Puntos importantes para la auditoría de los pagos parafiscales y de seguridad social de una empresa

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  • Publicado: 6 octubre, 2010

Puntos importantes para la auditoría de los pagos parafiscales y de seguridad social de una empresa

Son por lo menos 7 puntos importantes los que se tienen que verificar cada mes sobre la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA que presentan las empresas para efectuar el pago de estos aportes.

Fue a partir del año 2008 en adelante cuando se logró unificar que todo tipo de empresa, sin importar su número de empleados, quedaría obligada a efectuar la presentación y pago de los aportes a seguridad social y parafiscales de todos sus empleados utilizando una única planilla mensual denominada PILA (Planilla Integral para la Liquidación de Aportes)

La adopción de este mencanismo como forma única de presentación y pago de los mencionados aportes tuvo la siguiente evolución:

1-En el año 2006 empezaron a hacerlo obligatoriamente (y solamente en forma virtual) las Grandes Empresas (más de 100 trabajadores).

2-En el 2007 lo empezaron a efectuar (solamente en forma virtual) las medianas empresas (empresas entre 10 y 100 trabajadores)

3-En el año 2008 lo empezaron a efectuar obligatoriamente (ya sea en forma virtual o en forma asistida) las empresas de menos de 10 trabajadores y los Trabajadores independientes.

Se facilita el trabajo de los auditores

Como consecuencia de lo anterior, en todas las empresas que cuentan con servicios de auditoría externa o Revisoría Fiscal, el trabajo de dichos funcionarios se ha visto notablemente favorecido a la hora de tener que revisar los pagos de los aportes a seguridad social y parafiscales que realiza la empresa pues ya no tienen que revisar esa multitud de diferentes formularios mensuales que se usaban para cada EPS, o Fondo de Pensiones o ARP según donde estuviera afiliado cada trabajador.

Hoy día dichos auditores solo tendrán que hacer revisiones al único archivo en PDF que la empresa obtiene cuando tramita la presentación y pago de su PILA mensual ante uno cualquiera de los distintos Operadores de información que están autorizados por el Ministerio de la Protección social para recepcionar virtual o asistidamente el pago de los aportes de la empresa.

(Nota: en ocasiones, cuando se entra a las páginas de internet de los bancos en Colombia, se puede creer que es el banco el que está actuando como “operador de información” pues colocan un enlance que dice: “pague aquí sus aportes a seguridad social y parafiscal”. Sin embargo dicho enlace solo remite al interesado hasta el portal del verdadero Operador denominado soi.com.co, ya que dicho Operador tiene como accionistas a los más importantes bancos de Colombia)

¿Qué puntos se deben entonces revisar en ese documento?

Los puntos más importantes que se deberán revisar en dicho documento son:

1-Que haya sido emitido por alguno de los Operadores de Información autorizados por el Ministerio de la Protección social. Esa planilla deberá contener todas las columnas y convenciones que diseño el Ministerio de la Protección social como contenido de una PILA (ver la Resolución 1747 de Mayo de 2008 que derogó y reemplazó la Resolución 634 de 2006; téngase presente que a turno la Resolución 1747 de 2008 ha sido modificada con las resoluciones 2377 de Junio de 2008, 0199 de Enero de 2009, 000504 de Febrero de 2009, 000990 de Abril de 2009, 2249 de Junio de 2009 y 1004 de Marzo de 2010

2-Algunos de tales operadores, al generar el archivo de PDF con la planilla presentada y pagada, le generan una leyenda atravesada que dice: “PAGADA”.

3-Que la empresa aportante, de acuerdo con lo indicado en el artículo 38 de la Resolución 1747 de 2008 del Ministerio de Protección social, haya recibido dentro de los días siguientes al pago de los aportes un correo electrónico de parte de cada una de las EPS, Fondos, ARPS y Cajas de compensación, confirmando que recibieron el respectivo pago .

4-Que la presentación y el pago de la Planilla se haya efectuado dentro de los plazos fijados en el Decreto 1670 de 2007 (estos plazos se cumplen dependiendo del último dígito del Nit de la empresa aportante y de la cantidad de empleados que cada mes llegue a tener la empresa). Si se presentaron con posterioridad a dicha fecha, que en ese caso se hayan cobrado por parte del Operador de información los respectivos intereses de mora, los cuales se liquidan al mismo estilo con que se liquidan los intereses de mora sobre obligaciones tributarias).

5-Se deberán hacer algunas pruebas con los aportes efectuados en cabeza de algunos de los trabajadores de la empresa verificando que su aporte sí se haya enviado a las EPS y fondos de Pensiones escogidos por dicho trabajador (Nota: En este punto es importante tener presente que los Operadores de Información identifican a cada EPS, o Fondo, o ARP, o Caja de Compensación con unos códigos especiales

6-Verificar si sobre el valor base ingreso de cotización reportado en la PILA para esos trabajadores se hicieron todas las cotizaciones respectivas a las tarifas vigentes.

7-Por último, los auditores y Revisores, y hasta los mismos trabajadores de la empresa, pueden también acceder a unos enlaces especiales en el portal del Ministerio de la Protección social donde se puede confirmar si la empresa ha efectuado oportunamente el pago de los aportes de seguridad social y parafiscales.

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