Primera y segunda convocatoria para asamblea de propietarios, delegados e inasistencias

Muchas Propiedades Horizontales ya están haciendo convocatorias. Por eso es importante tener presente todo lo relacionado a la primera y segunda convocatoria, el poder para los delegados, sus facultades y las consecuencias por inasistencia. Aquí un especial sobre todos estos temas.

Primera y segunda convocatoria a asamblea

Lo ideal sería hacer una reunión y no tener que aplazarla por falta de quórum para deliberar, pero como la Ley 675 de 2001 establece el quórum referido, es menester hacer una segunda convocatoria.

Entonces veamos cada uno de los puntos a tener en cuenta:

Reunión ordinaria de propietarios. Mínimo 1 al año: La Ley 675 de 2001, en su artículo 39, establece la obligatoriedad de reunirse por parte de los copropietarios. Mínimo una vez al año. Debe reunirse dentro de los tres primeros meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal.

Finalidad de una reunión mínima al año: Es con el fin de examinar la situación general de la persona jurídica, efectuar los nombramientos cuya elección le corresponda, considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el siguiente año.

¿Quién convoca la reunión obligatoria?: Es deber legal del administrador hacer dicha convocatoria para realizar la Asamblea General de Propietarios. No confundirse con las Asambleas Extraordinarias, donde pueden convocar no sólo el administrador sino también el Consejo de Administración, el Revisor Fiscal si lo hay, y un número plural de propietarios que representen un 20% del coeficiente de copropiedad. (Art. 39 Ley 675/2001).

Término para hacer la 1ª convocatoria: Debe hacerlo mínimo 15 días calendario a la fecha establecida para la Asamblea. Ojo, son 15 días calendario, no hábiles. (En las sociedades mercantiles –S.A., SAS, Ltdas, S. en C.-, es mínimo 15 días hábiles).

Nota: Recuerde que ni el día de la convocatoria, ni el día de la reunión se cuentan.

Segunda convocatoria. Su fecha se establece en la 1ª convocatoria: Para que una reunión del máximo órgano social pueda deliberar es necesario que se haga presente un número plural de propietarios que representen al menos, más de la mitad del coeficiente de propiedad, para sesionar en 1ª reunión.

Si no se cumple lo anterior, se deberá hacer una segunda convocatoria, pero a diferencia de las sociedades mercantiles en las propiedades horizontales cuando se hace la convocatoria para la primera reunión, en la misma citación se debe anticipar la fecha de una posible segunda convocatoria, si la primera fracasa.

Segunda convocatoria. Mínimo 3 días hábiles después de la 1ª: En la misma citación que se hace para la primera convocatoria el administrador debe fijar la fecha de una segunda convocatoria, si la primera fracasa por falta de quórum. Pero dicha segunda fecha no puede ser con una antelación inferior a 3 días hábiles siguientes a la fecha inicial. Si por ejemplo, la primera reunión estaba convocada para el lunes, la segunda tiene que ser el jueves o después, pero no antes.

“Artículo 41. Reuniones de segunda convocatoria. Si convocada la asamblea general de propietarios, no puede sesionar por falta de quórum, se convocará a una nueva reunión que se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, a las ocho pasado meridiano (8:00 p.m.), sin perjuicio de lo dispuesto en el reglamento de propiedad horizontal, la cual sesionará y decidirá válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados. En todo caso, en la convocatoria prevista en el artículo anterior deberá dejarse constancia de lo establecido en el presente artículo.”

Quórum Deliberatorio y Decisorio en segunda convocatoria

Como observamos en el artículo 41 de la Ley 675 de 2001, si se debe hacer asamblea de propietarios en segunda convocatoria podrá deliberar y decidir un número plural de propietarios, sin importar el porcentaje que representen de coeficiente de área privada, salvo la siguiente restricción.

Algunas decisiones tienen quórum especial, no importa si es 1ª o 2ª convocatoria: La facilidad para deliberar y decidir es sobre cualquier clase de decisión, siempre y cuando no sea sobre aquellas que la misma Ley 675 de 2001 establece que en todo momento, sea primera o segunda convocatoria o en una extraordinaria. Debe ser aprobada por el 70% de coeficiente presente, conocido esto como mayoría calificada.

Ley 675 de 2001. “Artículo 46. Decisiones que exigen mayoría calificada. Como excepción a la norma general, las siguientes decisiones requerirán mayoría calificada del (70%) de los coeficientes de copropiedad que integran el edificio o conjunto: 1. …, 2. …, 10. …”

Recuerde: Si no existe ningún tipo de convocatoria, a los propietarios les nace el derecho a reunirse por derecho propio el primer día hábil de abril a las 8 p.m. (Art. 40 Ley 675 de 2001).

