Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
A través de su Resolución 7935 de julio de 2009 la DIAN dispuso que todas las Personas Naturales, Sucesiones Ilíquidas y Personas jurídicas que durante el 2009 hayan llegado a actuar como agentes de retención en la fuente (ya sea retenciones a titulo de renta, ó a título de IVA al régimen común, ó a titulo de IVA al Régimen Simplificado, ó a título de Impuesto de Timbre), y mientras no tengan que cumplir con entregar ninguno de los otros reportes exigidos en la resolución 7935, cumplan entonces con entregarle a tal entidad, a más tardar entre el 24 de mayo y el 29 de junio de 2010 el formato 1002 con el detalle completo sobre la totalidad de esas retenciones que practicaron o asumieron durante el año 2009 (consulta más al respecto en nuestras conferencias del Servicio Oro grabadas en Mayo 8 de 2010: “Reportes del formato 1002 año gravable 2009 a la DIAN”)
Con esa información (que recibe el nombre de “Información exógena tributaria”) la DIAN podrá rastrear los pagos que recibieron en todo Colombia todas esas personas naturales o jurídicas a quienes se practicaron las mencionadas retenciones y de esa forma detectar si han cumplido cabalmente o no con todas las obligaciones que se les derivan por haber recibido tales pagos (obligación de declarar renta, obligación de estar en el IVA régimen común, etc.). Y al mismo tiempo podrá detectar si los valores que se resten en sus declaraciones de IVA o de Renta por esas retenciones que sufrieron son correctos o no.
Ahora bien, la presentación del mencionado Formato 1002 es algo que esta vez muchos tendrán que hacer de forma virtual (es decir, por el portal de internet de la DIAN) aun cuando sea el único formato que les corresponda entregar. Veamos por qué
En el texto del artículo 19 de la Resolución 7935 leemos lo siguiente:
ARTICULO 19. Forma y sitios de presentación de la información. La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital emitido por la DIAN.
Los obligados que deban entregar a la DIAN la información relacionada exclusivamente con el FORMATO 1002 Versión 7 “Retenciones en la Fuente Practicadas”, a que hace referencia el artículo 5 de la presente Resolución, deben presentar la información en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso del mecanismo de firma digital respaldada con certificado digital, siempre y cuando estén igualmente obligados a declarar o cumplir algún otro deber legal ante la DIAN en forma virtual. En caso contrario deben hacerlo de manera presencial en los puntos habilitados por la DIAN, llevando la información en unidades extraíbles USB.
Para quienes deban realizar la presentación de la información en forma presencial en los puntos habilitados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, esta podrá hacerse directamente por el obligado o por interpuesta persona, caso en el cual, se requiere comunicación suscrita por el representante legal o interesado, donde se identifique al autorizado a entregar la información. En estos casos, la DIAN entregará como constancia el formato de presentación de información por envío de archivos.
(los subrayados son nuestros)
Nótese entonces que el texto del inciso segundo que subrayamos deja ver que aun cuando el formato 1002 sea el único que se deba presentar a la DIAN, ese formato se tendrá que presentar virtualmente si para la fecha en que se entregaría el formato la persona o entidad informante está obligada a presentar declaraciones o cumplir otras obligaciones en forma virtual
Pues bien, esa norma (que siempre se ha puesta todos los años cuando se expide la Resolución de la DIAN), tiene esta vez mayor trascendencia por razón de que fue justamente en Febrero 16 de 2010 cuando la DIAN emitió su Resolución 01336 la cual reemplaza toda la anterior normatividad que hasta esa fecha existía sobre quiénes son los obligados a declarar virtualmente (consulta nuestra sección especial: “Obligados a declarar virtualmente según resolución 01336 de Febrero de 2010”).
Y en esa Resolución 01336 se dispuso justamente que aquellas personas naturales o jurídicas a quienes en estos momentos les estuviese aplicando alguno de los diferentes 24 criterios mencionados en el artículo 1 de la Resolución 01336, entonces empezarían a presentar obligatoriamente en forma virtual sus declaraciones tributarias ya fuese desde abril de 2010 ó desde junio de 2010 (todo dependiendo de los últimos tres dígitos del nit; Consulta nuestro anterior editorial: “DIAN establece nueva norma única para definir quiénes quedan obligados a declarar virtualmente”).
Por consiguiente, quedaría claro que por ejemplo aquellos que ya empezaron obligatoriamente a presentar sus declaraciones tributarias en forma virtual desde abril de 2010, deben entonces entregar su formato 1002 en forma virtual (así sea el único formato que les toque entregar). Y si los vencimientos para la entrega del formato 1002 se extienden hasta junio 29 de 2010, entonces aquellos que empiecen a presentar obligatoriamente sus declaraciones tributarias desde junio de 2010 también tendrían que entregar su formato 1002 en forma virtual.
Al respecto, debe quedar claro que el mismo mecanismo de firma digital que les hayan dando para firmar las declaraciones tributarias es el mismo que también usarán para entregar el reporte de información exógena (los reportes de información exógena solo los firma digitalmente el Representante Legal; No llevan la firma ni de “contador “ ni del “Revisor Fiscal”; véase la “Cartilla instructiva de la DIAN sobre presentación de información por envío de archivos” y nuestra obra educativa multimedia “Guía para la preparación y presentación de información exógena año gravable 2009 a la DIAN”)
Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de “pérdida de la firma digital” (si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio con mínimo con tres días de anticipación a la fecha del vencimiento; ver parágrafo del Art.21 resolución 7935). En todo caso, y esta vez como una novedad, la DIAN incluyó un artículo denominado “Contingencia” (ver Art.21 en la Resolución 7935) con el cual se ha indicado que si para la fecha de entrega virtual del reporte se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, la DIAN emitirá entonces un comunicado avisando de ello y el informante tendrá 8 días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Pero si definitivamente el portal de Internet de la DIAN sigue con problemas, los archivos tendrán que ser llevados físicamente,
Adicionalmente, hay que dejar en claro que la norma del artículo 579-2 del Estatuto Tributario (y su decreto Reglamentario 1791 de 2007) solo sanciona a aquellos que teniendo que presentar declaraciones tributarias en forma virtual lo hagan en papel (la sanción es que darían la declaración tributaria se tomaría por no presentada). Sin embargo, esa norma no se aplicaría a quienes estando obligados a entregar reportes de información en forma virtual lo terminen haciendo presencialmente.
Quizás la única posible sanción que se pudiera aplicar a quienes entreguen información presencialmente estando obligados a hacerlo virtualmente sería la contenida en el literal c) del artículo 1 de la Resolución 11774 de Diciembre de 2005 donde se lee:
“c) Cuando se trate de la información suministrada por la persona o entidad obligada, pero sin el cumplimiento de las características técnicas exigidas en las resoluciones que para tal efecto emite la DIAN , la sanción será del cuatro por ciento (4%) del valor total suministrado en forma errónea.”
Sin embargo, creemos que esta norma solo aplica para cuando la información no se entregue en archivos en el estándar XML que fue el exigido por la DIAN en su resolución 7935 sino que se entrega en simples archivos XLS, o Word, o PDf, etc.
En consecuencia, creemos que no existe entonces una sanción aplicable a quienes entreguen el formato 1002 en forma presencial a pesar de que la norma diga que estén obligados a hacerlo virtualmente. Pero es mejor entonces cumplir con hacerlo virtualmente pues puede ser que en la DIAN, al querer ir a presentarlo presencialmente (quizás porque no alcanzan a tramitar a tiempo las firmas digitales), el funcionario les diga que no se los recibe porque están obligados a entregarlo virtualmente.
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