si la información que le suministran es fiscalmente exacta o no. Esto solo lo detectará en los posteriores procesos internos que tal entidad efectúe con los archivos que le entreguen los distintos informantes.
b. Revisar y validar los archivos en el estándar XML que el informante haya diligenciado por su propia cuenta usando otros aplicativos diferentes al diseñado por la DIAN.
c. “Ver archivo de error”. Si al consultar vía internet alguna solicitud de información por envío de archivos en relación con alguno de los formatos entregados a la DIAN (ver numeral 4.3 de esta publicación), esta entidad informa que los archivos de este formato contienen errores de tipo técnico, se permitirá al reportante desde el portal de internet de la DIAN, descargar un archivo con el informe de estos errores detectados y guardarlo en el equipo. Cuando esto sucede, se podrá comparar el archivo original enviado a la DIAN con el archivo que contiene los errores detectados por la DIAN. Para tal acción se usa la opción “Ver archivo de error” en el menú principal del prevalidador.
Una vez se obtiene la copia del aplicativo, el paso siguiente es el de ejecutarlo o instalarlo. Al hacer dicha instalación el aplicativo generará, en cualquier zona del computador que el usuario haya escogido (preferiblemente no muy alejada de la raíz del disco duro), una carpeta llamada “Prevalidador_Tributario_2014_v1.0”.
Dentro de esta carpeta se hará visible, entre otros, un archivo en Word llamado “Manual”, que se recomienda sea leído por usuarios que por primera vez van a usar el aplicativo. También se hace visible una subcarpeta llamada “Salida” y un archivo de Excel llamado “Prevalidador_ Tributario_2014_v1.0.xls”, el cual se deberá seleccionar para empezar a efectuar los trabajos respectivos. En la subcarpeta llamada “Salida” el aplicativo irá guardando automáticamente los archivos ya convertidos en estándar XML que se han de entregar a la DIAN.
Se recomienda que si un usuario (por ejemplo, un contador) tiene la tarea de diligenciar la información de distintas empresas, por cada una de éstas debería hacer una instalación diferente del prevalidador, pues si usa el mismo aplicativo para todas, en la subcarpeta de “Salida” los nuevos archivos que va generando para una segunda empresa reemplazarían a los de la primera empresa trabajada.
De acuerdo con el manual que acompaña al prevalidador tributario, el equipo donde desee usarlo, debe contar con el software de Excel 2000 o superior.
Antes de trabajar con el archivo de Excel que se genera en la instalación del aplicativo (archivo llamado “Prevalidador_ Tributario_2014_v1.0.xls”), se debe abrir un nuevo archivo de Excel y ajustar la zona de macros para que el nivel de seguridad de las macros sea puesto en la opción “bajo”. Para saber cómo se logra hacer esto, ya sea que en el computador se tenga un Excel 2010 o versión inferior, deben seguirse los pasos 4 a 9 del manual del prevalidador. Además, ya se ha comprobado que el aplicativo en Excel no corre en los equipos MAC, aunque estén dotados con versión de “Office para MAC”. Por tanto, en estos equipos se hace necesario tener una partición del disco duro y en ella instalar una versión de Windows, que contenga el Excel para Windows y de este modo sí funcionaría el aplicativo de la DIAN. Lo anterior a causa de que el prevalidador es un archivo de Excel elaborado con muchas macros, las cuales no corren correctamente en el Excel que manejan los equipos MAC y solo funciona en el Excel para Windows.
Este punto se podrá apreciar en la videoconferencia que se encuentra en la zona de descargas que acompaña esta publicación.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