Lugar de entrega de la citación: La primera idea que se nos viene a la cabeza es decir: “al apartamento o casa, dentro del edificio o conjunto”, pero esa respuesta es imprecisa, toda vez, que el Parágrafo 1º del artículo 39 de la Ley 675 de 2001 establece que la convocatoria –citación– debe ser enviada a la última dirección registrada por los propietarios.

Lo anterior es porque no siempre el propietario vive en el inmueble que tiene en el edificio o conjunto, pues lo podría tener desocupado o alquilado o simplemente su administración en cabeza de una inmobiliaria.

Veamos la norma:

“Ley 675 de 2001, Art. 39, Par. 1º. Toda convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos.”

Convocatoria sólo por cartelera no es válida: No. La convocatoria para Asamblea General Ordinaria de Propietarios debe hacerse por comunicación individual que se haga a cada uno de los propietarios, no un simple aviso en un pasillo o en portería.

“Ley 675 de 2001, Art. 39, Par. 1º. Toda convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada unode los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos.”

Delegados o apoderados de ausentes

El representante o apoderado de un propietario puede ser cualquiera, incluso un arrendatario. No tiene que tener características especiales, por ejemplo, que tenga que ser abogado, el único requisito es que sea mayor de edad y tenga un documento suscrito por el propietario, donde le delega su representación.

Por supuesto que ni el administrador, un trabajador o miembros del Consejo de Administración no pueden representar coeficientes distintos a los suyos, en otras palabras, no pueden representar a nadie, salvo lo suyo. (Art. 37, 47, 53 de la Ley 675 de 2001 y Art. 185 del Código de Comercio, norma aplicable por analogía válidamente en temas de Asambleas)

Otras características de los delegados o apoderados del propietario ausente

Facultades: Esa persona que actuará como apoderado o delegado del accionista o propietario que no podrá estar físicamente presente tendrá todas las facultades dentro de la reunión del máximo órgano social, pues al fin y al cabo está delegado por el titular del derecho, teniendo entonces el apoderado o delegado la facultad de voz y voto a nombre del titular, a elegir y ser elegido a nombre del titular, a impugnar decisiones a nombre del titular.

Clases de reuniones a las que pueden asistir: Puede ser reunión ordinaria o extraordinaria, eso no importa, si el titular del derecho confiere poder a un apoderado o delegado, éste podrá asistir sin restricción tal como anotamos anteriormente.

No es necesario firmar ante Notario: Los poderes que facultan a un apoderado o delegado a una reunión del máximo órgano social no tienen que ser firmado en Notaría, pues la Ley no lo exige.

De tal manera que el propietario, incluso, lo podría enviar por fax o correo electrónico o simplemente firmando una hoja en la cual manifiesta quien será su apoderado o delegado y su firma, nada más.

Presencia del apoderado y del propietario: En caso de presentarse a la reunión ambos, sólo uno tendrá derecho a voz y voto, por supuesto que en nada impide que la Asamblea decida permitir que el otro pueda emitir opiniones.

Propietario sólo puede delegar un apoderado, así tenga varios inmuebles: En caso que un propietario tenga varios inmuebles en la misma P.H. y no pueda asistir, sólo le podrá delegar en una persona su representación por sus inmuebles, no puede pretender nombrar a tantos delegados o apoderados, como bienes tenga en la misma P.H. (similar al accionista que tiene varias acciones en la misma empresa).

Inasistencias, ¿cuándo se puede cobrar multas?

Si bien, la Ley 675 no utiliza la expresión “asistencia obligatoria” a las Asambleas de propietarios, la asistencia de éstos o sus delegados es un deber pues su inasistencia perjudicará la posible toma de decisiones, aprobación de presupuestos, nombramiento de Administradores, etc., pues afectan la conformación de quórum deliberatorio y decisorio.

Por ende, se podría multar al propietario por su inasistencia, pero para eso hay que tener en cuenta dos cosas: La primera, que debe estar previamente establecido en los estatutos o reglamento de la P.H. dicha multa por inasistencia y la segunda, es que no es una multa automática, como toda sanción, primero se debe llamar a diligencia de descargos y en caso que no justifique dicha ausencia, si se procederá a imponer la multa. Por supuesto y no sobra recordarlo, la convocatoria para la reunión, de primera y segunda convocatoria, debió haberse efectuado correctamente, pues sin eso, jamás se podrá sancionar al que no asistió.