¿Qué debe contener el manual de control de calidad de la firma de auditoría?
Uno de los requerimientos mínimos de calidad de las firmas de auditoría y de los contadores independientes es la elaboración del manual de control de calidad. En este documento deben incluirse las políticas y procedimientos que permitan cumplir con los elementos del sistema de calidad de la NICC 1.
“El manual de control de calidad de la firma de auditoría es el documento en el que se estipulan las políticas y procedimientos que deben observar los socios y empleados para cumplir con los elementos del sistema de calidad incluidos en la NICC 1”Tweet ThisUno de los requerimientos mínimos de calidad de las firmas de auditoría y de los contadores independientes es la elaboración del manual de control de calidad. En este documento deben incluirse las políticas y procedimientos que permitan cumplir con los elementos del sistema de calidad de la NICC 1.
El manual de control de calidad de la firma de auditoría es el documento en el que se estipulan las políticas y procedimientos que deben observar los socios y empleados para cumplir con los elementos del sistema de calidad incluidos en la NICC 1, que termina convirtiéndose en la hoja de ruta de la firma para prestar servicios de calidad a sus clientes.
En la Guía de control de calidad para pequeñas y medianas firmas de auditoría, la IFAC incluye el modelo de un manual ilustrativo para firmas de un solo socio, y uno para firmas de dos a cinco socios, que pueden ser consultados como una guía durante este proceso. En este editorial compartimos algunos de los lineamientos que requiere esta guía.
Recomendaciones antes de iniciar la redacción del manual
Para elaborar un manual de control de calidad eficiente es conveniente que la firma o el profesional individual atienda las siguientes recomendaciones:
Revisión de las prácticas actuales
Para elaborar un manual de control de calidad que se ajuste a las necesidades de la firma y que sirva de guía para desarrollar encargos que reflejen la calidad de la misma, debe realizarse, en primera instancia, un diagnóstico del estado actual que permita identificar las políticas y procedimientos existentes, y su observancia por parte de los socios y el personal.
Se pueden revisar los procedimientos de:
- Aceptación de clientes.
- Selección, capacitación y desarrollo de recursos humanos.
- Asignación de los socios clave del encargo.
- Documentación de la realización de los encargos.
- Atención de quejas y reclamos.
- Convenios con otras firmas.
- Manual de ética.
Ajustar los requerimientos a las necesidades de la firma
La NICC 1 establece los lineamientos generales para implementar un sistema de calidad. Cada firma debe estudiar esta norma y, de acuerdo con el tamaño y naturaleza de los encargos que realiza, ajustar los requerimientos a sus necesidades. De esa manera, el manual será útil y efectivo, y no se limitará a ser un documento más que se emplea para cumplir una disposición legal.
Planeación estratégica de la firma
La planeación estratégica resume la directriz que cualquier organización se propone seguir para cumplir sus objetivos. Para elaborar el manual de control de calidad se requiere que la firma diseñe (o revise) los siguientes elementos:
- Misión.
- Visión.
- Objetivos de la firma de auditoría.
- Valores (se deben escoger aquellos que la firma este dispuestos a respaldar).
- Estructura organizativa.
El propósito es que estos elementos sean el soporte que permita respaldar el cumplimiento del sistema de calidad.
Tabla de contenido del manual de calidad
El manual ilustrativo de la Guía elaborada por la IFAC incluye los siguientes puntos:
Declaración de la política general
En esta sección la firma o el profesional individual deben redactar cuál es su objetivo con respecto al sistema de control de calidad. Además, debe dejarse claro que se busca cumplir los requerimientos de la NICC 1. Asimismo, pueden incluirse la misión, visión, objetivos e historia de la firma, entre otra información.
Funciones y responsabilidades generales de todos los socios y empleados
En esta sección se especifica que todos los socios y empleados son responsables de la calidad en la firma de auditoría. Pueden relacionarse los valores de esta última, así como los lineamientos generales que deben observar los socios y empleados.
Responsabilidades del liderazgo en la calidad de la firma de auditoría
En esta sección se debe especificar el compromiso de la alta dirección de decidir sobre los asuntos clave de la firma de auditoría, de entregar y mantener actualizados los manuales y ayudas prácticas a los empleados que permitan apoyar la calidad de los encargos.
Además, deben especificarse los puestos de liderazgo y las responsabilidades que asume cada uno (al respecto, consulte nuestro editorial Puestos clave para implementar el elemento de liderazgo en la calidad de la firma de auditoría).
Requerimientos de ética aplicables
En esta sección debe hacerse referencia al compromiso de los socios o el profesional ejerciente individual y los empleados de la firma de cumplir con los requerimientos del Código de Ética, la Ley 43 de 1990, entre otra normatividad.
Aceptación y continuidad de relaciones con clientes
En este apartado del manual de control de calidad deben incluirse las políticas que determina la firma de auditoría para realizar la revisión de sus nuevos clientes potenciales antes de aceptar un encargo, así como los procedimientos necesarios para decidir si continúa con sus clientes actuales.
Recursos humanos
En esta sección se deben incluir las responsabilidades del área de recursos humanos en cuanto a la selección y retención del personal, desarrollo profesional, procedimientos disciplinarios y recompensas al cumplimiento de los empleados. Es necesario tener en cuenta que para un profesional individual sin empleados esta sección no es necesaria.
Ejecución del encargo
En esta sección se debe detallar la documentación necesaria que los empleados y socios deben elaborar en la ejecución de los encargos. La firma y el profesional individual deben contar con plantillas ilustrativas para elaborar los papeles de trabajo. Además, deben incluirse los procedimientos para las consultas, diferencias de opinión y para la revisión de control de calidad del encargo (quién debe ejecutar la revisión, en qué tipo de encargos, y la naturaleza y alcance de la revisión).
Seguimiento
En esta sección debe explicarse la necesidad de realizar un seguimiento al sistema de control de calidad de la firma para asegurar su eficacia y efectividad. También debe estipularse que es responsabilidad del profesional individual o del socio director de la firma asignar el encargado de realizar el seguimiento. Deben documentarse los procedimientos de inspección, las características del informe que se va a recibir, y la forma en que se comunicarán, evaluarán y corregirán las deficiencias.
Cabe señalar que el procedimiento de quejas y denuncias de empleados, clientes es necesario en esta parte.
Documentación
En esta sección debe definirse el período de conservación de la documentación de la firma por tipo (estados financieros, papeles de trabajo, archivos de impuestos, correspondencia, entre otros), el responsable de su conservación y el procedimiento para acceder a los documentos.