Proceso para solicitar la habilitación de rangos de numeración de facturas electrónicas
Para expedir factura electrónica, ya sea directamente o a través de un proveedor tecnológico, los facturadores deberán surtir el procedimiento de habilitación de rangos de numeración para las facturas de venta. A continuación, presentamos los pasos a seguir.
Para expedir factura electrónica, ya sea directamente o a través de un proveedor tecnológico, los facturadores deberán surtir el procedimiento de habilitación de rangos de numeración para las facturas de venta. A continuación, presentamos los pasos a seguir.
De acuerdo con la Resolución 000030 de abril 29 de 2019, entre las exigencias técnicas y tecnológicas para la implementación de la factura electrónica se encuentra el deber de los facturadores de solicitar la autorización de numeración para las facturas de venta, de conformidad con lo indicado en la Resolución 000055 de julio 14 de 2016. Dicha numeración constituye uno de los requisitos con los que deberá ser expedida la factura electrónica, la cual corresponde a un sistema de anotación consecutiva de facturas de venta, incluyendo un número de autorización, rango autorizado y vigencia de autorización por la Dian.
A continuación, presentamos los pasos que deberán seguir los facturadores electrónicos para la solicitud de habilitación de los rangos de numeración de facturación:
1. Ingrese al portal web de la Dian y seleccione la opción “servicios a su alcance”.
2. Seguidamente, deberá ingresar como “usuario registrado”, ingresando los datos de la cuenta registrada para el uso de los servicios en línea de la Dian.
3 .Muisca, en el cual deberá seleccionar el ícono de “numeración de facturación”.
4. Nuevamente, dé clic en la opción “numeración de facturación”, con lo cual se desplegará un nuevo menú en el que encontrará las opciones “consultas” y “solicitud de numeración de facturación”.
5. El sistema generará un aviso, el cual contendrá información del contribuyente y un recordatorio del vencimiento del rango de numeración.
6. Al ingresar a esta opción le aparecerá un recuadro, el cual dependerá de si el contribuyente tiene o no autorizaciones próximas a vencer, como se muestra a continuación:
7. Seleccione la opción “habilitar rangos”. Cabe señalar que esta solicitud de numeración procede en los casos de rangos previamente autorizados, próximos a vencer y que no han sido utilizados.
8. Debe consultarse por tipo de facturación, prefijo y establecimiento. Es necesario aclarar que no se debe seleccionar el establecimiento cuando los rangos fueron expedidos por el anterior sistema Fac 20.
9. Seguidamente, aparecerá un mensaje con el texto “seleccione la opción editar para actualizar la casilla rango desde”. Dé clic en el ícono del lápiz.
10. Se habilitará la casilla “rango desde”, en el cual deberá digitar el número consecutivo del rango de la factura utilizado por el cliente.
11. Una vez haya modificado el “rango desde”, deberá dar clic en el ícono de visto bueno para aprobar el rango digitado. De lo contrario, el sistema retornará el rango inicialmente autorizado y consultado.
12. Para continuar el proceso, debe seleccionar el rango, presionar “borrador” y seguidamente se generará un mensaje confirmando la información del rango autorizado.
13. El sistema mostrará el siguiente mensaje, en el cual deberá dar clic en la opción “ver documento”, tras lo cual se descargará el formato 1302 en borrador. Es importante verificar los datos de los rangos de numeración informados, con el fin de identificar cualquier error o modificación a la que haya lugar, antes de firmar electrónicamente.
14. Luego de efectuar la revisión del documento, dé clic en “aceptar” y seleccione el botón “definitivo”.
15. Automáticamente, se observará en la pantalla la opción para firmar electrónicamente el formato 1302.
16. Posteriormente, se generará el formato 1302 en definitivo. Para ver tal formato, dé clic en la opción “ver documento”.
17. Una vez el contribuyente dé clic en “aceptar”, automáticamente se remite a la pantalla de solicitud de numeración de facturación. Recuerde que el trámite no finaliza hasta que sea firmado el formato 1876 “Autorización de numeración de facturación”, para lo cual deberá dar clic en el formato 1876 y así finalizar el trámite.
18. Una vez firmado el formato, se generará el documento oficial 1876 “Autorización de numeración de facturación” con la marca de agua “autorizado”, el cual contiene la vigencia y los rangos autorizados en la hoja 2 y subsiguientes.
Es válido destacar que, una vez obtenida la autorización de numeración de factura, la Dian generará de manera electrónica la clave de contenido de control para uso del facturador electrónico o su proveedor tecnológico, con datos conocidos únicamente por tal entidad, la cual será utilizada para la obtención del código único de facturación electrónica –Cufe– de la factura electrónica de venta.