Recomendaciones para elaborar el informe del revisor fiscal
Redactar de forma concisa y clara los hallazgos, cuantificar las consecuencias de los incumplimientos y sugerir soluciones oportunas son algunos de los aspectos que debe cuidar el revisor fiscal al momento de elaborar sus informes, para reflejar una imagen profesional y de calidad en su labor.
Redactar de forma concisa y clara los hallazgos, cuantificar las consecuencias de los incumplimientos y sugerir soluciones oportunas son algunos de los aspectos que debe cuidar el revisor fiscal al momento de elaborar sus informes, para reflejar una imagen profesional y de calidad en su labor.
El revisor fiscal, en el desarrollo de su labor, debe comunicar información a distintos usuarios de sus servicios, la cual, contrario a lo que podría pensarse, no se limita únicamente al dictamen sobre los estados financieros de fin de ejercicio y al informe que debe dirigir a la asamblea o junta de socios (ver artículos 208 y 209 del Código de Comercio).
Debido a la tarea de fiscalización y control permanente encomendada a la figura del revisor fiscal, su labor de comunicación debe efectuarse en todo momento. En ese sentido, el numeral 2 del artículo 207 del Código de Comercio señala que el revisor debe dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o junta de socios, y a la junta directiva o el gerente, de cualquier irregularidad que encuentre, en cualquier momento del año.
Como puede observarse, la elaboración de informes es uno de los principales aspectos que requieren atender los profesionales contables que desarrollen este tipo de encargos de revisoría, puesto que son el producto que refleja el resultado de todo su trabajo, y a su vez da cuenta de la calidad y el profesionalismo con el que se realizó. En esta ocasión mencionamos una serie de recomendaciones, que son de gran utilidad a la hora de elaborar tales informes.
Ortografía y gramática correctas
Cuidar los componentes ortográficos y gramaticales de los informes da cuenta de la rigurosidad con la que se efectúa el trabajo. Cualquier falta ortográfica y/o gramatical afecta la imagen del profesional que emite el dictamen y, por tanto, le quita peso a los hallazgos y conclusiones allí incluidas. Se debe:
- Prestar atención a las abreviaturas.
- Usar un lenguaje formal, pero sin caer en el uso de términos técnicos innecesarios.
- Redactar en lenguaje impersonal.
Claro y conciso
El informe debe redactarse en un lenguaje claro y simple, que permita cumplir con el objetivo de que los usuarios –sean estos los miembros de la asamblea, la junta de socios, el gerente o la junta directiva– comprendan la situación de la entidad y los hallazgos encontrados, así como los pasos a seguir para corregir la situación. Por lo mismo, también es recomendable centrarse en las incorrecciones materiales.
Toda la información que se incluya en el informe debe ser útil y tener un propósito, dado que cualquier dato extra que no sea necesario puede distraer a los usuarios que consultan el documento y puede impedir que se concentren en los hallazgos importantes.
Objetivo, imparcial y positivo
Estas características permiten comunicar las ideas de forma más asertiva, puesto que cuando se redactan informes en los que queda la impresión de que se están formulando acusaciones contra determinados empleados, estos documentos no son bien recibidos; de ahí la importancia de prestar especial atención al lenguaje con el que se redactan.
Por ejemplo, en lugar de decir “el gerente no presentó la documentación solicitada”, sería más asertivo señalar que “la documentación no estaba disponible en la fecha señalada”. De esta forma se evita hacer acusaciones.
La objetividad e imparcialidad dan cuenta de que el revisor fiscal cumple de forma profesional con el desarrollo de su encargo, al no privilegiar las actuaciones de ningún actor en particular. Estas características, además, hacen parte de los requerimientos exigidos por la Ley 43 de 1990 para regular las relaciones del contador público con la sociedad y el Estado. El artículo 69 señala que “el certificado, opinión o dictamen expedido por un contador público deberá ser claro, preciso y ceñido a la verdad”.
Incluir la cuantificación monetaria de los hallazgos
Al redactar los hallazgos encontrados en términos monetarios se logra atrapar la atención del usuario de la información. De esa forma quien lea el informe puede dimensionar de forma adecuada la magnitud de la situación encontrada. Por ejemplo, podría ser útil incluir información acerca del monto por el que las utilidades, el patrimonio o los impuestos resultan afectados como consecuencia de la incorrección encontrada. Podría ser necesario también referirse al riesgo reputacional que corre la entidad, o las posibles implicaciones legales que podría traerle determinada decisión.
Soportar los hallazgos con evidencia
Cualquier afirmación realizada en el informe debe estar respaldada con los papeles de trabajo correspondientes, puesto que puede ocurrir que quienes consulten los informes requieran ampliar la información o exigir explicaciones sobre determinadas aseveraciones. Por lo mismo, ningún hallazgo del que no se tengan soportes debe incluirse en el informe.
Oportunidades de mejora
El propósito más importante de la labor del revisor fiscal es prevenir daños, o en su defecto contribuir a corregir las desviaciones detectadas. Por consiguiente, cada hallazgo o situación que requiera ser comunicada tendrá un valor agregado si se presenta junto a la recomendación sobre cómo mejorarlo, o reducir sus efectos. Para esto el revisor fiscal debe señalar las acciones específicas que buscarán impactar las causas de las incorrecciones, y no sus consecuencias. En todo caso, no debe olvidarse que la labor del revisor fiscal no es coadministrar, y por tanto sus sugerencias deben redactarse en un lenguaje de sugerencia y no en uno imperativo.
El resultado de todos los puntos anteriores solo puede ser la consecuencia de haber aplicado una adecuada planeación, evaluación de riesgos y obtención de evidencia; por ello el revisor fiscal debe permanecer atento a todas las etapas de su trabajo.